語言規範化是指公文要符合語言學的基本要求。
1.從語音學看公文語言。因為有些公文，尤其是領導講話，需要用口語表達，所以寫作時要考慮發音。這就意味著:公文的語言要美觀有力，講話中不能出現過於別扭、不適合口頭表達的句子。
比如，要切實落實實質性措施，確保工作成效。
再比如:我們市是12個縣的人口和區域的大城市。
課堂筆記必須便於口頭表達和尋找句子的重音。朗讀時，人需要不斷尋找重音，或邏輯重音，或情感重音，這樣聽起來才有抑揚頓挫。如果句子讀起來太別扭，不容易斷句，所以不容易確定重音，聽起來也很有美感。
如“某縣生活垃圾中轉站項目將於3月底前完成並與市生活垃圾填埋場簽訂相關協議，將縣城及周邊城鎮的生活垃圾全部運送至市生活垃圾填埋場進行無害化處理。”
需要註意的是，在領導講話中，往往會涉及到規範性公文的議題，而且議題很長。有些同誌把文件的標題全部引用，甚至連續引用兩個以上的文件標題，這是不恰當的。
比如，這次印發的《關於加強和改進新形勢下工商聯工作的意見》，與1991中央印發的《中央批轉中央統戰部的通知》相比，在理論和實踐上都有重大突破。
-句子太長了。要特別註意書名引用的內容，往往不方便閱讀，要壓縮。
有些長句子為了方便閱讀，需要適當的加標點，即使是句子結構要求不需要加標點的地方。
比如，政府官員，特別是領導幹部及其家屬和身邊工作人員，不能以任何形式幹預或操縱工程招投標活動。
-註意下劃線逗號。
*為了增強語言的美感和讀起來有力量，相鄰的句子通常有統壹的結構。特別是兩個以上連語句的動賓結構短句，如:深化改革開放，拓寬發展空間。
2.從語法角度看公文語言。漢語語法是中國人模仿西方語言的語法建立起來的。最早的漢語語法是《馬史文通》。與西方語言的語法相比，漢語語法相對簡單，西方語言語法中的許多規範都沒有建立起來。比如時態和語態的規範，詞性的規定都比較簡單。動詞，漢語對瞬時動詞和連續動詞的規則沒有西方語言那麽明確和嚴格。
*註意虛詞的使用。
“我們將把這次會議作為壹個機會……”其中“的”字可以省略。
有些不能省略。"...給我們提供了壹個難得的學習機會……”“了”和“的”不能省略。
*壹般如果二級以下的標題中有“姚”字，就不要在正文開頭使用“姚”。比如提高工作效率。要深入開展效率提升年，優化業務流程。“深入”之前的“向”字可以刪除。
再比如，由於歷史和經濟原因，。這裏可以省略“的”字。
*註意代詞的使用，尤其是指示代詞。
我們在這裏舉行了慈善廣場的奠基儀式。這是我市慈善事業發展的裏程碑，也是我市重要的標誌性建築之壹。
——這句話中“這個”的含義不清，導致“指代模糊”。
*註意動詞的使用。漢語動詞沒有英語動詞復雜，沒有時態和情態，不受主語單復數的影響。但在公文寫作中，動詞的使用仍然是壹個錯誤較多的詞類。
今天召開這次會議，主要是貫徹中央會議精神，肯定成績，重視問題，落實措施，促進縣域經濟又好又快發展。
-在這個句子中，“肯定”和“註意”都是表示情況或態度的動詞，其中“肯定”可以看作是壹個瞬時動詞，而這裏表示會議內容的動詞應該是連續的、有表情的。這兩句話需要改成“總結成績，分析問題”。以下“實施辦法”需要改為“研究制定具體辦法”，因為“實施”是壹個長期的、會後的過程。
嚴格地說，每個完整的從句都有壹個動詞。“在”既可以做動詞，也可以做介詞，但在某些情況下，只能做介詞。如果用作動詞，句子中就沒有動詞了。
臨沂已經在壹個新的起點上。
*註意動詞和“被動”詞的搭配。
例如，在談到近年來我市經濟社會的快速發展時，我們說:
外商增加了對我市的尊重和信任。
*註意名詞和形容詞的搭配。
比如有壹個保護不夠嚴格的問題。
另壹個例子是:...開采和加工水平很高。
*註意介詞的使用。
介詞其實是虛詞的壹種。在大多數情況下，它們不能放在形容詞前面，也不能被形容詞限制或修飾。
認真按照市委的部署要求。
(除了“嚴格按照……”的句式)
如:立足規範，抓整改，...
