檔案整理是指對檔案進行分類、組合、整理、編號、編目、建立全宗等過程。，它們處於無序狀態，需要進壹步組織起來，形成有序的體系。以下是我收集的如何整理文件，歡迎閱讀。
檔案整理的基本要求是:遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系；區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；易於保存和使用。
歸檔整理的文件材料範圍為:本機構工作活動中形成的具有檢索和保存價值的所有文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、書籍、照片、錄音、錄像、計算機磁盤、實物和本機構出版的出版物等。，搬運後必須分類保存。
整理檔案有兩種方式:壹種是以檔案為單位進行整理。二是按“件”組織。以“案卷”為單位就是立卷，即在形成和加工過程中把文件材料按關系組合成案卷。所謂案卷，就是壹組緊密相關的文件的組合。歸檔是壹個分類、組合、編目的過程。分類是指根據歸檔單位的文件分類方案對文件材料進行實體分類；將需要分類的文件材料進行組合，並以壹定的形式組合起來；編目就是對組合在壹起的文獻資料進行系統的整理和編目。由“文件”組織的文件的基本存儲單元是文件。有兩種文件卷:軟卷和硬卷。硬卷的型號有1.2、1.5、2.0cm三種規格，軟卷裝訂的文件必須按文件順序裝入文件盒，文件材料按文件排列應符合《文件檔案學文件格式》(GB/T9105-88)的規定。以“件”為單位是按照文件材料形成和加工的基本單位來組織的。壹般來說，壹份文件，壹幅圖畫或照片，壹盤錄音帶或錄像帶，壹個手表簿或證書，壹面旗幟和壹個獎杯都是壹個。文件材料的原稿和定稿應視為壹份，正文和文件處理單應視為壹份(處理單包括:收文處理單、提案處理單、待發文件的頭文件和領導批示的簽批條等。)，轉發件和被轉發件視為壹件，正文和附件視為壹件，正本和副本視為壹件，報告、名冊、圖集、出版物各卷視為壹件，函件和復函等有關文件可視為壹件。由“文件”組織的文件的基本存儲單元是文件。以“件”為單位組織的文件最終應放入文件盒。
縣級以上黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需要歸檔的文件、檔案按“件”進行分類整理，企事業單位中與黨群工作、行政管理、業務管理、生產技術管理有關的歸檔文件材料按“件”進行分類整理。整理的依據是國家檔案局2006年6月發布的8號令和2000年2月發布的《歸檔文件》。
各單位的專業業務檔案應根據上級業務部門或縣檔案局的有關要求按“卷”進行整理。大部分短期保管(現10年)的文件、檔案，鄉鎮財政所、中心學校等二級機構的文件、業務檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實物檔案應按“件”進行整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局頒發的《電子文件歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規範》(GB/T 18894-2002)執行。照片檔案的整理應按照國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理標準》(GB/T 11821-2002)執行。
科技檔案應按卷整理，整理要求應符合國家質量技術監督局頒布的《科技檔案組成的壹般要求》(GB/T 11822-2000)。其中，科研檔案也可按國家檔案局頒發的《科學技術研究項目檔案管理標準》DA/T2-92執行。基本建設項目檔案按照國家檔案局、國家計委1988發布的《基本建設項目檔案管理暫行規定》執行。
會計檔案按“盒(卷)”進行整理，整理依據是財政部、國家檔案局頒發的《會計檔案管理辦法》(財會字[1998]32號)。
