首先是虛構環節的起草。
要避免張著嘴說話，舉著筆寫字，避免粗心、健忘。
有些同誌起草文稿，不經過思考，不經過推敲，速度很快，就是質量不高，不經過認真校對就送給上壹級領導。這樣壹來，稿件中錯別字百出，讓人防不勝防。有些是用詞錯誤，有些是同音字，混淆了詞義，有些純粹是錯別字，等等。
寫稿子的時候，要想清楚了再寫。遇到不確定的內容和用詞，要多拄拐杖，學習文獻，查字典，思考規定。不要只憑經驗工作，憑感覺寫作。如遇引用領導批示、原著，編號、日期、名稱、文件名，要認真核對。
第二個是審查和批準程序。
既不能“撿了芝麻丟了西瓜”，也不能“抓大放小”。
審稿不僅要從大處著眼，更要從小處著手。要審查稿件的主題是否清晰明確，稿件的編排是否恰當，觀點是否正確，句子是否通順，用詞是否恰當，標點符號是否規範，內容是否分類，是否可以公開。就公文審核而言，有時候哪怕是壹個很小的元素，把握不好也會產生很大的影響。
第三是稿件的校對。
既要避免僥幸心理和好人思想，又要避免程序上的不到位。
雖然稿件在運行到審稿階段時已經過了層層把關，但最終的審稿是非常重要的，不容忽視。如果妳認為自己經歷了復習的幾個環節，就不會有錯誤；或者認為審核這些稿子的領導地位比妳高，妳提出修改意見會得罪人；或者任務緊急，要求馬上發出，為了趕速度，連審稿的必要程序都減少了，還可能出錯。
無論發生什麽情況，都要嚴格逐壹檢查稿件的要求、內容、流程，甚至在稿件打印後、文件蓋章前都要仔細看壹遍，因為有時候打印過程中可能會出現錯誤，比如用錯了頁眉、抄錯了電子文檔、忘記使用印章等。只有這樣，才能最大限度地保證在“出口”環節杜絕錯誤情況。