壹、檔案人員崗位責任制
1，努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，經考試取得崗位資格證書。
2.認真貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法和《湖北省檔案工作條例》，執行黨和國家以及本系統(行業)有關檔案工作的法律法規，認真執行本單位的檔案管理規章制度。造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等失職行為的，應及時向領導報告，並依據《檔案法》及有關規定追究當事人和直接領導的行政責任或刑事責任。
3.熟悉本單位、本系統的業務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。
4.做好檔案的收集、分類、整理和編目工作，保證檔案的完整，提高檔案的質量，努力達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、會同鑒定組其他成員，定期對室內存放的檔案進行鑒定，對已達到保管期限的檔案進行認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，制作銷毀清單，寫出鑒定分析報告，經領導批準後，會同有關人員認真負責地銷毀。
6.保持倉庫整潔，文件擺放有序。做好檔案“八防”，堅持做好溫濕度記錄和濕度控制。定期檢查檔案保管情況，定期檢查檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管和保護中的事故，確保檔案的完整和安全，最大限度地提高檔案的使用壽命。
7.編制科學的檢索工具，充分熟悉室藏情況，積極提供檔案資料，做好咨詢服務和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持借閱登記，註重收集利用效果和信息反饋，編制利用效果和檔案信息實例。
8.積極開發檔案信息資源，利用保存的檔案，編纂壹些有價值的檔案資料，以滿足各項業務的需要。
9.積極參加本單位組織的科研項目鑒定會、單位項目驗收會、初步竣工驗收會、竣工驗收會等活動，認真接收上述活動中應歸檔的文件材料，並進行整理。
10，做好檔案統計工作，建立統計臺帳，及時準確地向檔案管理部門填報檔案工作年度統計報表和其他調查統計表。
11.在做好單位內部檔案管理工作的同時，還要對單位內部各部門和下屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
第二，文件存儲系統
1.收發的文件、資料必須認真清點，嚴格履行交接手續。
2.保管檔案資料時，必須使用符合國家標準和規範的卷和盒，並有序排列，便於查找。
3.檔案庫房必須堅固，配備鐵門、鐵柵和防盜、防水、防潮、防黴、防蟲、防塵、防鼠、防陽光直射、防有害氣體等“十防”設施。
4.隨著氣候變化，庫房要密封、通風、調節溫濕度，並及時除濕或除塵，防止檔案發黴。
5、檔案庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開，但相對集中，便於管理。
6.倉庫管理人員進出倉庫後應關門上鎖。非主管人員不得隨意進入倉庫。
7、必須定期檢查和清點檔案和資料。當發現檔案發黴、褪色、破損或與賬目不符時，必須及時追查、處理和修復。對因失職造成檔案損毀或丟失的，要依據檔案法規嚴肅處理。
8.檔案管理人員調換工作時，必須清點並移交所保管的檔案和資料，否則不予辦理移交手續。
第三，文件復制系統
1，遵循保密原則，所有機密文件不得復制。
2、復制文件的內容，必須經領導批準，由檔案管理人員進行復制。
3.檔案員應及時修改和復制損壞的檔案。
4、對於使用較多的文件，可以復制幾份來使用，並保護原始文件，減少文件的磨損。
第四，檔案檢索和借閱系統
