電子文件元數據不等同於描述信息，而是指電子文件系統自動記錄的關於文件的時間、地點、人員、活動、文件系統、結構和內容的具體數據。元數據和描述性信息既有聯系又有區別。
元數據是指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件格式、編排結構、軟硬件環境、文件處理軟件、文字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。