從秘書職位的角度來看 "秘書"概念的發展變化。
秘書職位經歷了從官職向社會職業轉變的過程。
（壹）秘書官職化時代
1.中國秘書官職化時代
在我國，"秘書"壹詞最早出現於漢代。最初的含義是指物而非指人。
即帶有神秘色彩的圖書。根據古籍記載，這些圖書主要有兩類：
宮禁裏的秘籍，因為是宮禁內收藏的各種經典文獻，因而壹般不予公開，故稱為"秘書"。如《晉書·荀勖傳》："及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經，列在'秘書'。"
指讖緯圖箓。這是壹種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士制作的壹種預算吉兇的隱語。
至東漢後期："秘書"不僅指物，也指機構和人員。
古代的秘書工作者，被稱為"史官"、"禦史大夫"、"尚書"、"長史"、"主簿"等。
唯有壹次例外，那就是東漢末年
魏王曹操為削弱當時位高權重的皇帝身邊的秘書機構--尚書臺的勢力，曾設秘書令，以"典尚書事"，這樣，秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發奏章、草擬和上傳下達的職責。
至清末，我國的秘書工作真正名實相符。
辛亥革命後，秘書的含義發生了質的變化。
其壹：秘書壹詞已完全擺脫了"圖書"的含義，從原先指物轉變為特指從事秘書工作的人或職位。
其二，對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞臺，對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關職位均以"秘書"相稱。
2.國外秘書官職化時代
西方發達國家的定義。國際職業秘書組織（英文全稱：professional secretaries international）
"秘書"這個詞來源於保密者。指那些被國王和王後雇傭來保守國家和私人秘密的人.
今天cretary第壹個字母S大寫的時候，意為部長或大臣，這是政府部門的高級官員
Secretary of State 在英國是指（主管政府壹部門的）國務大臣，在美國則指國務卿。
The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意為外相
The Secretary of State for Home Affairs 則是內政大臣
Chief Cabinet Secretary 日本的"內閣官房長官"
沙特的石油部長、印度的外交部常務副部長等。
資產階級革命後，秘書職位主要承擔的是輔助性管理這壹內涵開始得到社會的認可和接受。另外，國外私人秘書的發展歷史也相當悠久。
貴族成員多喜歡雇傭私人秘書為他們處理信箋、帳目和邀請函等。商人也有秘書，他們通常被叫做"辦事員"。如英國著名的政治學家和哲學家約翰·洛克就曾長期擔任著名領袖人物的私人秘書。16世紀英國的著名詩人約翰·鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。
總之，在秘書職業社會化以前，秘書主要指在政府部門中擔任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務的公職人員，因此，我們將這壹時期成為秘書官職化時代。
（二）秘書社會化時期
1.國外秘書工作的社會化、職業化發展
英文Secretary出現了另壹個重要含義 ,秘書作為壹種社會職業，開始確立。
第壹個字母S小寫的時候，就泛指受雇傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業務等普通意義上的秘書工作人員
2.我國秘書的社會化職業化發展
我國的私人秘書始於清朝，稱幕客
幕客也稱"西席、館師、賓師"等，俗稱師爺
由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿,
不占政府機構編制，是地方長官的私人秘書
改革開放以前，我國的秘書主要是壹種行政職位。
改革開放後，秘書開始由官職走向社會化、職業化。
（三）秘書和秘書實務的涵義
秘書：是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領導者（或雇主）實施管理的人員。該定義可從3個角度來理解:
秘書服務的根本對象是領導者
秘書活動的基本方式是處理信息和事務
秘書活動的根本性質是輔助性
秘書實務:秘書工作者通過具體操作，直接作用於實際事和物的過程。
二、 秘書人員的稱謂、類別、層次
（壹）秘書人員的稱謂
社會上對秘書人員的各種稱謂
打字員、文秘、內勤、文書、文員、辦公室主任
XX主管（培訓主管、業務主管）
XX助理（人事助理、執行助理）
初級秘書、高級秘書等等
對這些稱謂的分析
對秘書稱謂的不規範帶來的問題
1.秘書稱謂的不統壹給界定秘書職務帶來了困難，不利於對秘書人員進行科學的管理
2.容易造成秘書角色認知的差異，壹個單位中同時存在秘書、文書等稱謂，使得非秘書稱謂的人員不能以秘書的角色規範來要求自己
3.不利於秘書學科基本術語的準確表達。
（二）秘書的類別
按秘書的從屬和服務對象的角度，可分公務秘書和私人秘書兩類
以秘書在組織內部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘 書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書
以秘書從事工作的行業特征來分，可分為法律秘書、醫藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等
（三）秘書的層次
在秘書職位的縱向層次上分為：初級秘書、中級秘書和高級秘書。
包含4層含義：
體現了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次
體現了不同層次秘書工作量及相應的秘書結構比例