1，本著方便工作、滿足利用的原則，檔案壹般不外借，必須在檔案室、閱覽室查閱。
2.本辦公室有關部門因工作需要借閱檔案。原則上只能在閱覽室裏查閱。確需借閱的檔案，必須經主管主任批準，方可辦理借閱手續。借閱時間壹般不超過壹周。
3、在外單位查找利用檔案，壹律憑單位介紹信，經本部門領導同意，有關部門派人陪同，方可查閱。
4.借閱者不得在檔案材料上塗劃、圈出或勾畫，不得塗改或撕毀，不得帶回家或放在不安全的地方，不得泄露檔案的保密內容。
5.查閱檔案時，禁止吸煙、喝水，防止檔案燃燒和水毀。
6.借閱人歸還檔案時，應填寫利用效果信息反饋，並認真履行交接簽字手續。如有撕毀、塗改、損毀的，依照檔案法律法規的有關規定追究責任。
五、檔案庫房管理制度
為了加強檔案庫房的管理，做好檔案的保存和保護工作，保證檔案的完整和安全，特制定本制度。
1，保持庫房整潔美觀，堅持不定期的出庫檢查，認真做好記錄。
2.註意倉庫的安全。倉庫內嚴禁存放易燃、易爆物品和雜物。進出倉庫時，隨時關門上鎖，非倉庫管理人員不得入倉。
3.定期測量唱片倉庫的溫度。要求庫房溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45-60%，並註意空調和除濕機的定時開關。
4.做好倉庫的防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。
5.遇有特殊情況，及時向主管領導和職能部門匯報，保護現場不受破壞。
六、文件歸檔制度
1，存檔範圍
凡本單位在各項活動中直接形成的文件材料、圖表、帳冊、聲像、照片、實物以及需要本單位長期貫徹執行的規章制度等，均在歸檔範圍之內。
2.歸檔時間
(1)各項管理工作形成的文件材料應在工作結束後及時向綜合檔案室移交。
(2)從工程開始到堤防建設工程竣工之間形成的資料，第壹時間移交給綜合檔案室。
(3)財務會計檔案由財務部按歸檔要求整理裝訂，壹年後移交綜合檔案室。
3、備案要求
(1)歸檔文件材料壹般為壹式兩份，單位出具的文件和基建項目檔案為壹式兩份。堤防建設工程檔案的份數應根據上級要求確定。
(2)書面歸檔材料必須用碳素墨水和黑色墨水書寫。圓珠筆和復寫紙禁止書寫，粘貼和裝訂應符合檔案技術保護要求。
(3)歸檔的文件材料必須整潔、幹凈、清晰、易於使用。
(4)歸檔的文件材料必須有條理，符合形成規律。
(5)歸檔的文件材料必須完整、系統、準確地反映各職能部門在各種活動中真實內容的歷史過程。
4.歸檔程序
移交檔案時，應認真履行交接手續，填寫《檔案移交登記表》壹式兩份，經雙方核對簽字後各留壹份備查，並承擔責任。
七、“三進”和“四進”制度
1.將檔案工作納入堤防工作計劃、領導工作日程和崗位責任制。
2.堤防部門的有關會議應有檔案部門或專(兼)職檔案人員參加。
3、項目建設、科研、設備安裝、調試等業務活動要有專(兼)職檔案人員參與。
4、科技項目的鑒定，檔案專職人員要參加。
5、基建、設備、科研成果驗收活動有專職檔案人員參加。
檔案人員在上述活動中帶回的圖片和資料，必須及時登記整理，分類歸檔，不得私用。壹經發現，將嚴懲不貸。
八。檔案史料編研體系
1.綜合檔案室是堤防歷史檔案收集、管理、開發和利用的職能部門，編研工作是檔案室的重要工作職責。檔案工作者要根據每年的修繕、防洪、堤防管理過程中形成的歷史檔案，不斷努力編纂、研究和開發歷史檔案，以滿足各方利用歷史檔案的需要。
2.根據堤防各項業務工作的需要，檔案室應做好檔案介紹、機構沿革、基礎資料統計、專題文獻編纂等必須編纂的檔案史料。
3.深入的編纂和研究工作，可根據堤防的特點，由檔案部門或專門的編寫小組進行編纂。
4.編制和研究的檔案史料僅供堤防內部使用，不得外借和對外公布。確因工作需要，向社會借閱或公布檔案時，必須經主管檔案工作的領導批準，方可辦理手續。
九、文件材料的歸檔制度
1、各種專業內容、各種載體(紙、膠片、磁帶)和各種檔案(如文件、文字資料、圖紙、圖表、聲像，即照片、錄像、錄音等。)必須及時送本機關綜合檔案室歸檔。
