(壹)主題詞。主題詞也稱敘詞，是壹些以概念為基礎的，規範化的，具有組配性能，並可顯示詞間語義關系的詞和詞組。
主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。
正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞。
(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優選出來的語義相關、族性相關的名詞術語按字順排列所組成的壹種規範化的動態詞典。
(三)《公文主題詞表》。《公文主題詞表》是用於公文主題標引與檢索的主題詞表。它是適應機關辦公自動化，尤其是計算機數據處理的需要，為黨政機關公文主題標引與檢索而編制的壹部術語控制工具。
(四)檢索語言。檢索語言是根據人們檢索工作的需要而創造的壹種人工語言，它是存儲、查找文獻的***同依據，也叫標引語言。
檢索語言又分為分類語言和主題語言。
分類語言的概念。是指以阿拉伯數字或以拉丁字母和數字混合作為類目標識符號，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關系表達復雜概念的壹類檢索語言。
主題語言的概念。是以直接論述的事物、對象為依據，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關系作為構詞法的壹類檢索語言。
二、為什麽要標引公文主題詞
(壹)標引公文主題詞有利於建立先進的公文檢索體系，輔助領導同誌決策。
信息量的增加，數據量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。
主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。
(二)標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統的前提條件。
辦公自動化系統通過文件上標註的主題詞將文件納入檢索系統。
辦文人員在辦公自動化系統上通過主題詞來查找有關主題的文件。
(三)標引主題詞是實現公文管理現代化的基礎。
檔案工作人員可以根據公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。
辦文人員可直接利用根據公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統查找文件。
(四)對提高秘書工作人員業務素質有重要作用。
三、《公文主題詞表》的體系結構
《公文主題詞表》由範疇表、字順表、附表三大部分組成。
1、範疇表。範疇表又稱分類表，它根據公文的主要內容和職能部門的分工劃分若幹範疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。
範疇表設兩級類目，壹級類目19個，用壹個漢語拼音字母標識。二級類目70個，用兩個拼音字母標識。
2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、範疇號和詞的參照關系四部分組成，個別詞還有註釋。
例如，第121頁：
財政政策
款目詞漢語拼音→cai zheng zheng ce
①漢語拼音。註上漢語拼音主要是便於按音排序和按音查詞。
②款目詞。款目詞單元按漢語拼音字順規定的同音同調同形排列，起排列和查找作用。
③範疇號。範疇號即每個款目詞所屬的分類範疇編號。這是字順表與範疇表聯系的渠道，通過範疇號可以在範疇表中查找與該主題詞同屬壹個類別的相關主題詞。
④參照關系。參照關系有等同關系、屬分關系和相關關系三種。
等同關系指兩個以上概念相同或相近的主題詞之間的關系，也叫用代關系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞；
屬分關系指概念上具有隸屬關系的主題詞之間的關系。不同隸屬關系主題詞分別用 “F”、 “S”、 “．”、“．．”和“Z”表示。“F”是下位詞指引符，該詞之後的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點多少表示詞的等級，黑點越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時帶有“*”號。
相關關系指主題詞之間具有的交叉、對立、矛盾、對應等相互參照的關系，用C表示。
3、附表。附表有三個，內容為：組織機構名稱表；中國地區名稱表；世界各國和地區名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。
四、怎樣標引公文主題詞
(壹)公文主題分析。
1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點。
2、分析主題類型，確定主題概念。
主題類型分為單主題和多主題兩種。
單主題是指壹份公文所研究和論述的只有壹個對象或問題。多主題是指壹份公文所研究和論述的主題對象不只壹個，而是兩個或者更多，而且都是並列的獨立主題。
3、分析主題結構，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。
主體因素是指公文論述的主題中的關鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬於這個主體因素；通用因素是構成主題的壹些通用概念，它說明主體因素的動態和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨立檢索價值，不宜單獨使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和範圍，文件規定適用的地區、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區名稱和組織機構名稱； 時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間範圍之內。時間因素包括年代、時代、朝代、期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。
(二)查表選詞，轉換主題概念。
通過查找主題詞表進行主題概念轉換時，必須采用詞表上規範化的主題詞。轉換主題概念主要有兩種形式：壹是直接轉換。二是間接轉換。
(三)主題詞組配標引。
組配，就是用兩個或兩個以上主題詞構成邏輯關系組合以表達壹個專指概念的壹種方式。它以詞間語法關系和邏輯關系為基礎，只有相容關系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關系。組配標引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應優先考慮交叉組配和限定組配。
交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關系，兩個概念的外延有壹部分重合。
限定組配是以概念的限定為基礎，由屬概念過渡到種概念的組配。
(四)直接上位詞標引和靠詞標引。
上位詞標引要求兩個概念之間具有屬分關系。靠詞標引要求兩個概念必須是同壹範疇、同壹屬性。無論是直接上位詞標引或是靠詞標引，都不能越級標引。
(五)自由詞標引。
自由詞標引是用未經規範化處理的自然語言表述公文主題概念，並作為表達公文主題概念的檢索標識。
自由詞標引範圍：壹是某些主題概念雖然可以采用組配標引或上位詞標引，但使用頻率較高；二是新出現的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術語等；三是人物、時間和年代稱號；四是地區、組織機構名稱。
自由詞標引應遵守的規則：壹是應認真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標引。二是可選用其他詞表以及權威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。四是應盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標出自由詞的同時相應標出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞後標上“△”符號，並適時將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機構名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標引時，不作"△"標記。
五、標引工作中壹些具體問題
(壹)主題詞的排列。
反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內容的主題詞在後。
在單主題公文中，反映中心內容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在後；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文其他內容的各主題詞按出現的先後次序排列。
作為自由詞標引的地名(組織機構名)、時間、人名等，應置於表現公文內容的主題詞後面，置於表現公文形式的主題詞前面。同時出現在同壹公文中，則按地名(組織機構名)、時間、人名的順序排列。
(二)文種的標引。
文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。在轉(印)發類型通知中，被轉(印)發的公文的文種可不作為主題詞標引。但如果被轉(印)發的公文屬法規性質，其名稱為條例、規定、辦法等，則應作為主題詞標引。
(三)標點符號的標引。
公文主題詞壹般不應出現標點符號。
在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應予保留。因為這些標點符號有特殊功能，刪去後容易引發歧義。
自由詞標引時壹般不要帶標點符號。