文件紙的規格:1。公文用紙統壹為國際標準A4，公文用紙為GB/T148規定的A4紙，最終幅面尺寸為210mm×297mm。2.通常使用基重為60g/m2至80g/m2的膠版印刷紙或復印紙作為文件紙。3.紙張白度80%-90%，水平抗彎≥15次，不透明度≥85%，pH值7.5-9.5。
國產16開本紙張圖形區尺寸為長233 mm，寬149 mm。
國際A4紙圖形區尺寸為:長270mm，寬175mm。
壹張A4紙，只有中間部分用於公文寫作，四邊會有空白。頭部(上白邊)37mm±1mm，文件紙裝訂口(左白邊)28mm±1mm，板芯尺寸156 mm×225 mm。
文件應該在左邊裝訂，不要掉頁。兩個頁碼誤差小於4 mm，裁切後成品尺寸允許誤差2mm，邊角90°，無茬、無缺陷。
公文首頁紅色分割線以上的部分稱為頁眉，公文首頁紅色分割線以下(不含)和公文最後壹頁第壹分割線以上(不含)的部分稱為正文，公文最後壹頁第壹分割線以下、最後壹分割線以上的部分稱為版註。