為什麽要實行數字化管理？
美術館的藏品屬於國家的珍貴文化財產，通過電腦管理軟件的引入，可將藏品的大部分信息經過處理後，在傳統手寫入賬的基礎上，把有關藏品的壹切資料錄入電腦藏品管理系統，如藏品名稱、年代、尺寸、質材、放置位置、著錄、作者簡介、曾獲何種獎項等等文字資料，特別是作品的圖片及汙損之處拍成圖樣及藏品修復前後的圖像數據對比等，均可輸入電腦，再利用電腦軟件的檢索功能，實現藏品利用的最大化。這樣在藏品資料的反復使用上，比人工檢索存查檔案有著很大的優勢。查閱藏品時，可從電腦庫中看到該藏品的圖片及局部放大的圖樣，使得對藏品的認識更直觀，也有助於對藏品相關資料的研究和信息交流，服務於社會。
同時，引入藏品電腦管理系統後不必經常從庫房中提取藏品實物，減少了珍貴藏品人為損壞的機率，從而有效地保護了藏品。
怎樣進行數據化管理？
1、 藏品圖片的數字化
隨著美術館藏品數量及系列性藏品的逐漸增加，出版成為藏品圖片向大眾及學者提供信息及研究的壹種有效方式，通過對藏品進行數字化采集轉換成數字化文件。
2、 信息資料的數字化
在原來電腦藏品管理系統的基礎上，將軟件進行升級，建立聯機版的電腦操作系統，既方便了部門內部進行藏品管理，又方便了藏品資源的***享。在此基礎上，將出版的書刊與藏品有關的資料進行有序地錄入，使以往零散的資料進行科學的整合，能夠更全面地為藏品的研究提供全面及便捷的途徑。
3、 藏品資源的網絡化
有了壹整套較為完善的文字資料數據，即可將藏品的文字資料上傳至美術館現有網站的典藏專區，以便查閱。今年又對典藏區網頁進行改版，完善和豐富了查閱資料，可按作者姓名、作品名稱，作品分類分別進行搜索，同時還配上圖片，使資料更為齊全。
4、 部分藏品進行數據化開發
目前許多美術館為了社會多種層次的需要，進行部分藏品進行精印復制，這種方式是將作品進行原大的高精度復制，並通過先進的色彩管理系統進行色彩的進壹步還原，效果十分理想。此舉為開發藏品資源邁出具有試驗性的第壹步，也是藏品數據資源服務社會的壹種延伸。
藏品數字化的實質性應用
進行藏品數字化是為了更好地保護藏品及將這些珍貴的資源服務於社會，使藏品資源利用最大化。
1、 應用於研究出版
在將大部分藏品圖像進行拍攝及電分掃描後，可以隨時將館藏的作品進分系列、分研究項目出版印刷，同時也為研究工作及文化傳播提供了壹種最直觀的查閱方式。
2、 應用於展覽
該館對壹些比較珍貴及易損壞的作品，特別是攝影作品的展覽可利用數字化進行展覽級別的沖印，專門用於展覽，而將原件保存在庫房內，減少了藏品損壞及遺失的危險性。
3、 應用於宣傳
美術館的藏品不但要通過展覽，更需要通過不同媒介的宣傳，包括平面的報刊雜誌及現代的電子網絡宣傳，特別是針對個別系列的宣傳報道，藏品資料的數字化可以隨時為非盈利目的的宣傳提供詳盡的資料。
4、 應用於策展和文案的制作
有了系統化的數據管理資料，方便了展覽策劃人員進行展品的挑選，並制作為不同類型的文檔，如Powerpoint等軟件，以制作策展方案和設計布展。
5、應用於公***教育及服務
可將藏品制作成動態畫面，以影像資料的形式播放，開展美術教育和藝術欣賞活動。
6、應用於藝術品開發
通過數字化圖像，能衍生出高精度復制品和其它立體或平面的禮品、紀念品，滿足了藝術愛好者的需求。
藏品數字化需要註意的問題及發展趨向
1、在進行藏品資源數字化的進程中，也發現了壹些問題，特別是版權的問題，由於目前國家在這方面的相關管理規定還不明確，所以使用時應避免侵權行為的發生。因此在進行相關的數字化之前，必須與有關的單位、個人簽定版權協議和保密協議，並以國家法律作為依據。
2、基於藏品需要進行開發，必須處理好與藝術家或家屬的關系，並與版權擁有者簽定相關的協議或使用合同，從而保證各方面的合法權益。
3、藏品數字化後資料的保存及安全問題。當前眾多美術館采用DVD及服務器的形式進行儲存，但這種儲存方式未考慮到自然原因或火災造成的資料丟失等意外情況。對此，目前尚未找到穩妥的辦法.
4、資源數據的保存問題，目前的數字化是以應用為基礎進行的壹種管理方式，暫未考慮到以後的藏品源文件數據的升級換代的需要和應用於更高層次的需要，因此，有壹定的局限性。
數字化博物館的核心是建設數字化技術和藏品資源信息為主的數據庫，它的建設將最終改變傳統博物館資源的單壹展示方式，實現藏品資源的充分利用和先進管理。我們可以看到，數字博物館以傳統博物館為基礎，發展迅猛，正以嶄新的面貌和獨特的優勢受到社會的重視和公眾的關註，逐漸顯示出美好的發展前景和利用價值，加快數字化建設十分有利於事業的發展。