體現了不同層次的秘書在知識、經驗和能力上的級差
體現了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別
三、 秘書的職業特征
（壹）秘書的職業特征
服務的直接性和穩定性
知識化和專業化
年輕化和女性化
（二）秘書日益成為現代社會急需的軟人才
秘書是"軟人才"中的代表之壹。
秘書的職業通道很長，中國加入WTO，為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。
四、 秘書工作的性質
（壹）秘書的根本性質——輔助性
輔助性是秘書部門天生的屬性
輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求
輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的
（二）秘書工作的特征
與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特征：
1.中介性
秘書部門的這種中介性特征壹方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另壹方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。
2.直接性
秘書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上
3.全面性
是體現在職能輔助的全面性上
是體現在過程輔助的全面性上
4.服務性
人們把秘書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把秘書工作說成"沒大沒小，沒完沒了"。
5.被動性
秘書工作的的被動性。要求秘書人員壹定要不越權、不越職。
秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。
6.潛隱性
秘書工作的潛隱性表現在三個方面：
活動名義的假借性
活動過程的幕後性
勞動成果的潛在性
7.機密性
關於這點，我們將在後面具體闡述。
五、 秘書工作的要求
主要可概括為"四個轉變"和"六個要求"
（壹）秘書工作的"四個轉變"
秘書工作"三服務"（為中央服務；為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務；為人民服務）
秘書工作應該發揮"四個作用"（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用）
實現"四個轉變"
1.從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策；
2.從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息；
3.從被動服務轉變為主動服務：
4.從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對秘書人員提出了更高的要求，即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發展，而這也是發達國家秘書工作的特點。
（二）秘書工作的六個強調
強調調查研究工作
強調信息工作
強調信訪工作
強調協調工作
強調督察工作
強調黨務、政務服務工作
六、 秘書工作的內容
職能和職責的區別
職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特征，解決的是秘書應當做什麽的問題
職能則是秘書人員在職責範圍內壹切活動所產生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特征，它不僅解決秘書工作做什麽的問題，還要解決秘書工作為什麽做和應當怎樣做的問題。
（壹）秘書的職能
1.輔助決策
（1） 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。
（2） 輔助決策的特征：體現在以下幾個方面：
輔助內容的綜合性
輔助時間的經常性
輔助環節的全過程性
（3） 輔助決策的原則
超前原則
定位原則
信息原則
諫諍原則
（4） 輔助決策的過程
協助領導確定目標
協助領導設計方案
協助領導評優選優
協助領導實施反饋
2.協調關系
（1） 協調關系的含義：秘書的協調是指秘書人員在自己的職權範圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。
（2） 協調關系的特征
從屬性
廣泛性
間接性
（3） 協調關系的原則
政策指導
客觀公正
平等協商
註重整體
靈活適度
（4） 協調關系的過程
摸清情況
找出癥結
恰當協調
督促落實
檢查反饋
3.處理信息
（1） 處理信息的含義：信息是指客觀存在的壹切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的壹切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內容。
（2） 處理信息的原則
及時性原則
保真性原則
適用性原則
預測性原則
（3） 處理信息的內容
歷史信息
上級信息
內部信息
公眾信息
社會信息
（4） 處理信息的過程
信息的收集
信息的加工
信息的傳遞
信息的反饋
信息的儲存
4.辦理事務
（1） 辦理事務的含義：事務是指壹切同領導工作有關的日常具體工作。
（2） 辦理事務的特征
綜合性
服務性
繁瑣性
突擊性
（3） 辦理事務的原則
被動中求主動
原則中求靈活
繁雜中求規範
（4） 辦理事務的程序
自然程序
理論程序
指令程序
法定程序
技術程序
習慣程序
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