(1)文書檔案應當在檔案形成當年的次年第壹季度末前歸檔。
(2)會計檔案應在會計部門保存壹年，待決算批復後移交綜合檔案室。
(三)科研項目、試制產品、工程項目或其他技術項目完成或終結後，科技檔案應及時歸檔。
(4)所有其他專業檔案必須按照其形成規律和上級檔案部門或專業部門的規定及時歸檔。
2.凡本辦公室的職能處室應負責開展和指導本辦公室的職能工作，所有描述本辦公室實際工作或生產技術活動歷史面貌的文件(包括正式文件和壹般文件)、電報、圖紙(包括底圖)、報告簿(即各種登記簿、帳冊和花名冊)、錄音、錄像和照片必須歸檔在綜合檔案室。
3.歸檔的話，要保證每個文件的種類、底稿、份數、頁數都是完整的。
4.所有歸檔的文件材料應由保管單位(檔案)根據文件的保存價值(即永久、長期、短期)進行編目歸檔，同時保持文件之間的歷史聯系。
5.歸檔文件中的文件、電報應分類逐件歸檔。正本和附件、印刷本和定稿、請示和指示、批轉文件不得與由原文和多種文字組成的同壹文件分開歸檔。
6、按年度歸檔的文件(如文件、會議、檔案等。)，跨年度的請示和批復劃為復文，無復文的請示劃為請示年度；跨年度規劃列為第壹年；跨年度會議文件包括在會議的開幕年份；非訴訟材料計入年末。
7.卷內檔案必須排列有序。壹般按照責任人-問題-時間排列，使同壹文件的原件在前附件，打印件在前定稿，重要文件的前文稿依次在定稿後；在無訟理論案例卷中，結論、決定、判決的文件材料在前，材料在後。
8.對於卷內文件，應按列序逐壹編排頁碼或件號。即:
對於合訂本，將全卷文件的統壹順序頁碼編制在每頁文件背面的右下角和左上角，並附文字；
未裝訂成冊的，應當在每份文件首頁的右上角加蓋文件號戳，並在戳中填寫序號；
圖表和視聽資料應在配件上或視聽資料背面逐壹編號。
9.所有歸檔的文件，不論其永久、長期和短期保存價值，都應按規定的格式逐卷填入內部文件目錄和參考表。
(1)填寫目錄時，不得隨意更改或簡化文件的標題(即標題)；
(2)沒有標題或標題(如通知)不能反映文件實質內容的文件，應根據文件內容起草；
(3)對無責任者(即作者)，年、月、日的文件要核實清楚，完成後填寫相關項目；
(4)會議紀要，應填寫每次會議的時間和主要內容；
(5)卷內文件目錄的字跡應工整；
(6)卷內文件填寫說明應逐項填寫在參考表中。對不需要說明的卷，還應填寫歸檔人、檢查人的姓名和歸檔時間；
(7)卷內文件目錄放在卷首，參考表放在卷尾。
10.視聽資料應標明被拍攝的人或物的姓名、身份(或職務)及其活動的時間、地點、中心內容和拍攝者。
11.金屬物品，如釘子、別針、別針等。應從所有歸檔文件和材料中刪除；如有損壞，應按裝裱技術要求進行裝裱；如果字跡擴散、褪色，就要復印，復印件要和原件歸檔。
12.所有歸檔的文件和資料應裝訂成冊。所有裝訂成冊的檔案，應按卷內檔案目錄在開頭，參考表在結尾的順序排列，卷內檔案按預先排列的順序排列，做到右下整齊；使用直徑為1-1.5 mm的紗繩，用“三孔壹線”捆綁；文件沒有裝訂的地方，要用細線和縫紉機裏的文件壹個壹個裝訂起來。
13.卷、盒、文件目錄、參考表、文件目錄等。歸檔的文件材料必須符合檔案部門規定的標準和規範，並按規定的格式和要求填寫清楚。
14、歸檔文件的標題應簡明準確地反映卷內文件的內容，壹般應由卷內文件的負責人(即作者)、內容和名稱組成，負責人簡稱的使用應通俗易懂，前後壹致。
X.文件傳輸系統
1.對國家規定應當向地方檔案館移交的永久、長期保管的檔案，必須按規定時間辦理移交手續，妥善保管移交文件，還應在檢索工具上註明。
2、檔案工作人員下班時，必須辦妥交接手續後，方可辦理離職交接手續。
3、檔案的進、出、利用和銷毀應認真登記，以備統計和移交。
4、交接登記應本著實事求是的原則，既要有全面的報表，又要有詳細的清單，要帳物相符，帳表相符。
XI。會計檔案管理系統
