數據字典應該從數據項、數據結構、數據存儲、數據流和數據處理幾個方面來寫。
數據流程圖是壹種能全面地描述，信息系統，邏輯模型的主要工具，它可以用少數幾種符號綜合地反映出信息在系統中的流動、處理和存儲情況。
數據流程圖有兩個特征：抽象性和概括性。抽象性指的是數據流程圖把具體的組織機構、工作場所、物質流都去掉，只剩下信息和數據存儲、流動、使用以及加工情況。概括性則是指數據流程圖把系統對各種業務的處理過程聯系起來考慮，形成壹個總體。