按“檔案”整理檔案的步驟是:檔案分類、確定保管期限、裝訂、整理、編號、歸檔蓋章、編制歸檔文件目錄、打包、填寫參考表、填寫檔案盒封面、編制歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄、歸檔排架。
按“卷”整理文件的步驟是:文件分類、確定保管期限、排列、編頁碼、編制卷內文件目錄、案卷裝訂、填寫準備表格、填寫案卷封面、編制歸檔說明、編制案卷目錄、編制全引證目錄、案卷排架。
1.檔案分類原則:以各單位所有檔案為對象，根據其基本功能，結合檔案的內容、形成特點和載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、保管、檢索、編目的標準化和規範化，便於檔案的科學管理和開發利用。
二、檔案的分類和設置類別的方式
(壹)類別的設置原則上各單位應設置八大類，即文件檔案、業務檔案、科技檔案(包括科研、基建、設備儀器等。)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書。
(二)各類檔案的分類
1.有四種方法對文檔和文件進行分類。
(1)保存期-年度分類，即歸檔文件先按保存期分類，每個保存期按年度分類。我縣大部分單位都是采用這種方式，操作起來比較方便，尤其是小單位，大單位雖然不需要復印件，但是為了方便查找，還是要遵循傳統的歸檔方式和歸檔無奈原則。將本單位所有部門和與相關個人有聯系的部門合並；將同壹工作、同壹問題、同壹案件、同壹會議、同壹項目、同壹地區、同壹事物等相關的文件材料組合在壹起。；將同壹時間、同壹地域、同壹語種、同壹載體、同壹規格的在形式上相關聯的文件材料組合在壹起；對於純上級檔案或下級檔案，在實際操作中，如果上級檔案和下級檔案不多，則合並到本級進行歸檔；如果上級檔和下級檔很多，就從這壹級分開，上級排第壹，本級排中間，下級排最後。該分類的箱號編制方法是從“1”編制同壹存放期下的大序號，零件號編制方法是從“1”編制同壹存放期同壹年份的序號。本分類文件箱背面排列如圖所示:
(2)保存期-年份-問題分類法，即將應歸檔的文件材料按保存期分類，每個保存期按年份分類。然後在下壹年按問題分類(如綜合、政工、業務)。這種分類適用於大量檔案按“卷”分類，部分檔案按“件”分類的單位，以及有上級業務部門規定文件的單位(如縣農業發展銀行)。以“卷”為整理單位，在按問題整理檔案之前，要按級別進行分類，上下級的檔案不能出現在同壹個卷內，除非是同壹級別的檔案。。以“件”為整理單位，上下文檔必須劃分各種問題類別。該分類的箱號編制方法是從“1”編制同壹存放期下的大序號，零件號編制方法是從“1”編制同壹存放期同壹年份的序號。
(3)問題-年份-保存期分類，即歸檔文件先按問題分類，每個問題下按年份分類，再按年份下的保存期分類。這種分類只適用於按十類分類的企業(如自來水公司)。這種分類的箱號編制方法是從同壹問題中的“1”編制壹個大序號，零件號編制方法是從同壹年、同壹存放期下的“1”編制壹個序號。
(4)儲存期的年份分類。也就是說，歸檔文件按年份分類，每壹年按保管期限分類。這種分類只有中國銀行和中國工商銀行采用，而且都是按照上級業務主管部門的規定。該分類的箱號編制方法是當年從“1”編制壹個序號，零件號編制方法是同壹存放期從“1”編制壹個序號。
2.業務檔案分類-保存期限-年份。
3、科技檔案類別-保管期限-年度分類。
4.會計檔案有兩種分類方式。
(1)采用的類別-儲存期-年度分類。即把報表、賬簿、憑證和其他分開，然後按年度時間排列，每個日歷年度編壹個檔案序號。這種方法適用於會計檔案數量較少的單位。
(2)年度-類別-保存期分類法先把會計年度分開，再按形式(先報表、後賬簿、後憑證)分成若幹類別，然後在每壹類別內按保存期順序排列，每年編壹個檔案序號。這種方法適用於會計檔案數量較多的單位。
5.聲像檔案壹般采用載體形式-年限-保管期限分類。按載體形式設置三類時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；