為了加強會計檔案的管理和利用，根據財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》，結合本單位實際情況，制定本制度。
1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計專業資料，由財務部按歸檔要求整理裝訂。會計年度結束後，由財務部暫時保管壹年。期滿後，所有編造的清單將移交綜合檔案館保管。
2.檔案室接收和保管的會計檔案原則上應保存在原卷和卷內。如個別需要拆箱整理，應與財務代理* * *壹起拆箱整理，分清責任。
3.嚴格執行安全保管制度，謹防損壞，不妥協、不泄密。
4、查閱會計檔案，必須由財務科長陪同借閱。
5.保管期限已過的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀申請，經檔案鑒定銷毀小組鑒定，填寫會計檔案銷毀清單後方可銷毀，並由監銷人員在銷毀清單上簽字蓋章。
十二。聲像檔案管理系統
為了加強聲像檔案(照片、錄像)的管理，更好地開發和利用聲像檔案信息，特制定本制度。
1.對聲像檔案實行集中統壹管理，確保管理的完整性、系統性和安全性。
2.聲像檔案的收集、整理程序和保管條件必須嚴格按照國家標準進行管理。
3.聲像檔案管理員應隨時收集和征集具有保存價值的零散照片和錄像。
4.借閱聲像檔案的，必須按照有關規定辦理審批手續，歸還時進行質量驗收。
5、聲像檔案的收集應根據具體情況定期檢查。
6.嚴格聲像檔案保密。
十三、實物檔案管理制度
為了加強實物檔案的管理、收集和整理，有效保護和利用實物檔案，根據《中華人民共和國檔案法》，制定本制度。
1.對實物檔案實行集中統壹管理，確保完整、準確、系統、安全的開發利用。
2.實物檔案的範圍包括:條幅、匾額、字畫、印章、榮譽證書、獎杯等。
3、實物檔案的歸檔，要求保證實物完整、整潔、幹凈，註意防火、防潮、防塵。
4.實物檔案的歸檔時間要求各部門要及時將實物檔案移交檔案館歸檔。
5.實物檔案的借閱必須經部門領導批準，並按規定辦理借閱手續。如果展示的是實物文件，應定期檢查。
6.如果物理文件損壞，必須仔細修復並進行技術處理，以延長物理文件的使用壽命。
7、建立實物檔案登記和統計制度，每年檢查壹次，發現問題，及時解決。
十四、文件保密制度
1.檔案工作人員應當嚴格執行國家保密法律法規，遵守保密紀律，明確保密責任，維護檔案的安全和完整。
2.機密文件、資料和檔案的密級、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。機密檔案、文件要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。
3.檔案庫房的設施要符合“八防”要求，要安裝鐵門(防盜門)。如遇重大節日，應提前檢查倉庫的安全設施，發現問題及時處理。
4.不要說不該說的國家機密，不要問不該知道的國家機密，不要看不該看的國家機密，不要記錄不該記錄的國家機密。
5.未經許可或者沒有保密保證，不得復制、使用、保存或者銷毀屬於國家秘密的文件、檔案、資料和物品。屬於國家秘密的文件、檔案、資料和物品不準當廢品出售。
6、不準借閱秘密文件。查閱秘密檔案或者文件應當辦理審批手續，並限定在機要室或者檔案室內，不得復制和外借，不得向他人泄露秘密文件的內容。
7.不得攜帶屬於國家秘密的文件、檔案和資料外出開會、出訪、學習、觀光、探親、訪友和辦理私事。如確因工作需要，必須經安全部門審核批準，並指定專人保管。
8、不準向家人、子女、親友及其他不應知道的人談論國家機密。
9.定期清點機密文件、檔案、資料和物品，發現問題及時報告。
10，不得隱瞞泄密，對造成泄密的人或事要及時上報，並視情節追究責任。
十五、檔案鑒定和銷毀制度
1，成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案員和相關部門人員組成。