——“落腳點”既是動詞，也是介詞。這句話改成“重在規範，抓整改”比較合適。
註意分析長句。要特別註意有主謂結構的長句。有時候因為句子太長，結構會有缺失或者扭曲。特別是“壹”、“把”、“通過……”、“根據……”和“在……的正確領導下”等句式，往往存在結構問題。
比如:
(1)要把教師隊伍建設作為教育發展的關鍵環節，加強教師隊伍建設，維護教師合法權益。
-子句不能與主子句重復。
(二)要及時掌握策劃、組織、實施針對世博會、亞運會和我市重要會議、重大活動的暴力恐怖活動的危險分子信息。
-句子太長，列出的單詞太多。
(3)發展優質高效農業，打造更多特色產業和產品，是農民名副其實的搖錢樹。
-主題很模糊。
(4)把教師隊伍建設作為發展教育的關鍵環節，加強教師隊伍建設，維護教師合法權益。
-子句不能與主子句重復。
(5)以“兩型社會”改革為契機，我市統籌推進生態建設，取得明顯成效。
-主條款中的概念不能成為條款中概念的壹部分。我們要抓住省政府確定我市為“兩型社會”建設和改革試點城市的機遇。
(6)我市先後開展了對添加非食用物質和食品添加劑、含瘦肉精、塑化劑等有害物質食品、農村及校園周邊的打擊行動。
食品、地溝油和餐廚垃圾、節日和時令食品等壹系列專項行動。
——句子結構不完整，缺少條目，動賓搭配不合理，概念並列不當。
*公文要求句子簡潔，句子結構不多不少不失真。句子的意思是完整的，不含糊的；句子結構不缺項，包括主語、謂語、賓語、補語、定、形。
關註與人民生活密切相關的食品
-下劃線部分多余，句子不簡潔。
比如我們的城市就是壹個“吃飯型”的金融。(不當遺漏，遺漏主題)
*重復是公文的大忌。重復會使單詞變得整潔。最常見的情況是同壹個概念不斷重復，另壹種是不同層次的語義交叉。
前者比如繼續加大縣鄉環境衛生工作力度，各項工作穩步推進。這兩句話有兩處不恰當:前壹句話中“縣鄉環衛工作”的內涵實際上與後壹句話中“各項工作”的內涵並無不同；“工作”這個詞在兩句話中反復出現。
又如:大力實施項目驅動發展戰略，堅持把項目建設作為擴大內需、拉動增長的主導力量，以項目集聚生產要素，以項目帶動投資增加，以項目創造發展優勢。千方百計增加項目，加大招商引資力度，全力吸引基地型、龍頭型項目。
——這壹段，八句話裏重復了六個“項目”。
又如:大力開展農民專業合作社“示範社建設行動”，每個縣重點培育20-40個不同類型的專業合作社示範社，促進合作組織由松散合作向緊密合作轉變。合作和專業合作社的概念太多了。)
比如，我市裝備制造業通過加快結構調整、轉變增長方式，實現了跨越式發展。
-主題重復。
*需要註意的是，同壹個概念不能在同壹個句子、相鄰和相近的句子中連續出現；同壹個詞不能連續出現在同壹個句子中。
比如，加強以政務服務中心為主要載體的政務服務體系建設。
——“政府服務”不能出現在同壹個句子裏。
“他”這個詞不能出現在同壹個句子裏。
比如把思想和行動統壹到黨中央、國務院和省委、省政府的決策部署上來。
在某些情況下，句子可以適當省略。如興業銀行落戶臨沂，是興業銀行濟南分行實施“內涵提升與外延擴張聯動”發展戰略的重要舉措。“興業銀行濟南分行”可以省略。嚴格來說，在“執行”二字前應該有壹個主語(濟南分行)，但這裏省略顯然更好。
什麽時候可以省略，什麽時候不可以，都要認真把握。
沒有主語，有時是祈使句，這是語法允許的；有時候會出現壹個沒有主語的句子，這通常是語法不允許的。
論段落的層次。
清除層級。部署措施不應與實現的目標相混淆。壹般來說，目標或效果只有在表達了幾個層次的措施後才能表達出來。
我們可以把層次分為議論文、記敘文和需求文三個層次。在壹個時期內，如果同時存在討論、敘述和要求三個層次，壹般來說，要先描述，再討論，最後提出要求。請註意，要求的級別應盡可能在最後提出。
比如每段不要有太多層次，壹般不超過四級；對於每個主要部分，段落不要太多。以免顯得啰嗦淩亂。尤其是開頭的“帽子”部分，壹般兩三級就夠了。層數太多就會顯得“臉皮厚”。
領導講話第壹部分，總結成績，分析問題和情況，要把要求放在壹處，不能要求兩次。
在第二、三部分中，當領導要求某項工作時，某段話中的壹個完整層次通常是有措施、有目標或有效果的。這裏要註意的是，目標或效果的詞語要和這個層面的措施對稱。中觀層面，措施完成後，必須沒有文字來表達大體目標。
在起草領導人講話時，不僅要考慮句子的通順和文字的不簡練，還要考慮很多因素。
看著臺下，有對下屬說話的口氣；對於外賓，如果是省外人士，歡迎辭要介紹臨沂的歷史、區位、資源概況。對於本省的客人，這些內容就不用介紹了。
向上級匯報，主要內容是工作成績、存在的問題和下壹步的打算，壹般不能做過多的評論，不能寫成調查和思考。
看說話人的身份。市長講話包括市長講話，市委書記講話包括市委書記講話，縣長講話包括縣長講話。在為市長起草的發言稿中，有同誌說“沂南金礦擴建工程的實施，將極大地促進沂南縣的經濟發展。”這樣壹句話，說話的角度有問題。
看環境。考慮說話者是站著還是坐著，天氣是晴朗還是多雲。“今天，陽光明媚……”這樣的句子壹般要慎用。
我們應該把官方文件的語言與散文和詩歌的語言區分開來。詩歌和散文可以忽略邏輯規範，比如“中國民歌”