2、明確郵件目的。壹般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝、答復消息、表達歉意、通知、提醒、確認信息、提出要求、詢問原因、提出建議等。每種類型都會相應的句型可供參考，這裏以表達感謝和詢問原因為例。表達感謝可以用Thankyouforv+ing/yourreply.開頭;詢問原因時，可以用Couldyoutellme...?Woulditbepossibleforyoutoletmeknow...?Iwonderifyoucouldexplain...等句型。對於英語基礎不是特別紮實的同學來說，適當積累壹些常用句型，對提高商務郵件書寫能力及工作效率是很有幫助的。在平時多積累的基礎上也可以閱讀壹些書籍參考，比如《商務英語周末課堂—電子郵件英語》。
3、正文內容直奔主題。商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之後就可直接進入主題。第壹句說明郵件的目的，比如：Idliketodiscussthemeetingpreparationwithyou.表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。
4、註意語氣和措辭。除了英語不出錯，說話的語氣和措辭也要格外註意。同級之間、較為熟悉的工作夥伴之間可以采用非正式表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式用語。比如提出建議時，非正式場合可以說Howis...foryou?Is...okforyou?正式用語則要說成Whenwouldbeconvenientforyou?
5、檢查拼寫。確保發送的郵件不要有拼寫錯誤，可以先用電腦自動檢查壹遍，不確定的單詞查字典確認。拼寫雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為拼寫而給對方造成不好的印象。