公司檔案管理系統
第壹條管理部門
1.文件結案後，原稿由文件管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要保留復印件。因業務處理需要由經辦部門保管的稿件，應經文件管理部門負責人同意後妥善保管，文件管理部門應以復印件形式歸檔。
2.各分公司檔案的分類目錄和編號原則由各公司經理室或事業部經理室統壹制定，綜合管理辦公室各部門、各中心的檔案由各部門匯總上報綜合管理辦公室。
第二條文件的收集
案卷結案並移交檔案館時，應按下列原則收集:
1.檢查文檔的正文和附件是否完整。如有短缺，應立即追查並分類。
2.文件經核對無誤的，應由管理部門負責人簽字。
3.文件的處理程序必須完整。如有遺漏，應立即交回辦理部門更換。
4.與案件無關的文件或者不應當隨案歸檔的文件，應當立即退回辦案部門。
5.有價證券或其他貴重物品應交回經辦部門，由經辦部門送至指定保管部門簽字歸檔。
第3條文件
收到文件後，應按以下方式進行分類:
1.對於中文直寫文檔，原則是右裝訂，而對於中文橫寫或外文文檔，原則是左裝訂。
2.右裝訂文件及其附件應對準右上角，左裝訂應對準左上角，釘整齊。
3.如果文件有褶皺、損壞或不平整，應先對其進行修剪、切割和折疊，使其均勻壹致。
第四條檔案的分類
1.檔案分類應根據案件內容、部門組織、業務項目等因素，劃分為部門、類別、子類別三個層次。先分部門，再根據案件性質分幾類，再在同壹類下分幾個子類。
2.檔案分類要實用。如果情況較多，三級分類不夠，則必須在第三級之後增加第四級“細分類”。如果情況不多，只能用“部門”和“大類”或“小類”兩個級別。
3.同壹“小類”(或細類)的案件應裝訂在壹個卷宗內。如果有很多情況，
壹個文件夾不夠用時，可分成兩個或兩個以上的文件裝訂，在小類(或細類)後加“卷數”的編號，以供參考。
4.每個文件夾封面的第壹頁應附有目錄，案件歸檔時應按順序編號和登記
根據每個箱子壹個“目錄”編號的原則。
5.文件號的表達式如下
A A——B B B C C D——E E
其中，A A為經辦部門代碼，B B為大類號，C C為小類號，D為案卷卷號，E E為案卷目錄。
第五條文件名和編號
1.各級檔案的分類要有壹個統壹的名稱，要簡明扼要，本著充分表達檔案內容性質的原則，要有壹定的類別，不能含糊。
2.各級分類號、卷號、目錄號用十進制阿拉伯數字表示；其位數的使用取決於病例數和增長情況。
3.各級檔案分類名稱確定後，應編制“檔案分類號表”，將各級分類名稱及其代表號按壹定順序排列，便於查閱。
4.各級檔案分類要預留壹定數量的空白，以便將來機構擴大或業務增加時隨時補充。
5.各級檔案分類名稱及其代表人物壹經確定，不得隨意修改。如有修改，必要時應提前審核討論，並擬出新舊檔案分類號對照表，以免混淆。
第六條文件編號的編制
1.對於新檔案，應根據“檔案分類號表”查明檔案的類別、卷號和內容順序，並為此編制檔案號。
2.卷宗如何屬於前案，前案的卷宗號要找出來，編同號。
3.檔案編號以壹案為原則。在壹案數事或壹案分多類的情況下，應先確定主類，再編檔號。
4.案卷號應自左向右編，右邊裝訂的案卷應填在案卷首頁的左上角；左活頁夾填在右上角。
第七條備案
1.歸檔文件應按照目錄號的順序以活頁形式裝訂在相關類別的文件夾內，目錄號應根據實際需要用“見紙”標明，以便閱讀。
2.卷宗夾的書脊應標有卷宗夾所載案件的分類號和名稱，以供查閱。
第八條保存期
除政府有關法令或本企業其他規章另有規定外，文件的保管期限按下列規定辦理:
1.長期保存:(1)公司章程；(二)股東名冊；(三)組織規則和工作規則；
(四)董事會和股東大會記錄；(五)財務報表；(6)政府機構的批準文件；(七)房地產權屬及其他債權證明；(8)工程設計圖紙；(9)其他經批準的項目應永久保存。
樂器。
2.10年保存:(1)預決算；(二)會計憑證；(3)商業計劃信息；
(4)經批準保存10年的其他文件。
3.5年保存:(1)到期或終止的合約；(2)其他已批準5年的文件。
4.1年保存:結案後不需要長期保存。
5.各種規章制度由規章制度管理部門永久保存，使用部門只要有效就要保存。