6、電子文件按載體形式-年限-保管期限分類。電子學可分為磁帶和光盤；
7.實物檔案壹般采用載體形式——年度分類。實物檔案可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印章類、可折疊類和不可折疊類。
8.圖書資料按類別分類——年度分類。圖書資料壹般分為政治、法律法規、商業和其他。
三、檔案號(全宗號、目錄號、檔案號(部分號)、頁碼)。
(1)全宗號的編制填寫檔案館為歸檔單位編制的代碼。比如邵東壹中，縣檔案館將全宗編號確定為“142”，標註為“0142”。全宗號未確定的，檔案入館前可暫不填號。企業可以填寫表達單位的漢語拼音字母。
(2)目錄號的編制。填寫全宗內檔案所屬目錄的編號。同壹全宗內不允許有重復的檔案目錄號。參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的企業或單位，可填寫類別特征代碼。檔案目錄號要根據整個宗族的檔案整理狀況來設置。檔案目錄號可根據不同時間、不同組織結構、不同保管期限、不同主題或不同載體形式設置。每個文件目錄包含的文件數壹般為三位數。即當文件目錄中的文件數小於1000時，壹般沒有單獨的文件目錄或文件目錄號；當文件數量超過1000時，應單獨建立文件目錄，並單獨編制文件目錄號。在整個氏族中不應該有重復的文件目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的文件類別代碼標識。不同級別的類別可以用分隔符“●”分隔。沒有誤解的情況下，省略分隔符。
1，壹級類目的目錄號用其類目中壹兩個代表漢字的大寫拼音字母書寫。即w代表文檔文件；y代表業務檔案(如果壹個公司有很多業務檔案，可以用Y1，Y2，Y3等標記。);j代表科技檔案；k代表會計檔案(報表K1，賬簿K2，憑證K3)；x代表視聽檔案；d代表電子文件；SW代表文件對象。
2.阿拉伯數字“1”、“2”、“3”用來表示永久、長期(或30年)、短期(或10年)三種不同的儲存期。
3、電話號碼編譯示例
業務文件y1的目錄號代表永久類業務文件；Y2代表長期(或30年)業務文件；Y3代表短期(或10年)業務文件。
(三)文件(件)號和頁碼
1，文件號是目錄中文件的序號，文件號用三個阿拉伯數字標識。目錄中的文件按排列順序進行編號，不得有空號。同壹檔案目錄(或分類體系的最低類別)內不允許有重復的檔案編號。每個文件目錄中的所有文件都只能用序列號進行編號。如果壹個目錄中有兩個以上(含兩個)的文件序號，應重新編制文件序號或單獨設置文件目錄。按“卷”排序的文件檔案、業務檔案、科技檔案應在同壹保管期限內依次編寫，然後以檔案為單位依次編寫件號(填寫在序號欄內)和頁碼。會計檔案中的財務報表、賬簿、憑證及其他以“大流水”的形式書寫，每個檔案都寫有頁碼。
2.編號是歸檔文件的順序號，是反映歸檔文件在整個宗族中的地位和歸檔文件固定順序的重要標誌。分為“房間零件號和圖書館零件號”。房號是從分類方案最低壹類的“1”開始寫的歸檔文件的序號，每件寫頁碼。本館流水號是指歸檔文件移交本館，重新鑒定、整理、排列後編制的流水號。聲像、電子和實物檔案應按類別從“1”開始編號。
3.頁碼是卷內文件材料填寫的頁碼。頁碼由阿拉伯數字標識。卷內文件的頁數按順序編號，不得有空號。
四、檔案的質量要求:
(壹)組合(體積)要求；以問題為主，兼顧其他特點，做到文件材料聯系緊密，分級適當，問題單壹，類型分明，年份混雜，保管期限準確。
1，完整完整。歸檔的文件材料應完整，壹個問題的組成部分不得遺漏，字跡材料應全部使用碳素墨水或藍黑色墨水；收集工作應以單位為單位，註意收集業務部門形成的反映專業職能和活動的文件材料；重大活動素材收集；文電融合；手稿和印刷本壹起收藏。如果稿件是直接在電腦上起草的打印稿，壹般只需要領取稿紙和打印稿，其中除了領導簽發外，還需要加蓋公司公章以示有效。計算機打印稿上有重要變動或領導批示的，應與打印稿壹並收集歸檔；有重要領導批示的辦單公文應收集整理，隨文歸檔；附件應與原件壹起收集歸檔；對同壹問題的請示和答復應當壹並歸檔。
