壹、數據項的定義
數據項又稱數據元素，是數據的最小單位。分析數據特性應從靜態和動態兩個方面去進行。在數據字典中，僅定義數據的靜態特性，具體包括： (1) 數據項的名稱、編號、別名和簡述； (2) 數據項的長度； (3) 數據項的取值範圍；
例：數據項定義
數據項編號： I02 －01
數據項名稱：材料編號
別名：材料編碼
簡述：某種材料的代碼
類型及寬度：字符型， 4 位
取值範圍：“0001 ”－“ 9999 ”
二、數據結構的定義
數據結構描述某些數據項之間的關系。壹個數據結構可以由若幹個數據項組成；也可以由若幹個數據結構組成，還可以由若幹個數據項和數據結構組成。例如表 5.l 所示訂貨單就是由三個數據結構組成的數據結構，表中用 DS 表示數據結構，用 I 表示數據項。
數據字典中對數據結構的定義包括以下內容： (1) 數據結構的名稱和編號； (2) 簡述；(3) 數據結構的組成。如果是壹個簡單的數據結構，只要列出它所包含的數據項。如果是壹個嵌套的數據結構 ( 即數據結構中包含數據結構 ) ，則需列出它所包含的數據結構、的名稱，因為這些被包含的數據結構在數據字典的其他部分已有定義。
例：數據結構定義
數據結構編號： DS03 － 08
數據結構名稱：用戶訂貨單
簡述：用戶所填用戶情況及訂貨要求等信息
數據結構組成： DS03 － 02 + DS03 － 03 + DS03 －04
三、數據流的定義
數據流由壹個或壹組固定的數據項組成。定義數據流時，不僅要說明數據流的名稱、組成等，還應指明它的來源、去向和數據流量等。
例：數據流定義
數據流編號： FD3 － 08
數據流名稱：領料單
簡述：車間開出的領料單
數據流來源：車間
數據流去向：發料處理模塊
數據流組成：材料編號 + 材料名稱 + 領用數量+ 日期 + 領用單位
數據流量： 10 份／時
高峰流量： 20 份／時 ( 上午9 ： 00 －11 ： 00)
四、處理邏輯的定義
處理邏輯的定義僅對數據流程圖中最底層的處理邏輯加以說明。編寫數據字典是系統開發的壹項重要的基礎工作。壹旦建立，並按編號排序之後，就是壹本可供查閱的關於數據的字典，從系統分析壹直到系統設計和實施都要使用它。在數據字典的建立、修正和補充過程中，始終要註意保證數據的壹致性和完整性。
數據字典可以用人工建立卡片的辦法來管理，也可存儲在計算機中用壹個數據字典軟件來管理。