2.鑒定小組應以專業主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案保管期限為依據，及時組織對過期檔案進行鑒定。
3、鑒定工作結束後，要寫出鑒定報告，在保管單位參考表中註明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽字並註明日期，對沒有保存價值而需要銷毀的檔案和文件，要進行清點，提出銷毀報告，經分管領導批準，並報有關檔案部門備案，然後才能銷毀。
4、對已超過保管期限的檔案或文件，經重新鑒定後，需要延長保管期限的，應重新規定保管期限，保管期限從第壹次鑒定的年限起計算。
5、經過鑒定，延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要做到劃定的保管期限準確，保管單位的質量要符合標準，鑒定中發現檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關部門或責任人負責修改和補充。
6.銷毀檔案時，監銷員不得少於兩人，檔案室和有關業務部門應派人到指定地點監銷。銷毀文件前，銷售人員應認真檢查核實，銷毀後在銷毀清單上簽字蓋章，並向領導匯報銷毀情況。
7、銷毀文件時，必須註意保密，銷售人員不得在文件未被安全銷毀時離開現場。
8.特殊情況下銷毀特殊檔案另有規定的，適用有關規定。
十六。檔案利用系統
1.本單位的檔案僅供本單位、本系統的工作人員使用。凡借閱檔案者，必須辦理登記手續，填寫借閱登記表和利用效果登記表，並將利用結果及時反饋檔案室。沒有人是例外。
2.外單位人員來查閱檔案，必須有單位介紹信，核對查閱人員身份，詢問查閱目的和範圍，經分管領導批準後，方可查閱。
3、查閱檔案人員應在閱覽室、機要室查詢，並保持室內安靜、衛生，不得吸煙和飲水，以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續，嚴格遵守保密規定。
5.檔案借閱時間壹般不超過3天，延長時間最多續借7天，每人每次借閱份數不超過3份。
6.借閱者應維護檔案的完整和安全，不得在檔案上亂塗亂畫、轉借、影印、塗改、塗改或汙損，違者將被追究責任。
7.借閱的檔案歸還時，檔案管理人員應認真清點，仔細檢查，並做好歸還記錄。未歸還借閱檔案的人員如果要長期離職，必須在離職前歸還所有借閱的檔案，以便於保管和利用。
8.如遇特殊節假日，檔案室有權隨時收回借出的檔案資料，以利安全保密。
9.凡在借閱檔案過程中丟失、汙損或不歸還檔案的，要依據《檔案法》及有關規定嚴肅處理。
10，復印、抄錄檔案、資料須經領導批準，復印的檔案由檔案員核實並加蓋公章後方可生效。
11.檔案工作者應根據自己的工作特點和室內存放檔案的內容、種類、結構，編制科學的檢索工具和具有參考價值的檔案資料，提高檔案的查全率。
十七、檔案統計制度
1，檔案統計應遵守《中華人民共和國統計法》等相關法律法規。
2.檔案統計包括登記和統計兩部分。檔案室要建立檔案工作統計臺帳，檔案員大聲疾呼，對檔案的收集、清除、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數量、狀況、結構要認真登記和統計，對檔案的檢索、編研、利用也要登記和統計。
3、檔案統計內容和指標要保持壹致性、穩定性和連續性，不得隨意更改。
4、統計數字要準確，情況要真實，結論要正確，所有數字都要用阿拉伯數字書寫，字跡要工整清晰，不能馬虎和模糊。
5、及時準確地向檔案行政管理部門填報本單位檔案工作統計年報和其他檔案調查統計報表，統計報表要經領導簽字蓋章後方可上報或歸檔。
6.做好溫濕度記錄，掌握倉庫內的溫度變化，定期進行分析研究，采取科學的降溫除濕措施，使倉庫內的溫濕度控制達到國家和本省規定的標準。
7.檔案室應定期匯總、整理檔案統計資料，定期對統計資料進行必要的綜合、分析和研究，以便及時發現問題，糾正錯誤，更好地了解和認識機關檔案管理的現狀，掌握發展規律，分析發展趨勢，提高管理水平。