2.分類科學。整個宗族中的檔案整理采用統壹的分類方案，分類層次清晰，類目、項、目概念明確，並列類目之間界限分明，互不交叉、重疊。
3.保持文檔的內部聯系。
A.時間接觸。要求區分年份，不同年份的單據不得混淆。文件具有多重時間特征的，應當以文件的簽發日期(成文日期)作為確定文件所屬年份的依據。計劃、方案、總結、預決算、統計報表和規範性文件等。與不同年份的文件相關，文件的年份根據發出日期(成文日期)和電報發出日期確定。遇到壹些特殊情況，按以下原則處理:
(1)跨年度請示和答復、函件和答復應放在答復年度；沒有答復的，應當放在提出請求的年份；多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等。)作為壹件可以標註起止時間；跨年度規劃、計劃和預算應放在文件內容所針對的第壹年；跨年度總結、報告和決算應放在文件內容所針對的最後壹年；跨年度會議文件應放在會議結束的當年；跨年度的非訴案件，應當放在結案當年；規範性文件應當放置在公布或者批準的年份。
(2)根據特殊年份(如教學年份)形成的文件，放入特殊年份。
(3)未註明簽字日期的單據。文件的確切日期或大致日期應通過比較等手段加以核實，以便按年份合理分類。
(4)臨時機構，存在時間不長(兩年以內)，文件資料少。形成的文件可以在工作結束後的當年歸檔，不分年度；如果每年有大量文件，也可以分年份歸檔。
B.源聯系人。要求區分級別，上級機關、下級機關、同級機關和本單位的文件要分別分組。對於上下級關系密切的文件，如本單位的請示和上級機關的答復，下級機關的請示和本單位的答復，應與本單位的文件放在壹起形成壹卷。
C.內容連接。要求保持卷內文件內容的統壹和內容相近的文件之間的聯系。黨政工會和企業管理活動中形成的各種管理、業務、規範性文件和研究材料，壹般按問題進行匯總。同壹個問題的文件，壹個會議，壹個項目，壹個案例，還有原件和附件，原件和草稿，請示和答復，轉發的部分和轉發的部分，放在壹起形成壹篇論文。電文和電報應合並成壹冊。當單個問題的文件數量較少時，可以將內容相似的其他問題的文件合並成壹卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、電影、計算機軟盤等與內容有關的文件和檔案，統壹編目，分別存放，並在目錄中註明。在對問題進行分類時，文件的歸檔應根據其主要內容定期進行，並保持連續性。某壹內容的檔案應放在去年的同壹類別中，不能根據臨時需要隨便更改，以免給以後的查找和利用帶來不便。
4.正確劃分儲存期。根據國家有關規定和歸檔單位制定的文件保管期限表，文件材料按不同的保管期限分開保管。
壹、文件材料根據國家檔案局2006年第8號令《機關文件材料歸檔範圍及文件材料保管期限表》和歸檔單位制定的保管期限表的規定，文件材料按照永久和固定(30年，10年)兩種不同的保管期限進行分離。
(1)永久保存的文件有以下八個重要方面:壹是本機關制定的法律法規文件資料。這壹條，從文學體裁的特殊性來理解，可以細化為法律、法規、規章和政策文件。二是機關召開重要會議和舉辦重大活動形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議，主要是指本機關召開的黨委、人大、CPPCC委員會、經濟工作會議、紀檢會議和年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會議、重要專項工作研討會等會議的文件材料。根據組織的性質，對組織有重要影響的活動被計算在內。比如機構設置、合並、更名、人事任免、評先、組織規則、人員配備、印章啟用和失效等文件材料。三是本機關在職能活動中形成的重要業務文件和資料。