1.在銼刀左側的適當位置打三個孔，如圖所示:
2.剪壹條合適長度的裝訂線，然後對折成兩股，從文件的正面到背面形成壹個陷阱，如圖:
3.將雙線兩端穿過銼刀正面的孔，形成W形，如圖所示:
4、將銼刀依次銼平，使線的兩端交叉進入活結口的中間孔即可完成張力打結。
由若幹個相互關聯的記錄組組成並裝入文件夾和卷內的檔案歸檔單位，也是整個宗族檔案系統整理、編目和統計的基本單位。
文件編目
1.匯編卷內文件的頁碼應符合規定。
⑴卷內文件按有文字內容的頁碼進行編號。每卷單獨編號，頁碼從1開始。
⑵頁碼書寫位置:單面書寫的文檔在右下角；雙面文件，正面在右下角，背面在左下角。所有折疊的圖紙都寫在右下角。
(3)成套圖紙或印刷科技文獻資料形成壹卷的，原目錄可以代替卷內目錄，不必重寫頁碼。
(4)案卷封面、卷內內容、卷內參考表未寫頁碼。
2.卷內目錄的編制應符合規定。
3.卷內參考表的編制應符合要求。
4.案卷的封面應符合規定。
5.案卷目錄、參考表和內頁應使用70g以上的白色書寫紙，格式為A4。