會議準備方案範文1壹、會議時間:20XX年7月15日10:00-11:00。
二。地點:二樓辦公室
三。參加人員:張經理、王經理、、段玉紅、張帥、李。
秦，邱，，劉振鐸，譚玲。
四。會議主持人:張經理、王經理。
動詞 （verb的縮寫）會前準備工作:
1，根據領導的會議要求，確定會議議題。
2.通過電話、郵件等通訊工具告知參會人員會議時間、計劃會議流程以及會議名稱和內容，以便參會人員整理相關資料，做好充分準備。
3.組織所有參與者準時到場，並明確其崗位職責範圍。
4.制定會議議程，安排會議的相關程序，制定壹系列註意事項，並根據這些註意事項制定相應的應急預案。
5.會場布置要充分體現會議主題，簡明扼要，突出重點。
(1)會場要掛橫幅，橫幅上的字要直擊中心話題。
(2)在會場放置投影儀，更好地反映會議的核心議題，同時以數據的形式更直觀地展示問題的本質，並針對存在的問題制定出壹套有針對性的解決方案。
(3)確定明確的會場區域後，調整會議桌的布局。
(4)會場也要對主席臺的位置做出明確的設置。設定好位置後，落實主席臺領導，然後逐壹安排座位，並告知參會人員所在座位號。根據編號，設置演講座位，然後擺放座位和麥克風。在會議的早期階段，應該對麥克風進行試聽，以確保麥克風的聲音質量。
(5)還應註意到，會場環境對會議的發展也起著至關重要的作用。燈光設施、通風效果、錄音錄像直接決定了這次會議的成功與否，所以這些設施設備都要仔細檢查。
(6)為了使會議氣氛不那麽緊張，可以在會場中擺放少量的鮮花，既減輕了壓力，又烘托了氣氛。
6.後勤部門應該給參與者提供壹些輔助幫助。比如:水，住宿，車，醫療，保安等等。
7.開展這次會議，還要考慮做好發言、投票、頒獎、合影等壹系列的會議準備工作，確保會議不會因為壹些環節而受到影響。
8、做好會前的所有準備工作，然後檢查壹遍，最後向領導匯報。
不及物動詞會議中的服務和組織
1，工作人員要提前1小時到達場館，認真檢查場館前期準備工作，確保無遺漏環節。
2.完善簽到工作，準確了解參會人員的出席情況，特別是主席臺領導、發言人是否到齊，對還沒到的參會人員進行二次通知，詢問原因，給已經到的參會人員發放礦泉水，發放物資。
3.讓與會者按照原來的安排從頭到尾就座。
4.後勤部門應維持會場秩序。與會者應提前五分鐘進入會場並就座。與會議無關的人員應當及時離開會場，並關閉會場的門。會議期間，應將手機設置為震動或靜音，不得擅自離開會場或接聽電話，以保持會場安靜。
5.會議期間，行政人員應做會議記錄並寫簡報。
6.為了推廣公司文化，會議期間安排專人現場拍照。會後可以把這些圖片放到網上，後期推廣公司文化。同時，為了加深參與者之間的友誼，還為參與者組織了照片。
7.行政接待員將提前為與會者預訂回程機票、火車票和飛機票。
七。會後場館關閉工作
1.會後檢查所有工作資料和物品(包括會簽)是否帶齊。
2.根據與會者的出發時間，安排工作人員陪同與會者。
3.回到公司後，及時做好本次會議文件的償還、收集、歸檔工作。
4.為了使會議更有意義，可以安排新聞媒體對會議進行全方位報道。
會議籌備計劃範文。確定會議的主題
會議主題要明確，經銷商會議的目的是訂貨。所以沒有必要把會議主題命名為假的“某某經銷商交流會、某某廠商會”等。而是要直奔主題，搞壹個“某某地區某某品牌訂貨會”，讓所有經銷商都知道開會的目的是為了訂貨，避免讓經銷商對訂貨毫無準備，從而讓雙方都不滿意。
第二，豐富會議內容
1，會議內容要有教育意義。
現在很多品牌的訂貨會都成了老生常談。請壹些客戶過來聽廠家人員宣讀公司的基本情況，然後大吃大喝，讓公司的業務人員和經銷商在酒桌上“喝酒就是銷售”，然後再開展其他活動，以此吸引經銷商訂貨。會後公司算賬，利潤支撐不了開支。代理人很難過。後來到了經銷商會議，他就害怕了，經銷商對代理商的經銷商會議也不再感興趣，因為開訂貨會除了拿錢吃喝訂貨，沒有其他實際意義，和代理商壹樣，看不到好處，也學不到東西。所以在我看來，除了向經銷商推廣品牌之外，可以選擇提高經銷商的管理水平，幫助分析行業發展趨勢，指導經銷商制定更好的推廣方案，以身作則如何向消費者推廣品牌產品，幫助分析成品的優缺點作為會議主題。相信經銷商對以上話題會更感興趣。
2、會議主持人要專業。
專業的會議主持會讓會場氣氛輕松明亮，同時也能讓經銷商強化公司的專業形象和宏大姿態。
3.會議時間:經銷商的會議策劃計劃會議的時間段:產品銷售旺季前，產品銷售旺季後。
會議時間不要太長也不要太短，基本原則是四個小時。第壹個小時著重宣傳公司品牌和產品的賣點。第二個小時要請公司經理做會議主題報告，同時宣布會議的突發政策。第三個小時要以藝術節目或熱鬧氣氛為主。第四個小時，參觀會場，展示產品並現場訂購。