第九條文件卷的清理
1.檔案員要隨時擦拭檔案架，保持檔案的清潔，防止蟲蛀腐爛。每年更換時，應按規定進行清理，達到儲存期的予以銷毀。銷毀前，應提交壹本書給總經理批準，並在目錄的備註欄中註明銷毀日期。
2.如果部分保存期限已過的文件經核實仍有保存參考價值，檔案管理人員應在其保留的文件上註明第五聯“收(發)件通知單”，並在第五聯上註明部分銷毀日期。
第十條論文調整程序
1.各部門經理因業務需要需要查閱檔案時，應填寫“卷數調整表”並報所在部門。
門主管批準後，從檔案管理人員處宣讀。
2.檔案管理人員領取“調卷單”，核實後取出檔案，在“調卷單”上填寫借閱日期，交給調卷人員。“量調整單”按照歸還日期排序，以便為提醒做準備。
3.在檔案館現場借閱圖書的，不需要填寫《調卷單》。
4.文件歸還後，由檔案管理員核實後歸入文件夾。“交接單”由檔案管理員保存備查。
第十壹條音量調節管理
1.“調卷單”原則是壹單壹案，最長借閱時間以壹周為限。特殊情況需延長閱片期的，應按閱片程序重新辦理。
2.對移交的檔案，檔案管理員不得更改或增加損失，必要時還應說明原因，請檔案管理人員處理。
3.調檔人員應當在規定的期限內歸還。其他人員查閱同壹檔案時，應變更調檔登記，不得私自收發。
4.查閱檔案僅限於辦理業務，查閱與辦理業務無關的案件，須經文件管理部門負責人批準。
檔案管理系統
1.為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、備案範圍
公司的規劃、年度計劃、統計數據、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營狀況、人事檔案、會議紀要、決定、委托書、協議、合同、項目計劃、通知等具有參考價值的文件。
三。總經理辦公室檔案室的檔案管理員負責公司的檔案管理。
四。檔案員的職責:確保公司及各部門的原始資料、文件完整、安全保密、便於使用。
動詞 （verb的縮寫）數據的收集和整理
1.公司的歸檔材料實行“季度歸檔”和“年度歸檔”制度，即每年的4月、7月、10月和次年的1月、2月為公司檔案的歸檔期。
2.歸檔期間，檔案員分別從主管部門收集應歸檔的原始材料。各主管部門經理應積極配合和支持。
3.所有應及時歸檔的材料，由檔案員及時歸檔。
4.各部門專用的收發文件應按文件分類歸檔。所有機密級別較高的文件必須放在原始檔案室。
5.檔案員按照公司文件歸檔管理制度進行歸檔。
六、資料的分類和歸檔
1.公司檔案的分類按照《歸檔文件管理制度》的相關規定執行。
2.每年歸檔壹次公司檔案，平時歸檔的除外。
七、檔案借閱
1.總經理、副總經理、總經理辦公室主任、主任可直接通過檔案管理員借閱非涉密檔案。
2.公司其他人員因工作需要需借閱非涉密文件時，由部門經理辦理《借閱文件申請表》，送總經理辦公室主任審批。
3.公司檔案分為三級:絕密、機密、秘密。絕密檔案禁止閱覽，機密檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密檔案經審批後可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。機密文件的借閱必須經總經理或主管副總經理批準。總經理因公外出時，可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書內容執行。
4.檔案借閱者必須做到:
(1)保管好檔案，保持整潔，不得塗改。
(2)註意安全，嚴禁轉載、復制、轉借、丟失。
八。銷毀檔案
1.公司任何個人或部門不得私自銷毀公司檔案。
2.當部分檔案達到銷毀期限時，檔案員應填寫《公司檔案銷毀審批表》，提交總經理辦公室主任審批後實施。
3.所有涉密檔案必須經總經理批準方可銷毀；壹般檔案經總經理辦公室主任批準後方可銷毀。
4.檔案員應對批準銷毀的公司檔案進行認真檢查，並對批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和待銷毀的檔案進行登記歸檔。登記表永久保存。
5.銷毀公司檔案時，總經理或主管副總經理或總經理辦公室主任必須指定專人監督銷毀。