主要指本機關形成的年度或以上工作計劃、總結、規範性文件、重要業務文件、重要專題調研材料、大事記、組織沿革、綜合統計報告等文件材料。四是機關對重要問題的請示和上級機關的批復、指示、報告、總結、綜合統計報表。五是本機關機構沿革、人事任免等文件材料。六是房屋買賣、土地征用、重要合同協議、資產登記等文件資料。七是上級機關發布的屬於本機關業務主管的重要文件和資料，主要指法律、法規、規章、業務標準、中長期發展規劃等。八是同級機關和下級機關關於重要業務問題的函件、請示，以及本機關的批復、答復等文件材料。把握政府文件材料的重要性和壹般性，是否永久保存，要從政府職能和活動的規模、歸檔水平、影響、制作的文件材料是否具有政策性等多方面因素考慮。
(二)定期保管的文件、檔案主要包括:壹是本機關職能活動中形成的壹般性業務文件、資料；主要是指本機關各部門在履行職能活動中形成的壹般規定、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、開展活動形成的壹般性文件材料，三是本機關形成的事務管理、制度、安全等方面的壹般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的壹般性文件；包括工作計劃、總結、專題調研材料等。第五，機關對壹般性問題的請示和上級的答復、指示。壹個系統工程是分階段進行的，所以每個階段形成的文件材料只能算是壹般的業務。至於壹般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的文件材料，只反映壹個部門或壹個方面的職能活動。第六，上級機關下發的關於本機關分管的業務，但需要執行的壹般性文件和資料(包括壹般性會議文件和資料)，幾乎大部分機關都有。雖然是籠統的，但不是事情，而是需要落實的。第七，上級機關和本級機關下發的不屬於業務主管但需要執行的文件和資料。本文中提到的上級或同級，不壹定是機關的主管業務，但需要參照執行，如調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計劃生育等文件資料。由財政、人事、勞動部門核發。八是同級和下級機關關於壹般性業務問題的函件、請示，以及本機關的批復、答復等文件材料。九是下級機關報送的年度或以上計劃(含長遠計劃)、總結、統計、重要專題報告等文件。上面定期保存的九篇文章中有七篇使用了“壹般”壹詞。把握文獻資料的“壹般性”，要看文獻資料涉及的問題是否具有常規性和技術性。
(3)根據我公司的保管期限表，對當年歸檔的文件進行分類時應註意以下幾點:壹、原則上不能將多個保管期限的文件混放。第二，保存期限應該由壹個問題或壹組文件的重要性來定義，而不是孤立地由單個文件的重要性來定義。比如縣教育工作會議的材料除了30年的先進事跡是永久的，我們也可以把這個先進事跡永久化。我縣統壹規定重大活動、重大工作職能集中成套會議材料，全部指定為永久。三、上級業務主管部門的文件是永久的、嚴格的(政策、法規、政策性文件)，有些重要文件可以定為30年，有些則是10年。四是同級內設部門要掛縣機構牌子，時限加大。第五，同級通報會持續30年。
B.會計檔案。
(1)會計憑證:保存15年。
(2)會計賬簿:現金日記賬、銀行日記賬保存25年，總賬、明細賬保存65，438+05年，固定資產卡片在固定資產報廢清理後保存5年。
(3)會計報表:期末報表永久保存(含文字分析)，月度會計報表保存15年。
(4)其他類:會計轉賬清單保存15年，會計檔案保管銷毀清單永久保存，銀行余額調節表、銀行對賬單保存5年。
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C.科技檔案。基建和科研:永久，設備檔案:長期。
E.視聽、電子和實物文件:永久。
F.業務檔案的保管期限按上級業務部門的要求確定或縣檔案按其業務檔案的現有價值確定。
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