第三，增強會議的有效性
會前工作主要包括:
(1)確定訂貨會的受邀人，細節就是抓住訂貨會起決定性作用的人。
(2)確定交易會的主要產品項目:由於企業的產品項目往往不是單壹的，所以采用哪種產品作為主要產品要在市場上充分探索，找出機會最大的產品。比如德賽目前的產品中，需要突出差異化產品DS-001學習DVD，充分突出其賣點。細節是為了避免主推廣項目過於完整或者推廣產品沒有重點。
(3)制定主推項目的訂貨會政策:即為了擴大訂貨量，可以對主推項目采取什麽樣的促銷政策，促銷政策不到位會影響訂貨會的效果。細節在於訂購政策的制定。
(4)確定博覽會主題:賣產品需要壹個理由，開博覽會也需要壹個開頭來確定壹個主題。否則，搞促銷，無故訂貨，會讓客戶產生戒心。
(5)在訂貨會前做好造勢和找客戶的工作。壹方面事前造勢，讓客戶有正確的認識、心理和準備，同時通過摸清市場情況，找準核心客戶，這就是訂貨會的目的。
(6)做好選址:主要是根據邀請的人數和規模，選擇訂貨會的地點，選址的要求要方便好找。
(7)準備日程和訂貨資料，根據被邀請人發出邀請函，註明訂貨會的時間和地點，還要將產品資料、價目表、促銷通知送達客戶手中。
(8布置會場。訂貨會的會場布置要突出訂貨會的主題。
會議的工作主要是:
通過在訂貨會上營造輕松的氛圍，壹方面可以讓客戶積極參與其中，調動客戶訂貨的積極性，同時也可以消除他們的防範心理，感染其他客戶。
會後的工作主要是:
訂貨會結束後，訂貨會才成功了壹半。如何執行是訂貨會最終成功的最重要的。所以壹方面要在訂貨會後及時把貨送到訂貨客戶手中，另壹方面要及時電話跟蹤拜訪，收取定金，確保真正達成意向。
善於在訂貨會後總結。
目前很多企業在訂貨會上基本不談“訂貨後”。預定之後，好像結束了，資金來了。訂貨會上還有很多工作要做。今年的訂單會和去年的訂貨會對比，數量有沒有增加，產能能不能跟得上，OEM廠商會不會進壹步落實，這些都是亟待解決的問題。
四、訂貨會的細節
1，闡述訂貨會政策。
2.會前發票應與會中發票合並
3、找好會議主持人
4、大型鄉鎮經銷商班車
5、壹定要設置抽獎和贈送環節。
6.在餐桌上列出用餐人員的名字
會議籌備計劃範文3壹、會前準備
1.會前需要準備的文件:、、、會議議程、桌簽、座次表、晚餐卷、代表證、會議橫幅(壹般由主辦會議的酒店制作)、會議背景PPT、房間號列表、會議信息收集表、會議信息及各處報紙。每份文件的具體格式見附件。
2、會前準備工作流程
2.1，會議計劃:
(1)確定會議的目的，要達到的效果，會議的預期結果等。
(2)確定會議名稱，初步擬定出席人員、主持人、規模、規格、召開時間、要求時間、地點、議程等。
(三)決定大會工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌備委員會。
2.2、確定會議日程。安排會議日程，並在會前發給所有與會者。會議議程流程規劃方案(1)。
按照內部關系、主次順序排列議程，打印成文字，也就是議程表，在會前發給與會人員。
(2)時間安排和日程安排。
對於持續時間超過壹天的會議，也應制定時間表和時間表。
2.3.會議費用預算。
會議費用=場地租賃費+文件費+交通費+住宿費+活動費+服務人員工資+咨詢服務費。
2.4.準備會議材料。
(1)開幕詞、工作報告、講話等。
(2)會議使用的技術性、程序性文件資料，如會議通知、會議議程、日程安排、作息時間表、參會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排名單、工作人員名單、車輛調度名單等。
2.5.發送會議通知並接受回執。
(1)會議通知:我單位小型會議可以口頭、電話、書面通知。外單位或跨地區的會議必須發書面通知，被邀請的會議可以發邀請函或邀請函。
會議通知可以通過郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人遞送等方式發出。對於重要的受邀者，可以發送書面通知或邀請函，然後進行電話咨詢和確認。
(2)回執:為準確統計參會人數，做好相應準備，至少提前7天通知，並附回執。
回執通知的返回時間要計算好，被邀請人要考慮和準備時間，相應提前發送，但不能提前太多，以免被對方遺忘。
2.6、場地布置，場地根據參賽人數選擇合適的場地，具體要求如下:
(1)場地要幹凈、安靜、明亮、通風、安全，大小要適合人數。按地區、系統、單位等分組。，提前分好座位，放好課桌牌子。
(2)主席臺座位。
