壹是系統提供的功能：例如刪除重復、標記重復、排序、分類匯總、數據透視、插入圖表等，這些功能學習難度最低，實現的功能不可小視，例如數據透視、高級篩選、導入外部數據等功能實際上非常強大。當工作需求有EXCEL的功能可以實現的時候，首選使用EXCEL提供的基本功能解決。
二是使用函數和公式完成的運算：在進行簡單運算、小批量數據匯總的時候，公式是系統基本功能的有益補充，壹般使用者需要了解求和SUM、條件求和SUMIF、查詢VLOOKUP等典型公式。
三是使用VBA進行的高級處理：VBA是EXCEL的終極武器，可以解決所有以上兩種方式能實現的功能，還可以解決他們不能實現的功能。典型應用在兩個方面，壹是批量操作，例如需要壹次打開數個文件進行的基本操作或者公式統計，使用VBA代碼可以自動化操作，像外掛壹樣。二是大量計算，由於EXCEL本身的查找、統計等功能無法使用索引，大表的匹配和統計會非常慢，例如兩個超過1萬行的數據進行VLOOKUP匹配的任務慢到不可想象的程度，所需要的時間需要以小時計。這時候使用VBA編程的數組、字典這些工具，必要時配合快速排序、二分查找等算法，使得前面那些不可能的統計和匹配能分分鐘完成。當然VBA屬於編程的範圍，學習難度是最大的。