信函是壹種向特定對象傳遞信息、交流思想感情的應用性文件。“信”在古漢語中有音頻和消息的意思，比如“陽極在上，陰萌在下。”(楊雄:玄晶穎)；此外，“信”還意味著受托人傳達的文字是可信的，無論是受托人發出的信息，還是通過郵遞員張貼的信和信用語言向特定對象傳達信息、交流思想感情的信件。第壹，它有能力用文字講述故事，表達自己的思想感情；二是要有相應的書寫工具；第三，有人傳了。親自給親友寫信，不僅能傳達自己的思想感情，還能給受托人壹種親切感。隨著科學技術的不斷進步，電話、電報、郵寄磁帶、錄像帶、電子郵件等交換信息的手段相繼出現。可以預見，將來會有越來越多的人使用電子郵件。隨著社會的發展，人與社會的關系正在重構。除了傳統的用法，即公函和私信外，壹個新的發展趨勢是因個人需要而發往政府機關、企事業單位、著名學者等個人的事務性信函。這種字母的使用逐漸增多，這壹點值得註意。我們稱之為私人文件。
此外，在古代，書信作為交流的主要來源，不僅傳達了國與國之間的文化交流，還傳達了人們的思想感情(對家鄉長輩、愛人、朋友...).也起到了報平安的深意。