壹般每個文件都是壹個文件。正文和附件是壹體的；文件的原始版本和最終版本是壹體的；轉發的文件和被轉發的文件是壹體的；正本和副本是壹體的；原文和譯文是壹體的；中文文本和外文文本是壹體的；報告、名冊、地圖集等。是壹體的；第壹期簡報、周報等資料為壹件；會議記錄和紀要壹般是每次會議壹份，每年壹份，各壹份；通信和回復通常是獨立的，或者可以是壹體的。
歸檔，是指機關、團體、企事業單位的文件處理部門在文件材料輸入後，根據其形成過程中的自然規律和特點，對具有查找和保存價值的文件材料進行分類、整理、編目並移交給檔案館或檔案工作人員的過程。
歸檔安排的分類
按年份分類:文檔按年份分類。壹般來說，以文件簽發日期為準。計劃、總結、預算、統計報告、表彰先進文件、規範性文件等涉及不同年份的文件，以文件印發日期為準確定年份。跨年度形成的會議文件歸類為結案年度。跨年度處理的文件歸類為完成年度。無法核實形成年份時，以該年份為立案年份，並在附註中說明。
按組織(問題)分類:根據文件形成或承擔的組織(問題)對文件進行分類。機構分類和問題分類要麽適用，要麽不同時采用。采用機構分類的，歸檔文件按文件形成或承辦機構分類，多個部門形成的歸檔文件按文件主辦部門分類。采用問題分類的，歸檔文件應當根據文件內容反映的問題進行分類。