應用文的出現是社會生活的需要，是社會管理活動的需要，是任何社會都不可缺少的，為各個階層所用。在不同的歷史時期，應用文對社會的發展和進步起著極其重要的作用。任何壹種社會想要成為和諧有序的社會，都需要出臺相關文件，宣傳國家的路線、方針、政策、道德和法律規範人們的行為，讓人們遵守，最終實現社會管理。作為文件的載體，應用文起著指揮管理、宣傳教育、溝通協調、證據依據的作用，具體表現為:
第壹，指揮和管理作用
應用文是管理國家事務的重要工具。特別是申論文本中的公文“肩負著記錄和傳遞社會管理信息的基本使命，對使整個社會及其各種組織和成員有序運轉起著關鍵作用。正如古人所說，他們是真正的‘國家的紅衣主教’”。(王誌斌主編，《新編實用公文詞典》，上海:復旦大學出版社，2002年4月)壹個國家要進行有序的管理，必須有自上而下的政令。國家為了傳達政令，統壹思想，規範行為，必須通過應用文本上傳下達，如上級機關發布的決定、意見、通知等，這些都起到管理和約束的作用。下級機關必須遵照執行，或者根據本地區的實際情況參照執行。只有這樣，國家的方針政策才能層層下達，到達人民群眾，成為全國人民的自覺行動。相反，下級機關的請示、報告和總結，要及時反映基層的各種情況，為上級機關正確決策提供依據，及時指導工作。因此，應用文是社會管理中不可缺少的壹部分，起著指揮和管理的作用。
第二，政府和法律的作用
從古至今，應用文壹直起著發布法律和行政法規的作用。進入現代社會以來，國家立法機關根據社會的實際需要，頒布了越來越詳細的法律法規，以實現依法治國的目標。國家立法機關制定的各種法律法規、行政機關的規章、企事業單位制定的規章制度，都要通過應用文來頒布。這些法律文件、規章制度屬於應用文的範疇。壹旦公布，它們就有很強的約束力。任何人都應自覺遵守，不得違反，否則將受到不同程度的懲罰。應用文在普法中的作用，對於加強社會主義法制，維護社會秩序的穩定起著不可或缺的作用。
第三，宣傳教育的作用
行政公文的發布，多是向廣大人民群眾宣傳黨和國家的方針政策、單位的典型經驗和個人的先進事跡，起到宣傳教育群眾的作用。法律文件的公布警示和規範人們的行為，起到宣傳人民、教育人民、打擊犯罪分子的作用。特別是在市場經濟條件下，應用文的宣傳教育功能有了新的發展。各企業集團以應用文作為宣傳工具，宣傳企業文化、經營理念和企業形象口號，從而擴大企業的知名度和美譽度，贏得社會的信任和支持，提高經濟效益。
第四，溝通和協調作用
在現代社會中，人們參與的活動範圍越來越廣，相互之間的合作與交流日益增多。人與人之間，地區與地區之間，甚至國家與國家之間，都有數不清的關系。要傳遞信息，加強溝通聯系，營造和諧的人際關系，這是工作順利開展的重要前提。應用文在溝通、信息交流、情感接觸、協商、協調行動和相互支持方面起著重要的作用。公關禮儀文書可以起到溝通感情、促進協調、共同發展的作用；廣告文件可以傳播信息，服務大眾；合同經濟文書可以起到協調關系、保護雙方利益的作用。
動詞 （verb的縮寫）憑證基礎的作用
應用文的循證功能在不同語言中有不同程度的表現。就行政公文而言，下級要根據上級下發的公文傳達方針政策，安排工作任務，部署工作。上級機關應當根據下級機關的公文所提供的信息進行決策，從而更加科學合理地指導下級機關的工作。平行機關和互不隸屬的機關可以根據交換的公文，協商討論工作。可見，公文是治國的基礎和準繩。它可以約束行政行為，使管理的各個方面正常有序地進行。就書證而言，其憑證功能更為明顯，如約定、合同等，約定雙方的權利義務，並以此作為憑證。任何壹方違約，都要追究責任。總之，應用文實用性強，具有很強的時效性。東西被處理後，它的功能就消失了。但有些應用文不僅具有實用功能，而且是真實的歷史記錄，按照有關規定進行整理、分類、歸檔，作為文獻供後人參考，作為憑證使用。