《國家行政機關公文處理辦法》(2001 1實施)和《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999)明確規定了“文號”的用法、格式和標準。但是，“文號”在實際應用中還存在許多不規範的現象和問題，可以歸納為以下八個方面。
首先，用空洞的詞。比如“X證字[2002]2號”、“X發字[2002]35號”，這裏的“字”、“地”是多余的字，沒有實際意義，應該刪除。規範用法為“皖政辦發[2002]2號”(安徽省人民政府2002年2號文件)和“皖政辦發[2002]35號”(安徽省委2002年35號文件)。
第二，元素顛倒。《國家行政機關公文處理辦法》第三章第十條第四款已經明確規定“公文編號應當包括機關代字、年份、序號”，實質上相當於規定了機關代字、年份、序號三要素的排列順序。但個別地方和單位在使用“文號”時，並沒有按照上面規定的順序排列，三要素的位置是顛倒的。比如:“(76)融銀農字第85號”，這個“文號”不僅年數不全，字數多余，括號有誤，而且年份前移，是錯誤的。規範用法應為“融銀農[1976]85號”。
第三，年號不全。如“X法正[97]8號”、“X政秘[86]6號”，其中“97”、“86”分別指1997、1986這兩個年份。雖然，在20世紀和21世紀，“[97]”和“[86]”可以理解為1997和1986，但如果需要幾個世紀或者更長的時間，為什麽“[97]”不能理解為97、997和65438？年號不全，會給今後文獻檔案的查找和利用帶來很大的麻煩。所以年號要寫全稱[1997] [1986]國家行政機關公文格式明確規定:“年份要用全稱標註”。
第四，括號的錯誤使用。比如×政辦(2002)8號和×政辦(2002)8號，這裏用的括號()和< >都是錯的。規範的用法應為六角括號，如“×政辦[2002]8號”。
第五，亂設虛倉。文件號序號中常出現空位，如“X證秘[2002]008號”，其中“008號”應改為“8號”。《國家行政機關公文格式》(GB/T9704— 1999)已明確規定“序號不得填空位數(即1不得填001)”。
第六，擺放位置不對。常見的錯誤有三:第壹，應該放在正中央，而不是正中央；第二，不應該放在中間而是中間；三是上下排距不當，不是過高就是過低。關於文號的放置，在《國家行政機關公文格式附則釋義》中有非常明確具體的規定:本標準中將文號的位置規定為發文機關標識下方2行，文號與紅色反線之間的間隔(即， 文件頭上的壹條紅色橫線)為4mm(發文機關標識與紅逆線的距離為3行，但文件編號應標註在第三行，不要靠近紅逆線)。 文件編號壹般應安排在中間。實際上，文號擺放有三種不同的類型:①以下帶有發文機關名稱的文字(俗稱大文頭)加“文件”字樣構成發文機關標識，文號壹般標註在發文機關標識的下方，紅色反線的上方，居中放置4mm(如上規定)；(2)在上述文件中需要識別簽發人姓名時，應將文件編號左移，左邊空格1字(上下位置，如上規定的紅色反線以上4mm)，右邊排列簽發人姓名，右邊空格1字；(3)“僅使用發文機關名稱作為發文機關標識的公文，壹般在橫線(紅色反線)下方、公文標題右側標註文號”(見20065438年10月0+0日起施行的《安徽省行政機關公文處理實施細則》第三章第十壹條第四款)。
七、字體大小不標準。《國家行政機關公文格式》規定，公文字號應仿宋體，用3號.且部分字號小於3號；字體，有的用小標準宋體，有的用楷體，有的用黑體，五花八門。
八、與“文號”混淆。這個問題經常出現在教學書籍中，比如某函授大學編的《中國實用文體學全集》，某師範大學出版社出版的《公文寫作教程》，某函授大學近年出版的《應用文寫作》，某省級黨校系統幹部教材《漢語》等。，都把“公文編號”解釋為“壹般包括機關代、年份、序號”，混淆了“公文編號”。
“文號”和“文號”是兩個不同的概念。“文獻號”也叫文獻號，是壹個文獻總印數的二級編號(陜西人民教育出版社出版的實用文獻詞典)。《國家行政機關公文格式》(GB/T 9704-1999)中規定得更為明確的是“同壹文件打印若幹份時，文件號(文號)是每份文件的順序號”。“文號”是“由發文機關的字樣、年份和序號組成”。另外，“文號”和“文號”有兩大區別:①寫法上的區別。“文號”的寫法以前是“000××號”，現在是“000×××”，位置標註在文件的左上角。“文號”的寫法是“國發[1991]2號”，也就是國務院1991發的2號文件。(2)標記位置的區別。“文件號(文件份數)在1行的版心左上角用阿拉伯數字標註[所謂版心:即文件打印紙去掉頂部(上白邊)、裝訂(左白邊)、右白邊和下白邊，剩下的可以打印]。“文號”在發證機關標識下空2行，距紅色反線4mm大前綴(帶有發證機關名稱的前綴加“文件”字樣構成發證機關標誌)以下文字居中排列；小文頭以下或平行文字(僅由發證機關名稱標註的前綴)移至紅色反轉線下右側；以上，需要識別簽發人名稱時，應將文件編號左移，留1(紅色反線以上4mm)。
《國家行政機關公文處理辦法》經過多次修改完善，制定了國家實施標準(GB/T 9704-1999)。在編寫教材和公文的實際應用中，要嚴格遵循《辦法》和國家實施標準，促進國家行政機關公文處理的規範化和標準化。