第壹排中間是首席，後面是左位，然後是右位——先左後右，左高右低。前排是主位。後排第二，其他依次。在座位前面放壹個姓名標簽，方便就座。
(3)場館設施。
會前必須準備好會場的所有設施，如擴音、錄音、回放、唱片、錄像、攝影、投影儀、投影機、燈光、風扇或空調、錄音紙、文具、茶具等等。儀器、設備等。應事先反復檢查和調試(如揚聲器的音量)，以避免暫時的故障或錯誤。
2.7、其他準備工作
對於壹個長時間的會議，與會者應該準備好膳食和住宿。會場外要有醫護人員值班。同時，妳要做好接送車輛的準備。如果會議要通過新聞媒體傳播，要準備壹個宣傳提綱。重要會議應有安全人員和安全措施。在會議計劃中，如果安排參觀、考察、觀光等活動，或者贈送物資、紀念品，壹定要提前做好準備。
二。會議期間工作
1.會議期間要準備的文件:，，。
2.會議期間的工作流程
2.1.在機場、碼頭、車站等。，根據需要，派專人、專車分批、分時段接站。
2.2.做好訪客接待工作，確認和分配房間，為重要參與者確認房間並整理和記錄相關信息。協助在會議室分發會議禮品和水果。確認用餐時間、菜單、標準、形式、飲品、主次桌等相關安排。
2.3.場館桌椅確認:燈光/音響/麥克風/屏幕/講臺/幻燈機/投影儀壹壹檢查。檢查會議所需的信息是否完整。
2.4.會議現場:有專人負責與會人員的引導、簽到和會議資料的發放。
2.5.指定專人負責會場協調(包括準備投影儀、準備飲用水、發放禮金、會場溫度控制等。).
2.6.確認並保障會場防盜、消防等安全工作，會議期間代表的人、財、物安全工作。
2.7.協調會議期間的交通安排。
2.8.會議接待人員要全程跟隨會議，及時與參會人員保持聯系，在最短的時間內解決突發事件。
三。會議的後續行動
1.會後需要準備的文件:參會人員通訊錄、簡報、會議紀要、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程機票登記表。
2.會後工作流程
2.1.在出席者和未出席者之間傳閱會議記錄。會議紀要要準確。會議作出的決定應突出行動負責人的姓名、時間和標準。指明下次會議的日期和時間。
2.2、會議總結，會議代表的評價、反饋和處理。
2.3、會議材料、領導講話、代表發言和新聞報道、工作總結和印發代表通訊錄。
2.4.辦理參會人員返程及其他行程的交通票務及其他委托服務。
2.5、告別代表作品。
2.6.會議費用結算。
第四，人員職責
1，會議主任
1)聯系和協調
-內部與領導和部門負責人溝通，制定會議計劃和工作日程，確保會議順利完成；
-負責領導和參會人員的對外聯絡，確認參會人員名單和行程；
-協調會議工作人員的活動。
2)制定會議計劃並實施。
—負責起草和調整會議計劃和會議組織程序，並報相關領導審核；—協調各職能組的分工，確認工作安排和流程。
3)會議地點和住宿安排
—負責會議酒店(場館)的聯系、預訂和協議簽訂；
—負責會議期間與會人員的住宿及其他事宜的安排。
4)負責審核會議及相關合作協議對外文本和資料的內容。
—確認和審核各種資料的內容；
-確定打印位置；
-審查場館布局。
5)制定可行的預算
6)與大會發言人和貴賓的聯系。
2.會議助理
1)各種文字的起草和修改，資料的整理和制作。
—根據會議要求，負責會議通知的設計、制作和印刷；
—負責場館背景效果圖的設計和制作；
-設計和制作代表卡和餐券。
2)負責重要人員的聯絡。
—聯系並確認重要人員的行程；
-負責重要人員的飛(車)票預訂；
—負責安排專人接送和陪同重要人員；
—負責會議期間重要人員的用車安排。
3)負責聯絡代表。
—負責發送會議通知並確認收到；
—負責會議資料的收集、確認和錄入數據庫；
-如果會議信息發生變化，負責聯系代表並及時通知他們。
4)負責場館的管理。
—負責場地和儀器設備的管理；
—提前做好儀器設備的調試工作；
—負責會場視頻/通訊的管理(電腦、PPT資料收集匯總、同聲傳譯設備等)。);—確保會議期間演講者PPT的收集、正常播放和_ _等。
5)負責交通管理和安全措施。
—負責汽車使用計劃；
—負責確定車輛行駛路線，確保路線暢通和車輛安全。
6)負責場館安保工作。
—負責檢查可能存在和未知的安全隱患，並制定解決方案。
7)會議帳務管理
—負責會前制定收支預算表。
——負責在會後制作詳細的收支清單。
—負責會議費用分配計劃的制定、上報和實施。
3.應急人員
1)負責資料袋或禮品袋物料的裝載和分發。
2)負責與會人員的引導和接待。
3)負責就餐秩序的控制。
4)負責會議中的其他應急工作。
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