答案當然是“壹次壹口”
實現壹個大的戰略目標,就像吃壹頭大象,壹層壹層地逐步分解成小的任務單元,從而壹點壹點地完成。
“每壹口”都很重要,因為有效的工作是壹步壹步來的。對於壹個項目,頭腦風暴可以幫助我們自下而上地定義“咬什麽”的活動,或者我們可以使用自上而下的“分解”過程,將壹個項目(或整個大象)細分為幾個主要部分。無論使用什麽方法,目的都是開發壹個要在項目中執行的工作分解結構。
開發了工作分解結構法(WBS)的丁斯莫爾指出:“我們需要壹個整體概念來描述壹條成功實施企業項目管理的道路,這壹切都是從WBS開始的。”
那麽,什麽是WBS呢?
工作分解結構法(WBS),從我們這裏學到的因素分解,就是壹個原理,就是按照壹定的原理分解壹個項目,項目分解成任務,任務分解成任務,然後把每個任務分配到每個人的日常活動中,直到分解不出來。即:項目→任務→工作→活動。WBS是對工作的總結,而不是工作本身。工作是構成項目的許多活動的總和。
項目WBS是組織項目實施的基礎,是所有項目管理的依據和基礎,起著非常重要的作用。那麽如何做好項目WBS呢?下面我們將介紹WBS的思路、方法和步驟。
如何形成WBS的思路?
首先要把項目按照壹定的原則分解成任務,再把任務分解成任務,再把每個任務重新分配到每個人的日常活動中,直到不能再分解為止。例如,壹個項目分為第壹階段、第二階段或子項目壹。他們在第壹階段、第二階段或子項目壹中的交付成果是什麽?在實施方案的基礎上,進壹步細化各項工作,將細化的工作落實到每個成員、每壹天。
說到這裏,妳壹定覺得WBS很簡單。但是,我們應該知道,WBS不能亂用,在實施項目WBS時應該遵循壹定的原則。
WBS應該遵循哪些原則?
WBS應根據實際工作經驗和系統的工作方法、項目的特點和項目經理的要求進行。其基本原則是:
1.WBS應遵循MECE原則,即分解壹項工作時,應做到分類不重復、不遺漏,子工作應相互獨立,所有子工作應完全窮盡;
2.WBS應遵循SMART原則,即壹項工作的分解應具備五個條件:具體、可衡量、可實現、相關和有時限。每項工作都要有部門和負責人,都要有主要負責人員。每壹項工作都應該具體到個人,而不是分配給幾個人組成的小組;
3.項目各階段應能區分不同的負責人和不同的工作內容,並應具有較高的完整性和獨立性;
4.可視化原理,可以層層看到每壹個細節作品;部件可以移動,以便於WBS的布置;;
5)能滿足項目目標管理的要求,能方便地應用工期、質量、成本、合同、信息等手段;
6.WBS的層數不宜過多,四至六層為宜。最底層工作包的單位成本不能太大,工期不能太長。
知道了WBS的分解原理,就可以開始分解工作了。WBS有兩種方式:自頂向下法,即從WBS的頂層分解可交付成果,自底向上法,即從底層可交付成果(工作包)到WBS的頂層匯總項目工作。常用的方法壹般是自頂向下的方法,步驟如下。
建立WBS可以分為四個步驟:
1.確定項目目標,關註項目生產的產品和服務以及提供給客戶的結果;
2.準確確認項目生產的產品和服務或提供給客戶的結果(可交付物或最終產品);
3.確定項目中的其他工作領域,以確保涵蓋100%的工作,確定幾個可交付領域,並描述中間輸出或可交付成果;
4.進壹步細分步驟1和2的每壹項,形成有序的邏輯子群,直到工作要素的復雜度和成本成為可管理可控的管理單元(工作包)。
比如對宴席項目進行分解,分解結果如下圖所示。分解流程如下:壹樓將宴會分解為賓客名單、客房準備、餐飲、項目管理等;二樓以客房準備為例,將客房準備細分為打掃樓下、播放音樂等幾項活動。第三個層次是將每項活動落實到具體負責工作的人。
創建WBS時,需要滿足幾個基本要求:
1,壹個任務應該在WBS中的壹個地方,並且應該只出現在WBS中的壹個地方;
2.壹個WBS項目只能由壹個人或壹個部門負責。即使可能有很多人在做,也只能有壹個人負責,其他人只能是參與者。
3.項目團隊成員應積極參與WBS的創建,以確保WBS的壹致性;
4.WBS不僅要按照範圍規範正常維護項目的工作內容,還要適應不可避免的變化;
5.WBS中任務的內容是其下所有WBS項的總和;
6.WBS必須與實際工作中的實施方法壹致;
7.必須記錄每個WBS項目,以確保準確理解包含和排除的工作範圍;
8.WBS要有可交付成果,工作完成後要體現什麽可交付成果。
WBS通常是面向“結果”的“樹”,其底層是細化的“可交付成果”。它將項目的內容按其相關關系逐層分解,直至細化為壹個工作內容單壹、便於組織管理的工作單元。
學會使用WBS方法可以幫助我們保證項目結構的系統性和完整性,使項目形象透明化,為後續工作打下基礎,也是各部門之間的協調手段。學會使用WBS方法可以讓我們的工作結構更清晰,任務分解更到位,任務執行更高效,運營更好。