根據檢索主題的已知條件，靈活運用各種工具書，相互配合，達到檢索目的。人們可以從目錄中查找關於人們的生活、組織和壹個行政區劃的演變的信息。
根據收集信息內容的不同，目錄可分為人員目錄、場所目錄和機構目錄。網上的企業名錄和光盤的數據內容基本來自國家統計局、工商局等政府信息渠道。
黃頁產品也是名錄的重要體現，包括:傳統紙質黃頁、網絡黃頁、手機黃頁和電話黃頁114。成功商業活動的前提是正確收集適當的數據和信息。
目錄類型
1.地名清單:這是壹本參考書，載有經批準和標準化的地名，並在地圖集上標明國家、行政區劃和具體位置。
可以使用地名詞典、地圖集、地理地圖集、地名詞典等工具書。要找地名，而且有時候可以用百科全書和專業手冊查，也可以直接查百科全書。如果用書後面的地名索引，會更準確。書中對不同地方和歷史地點同名的地名有專門註釋，以示區別。
2.機構名錄:又稱機構指南，是收集機構名稱、人名、地名等專有名詞及相關資料的工具書，具有簡明、新穎、確定的特點。