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如何學好項目管理PMP(四.項目範圍管理)

項目範圍管理,包括為成功完成項目所需要的壹系列過程,以確保項目包含且僅僅只包含項目所必須完成的工作。範圍管理首先要定義和控制在項目內包括什麽、不包括什麽。通常包括制定壹個項目範圍管理計劃,以規定如何被定義、檢驗、控制範圍、創建與定義工作分解結構(WBS);創建工作分解結構(WBS),編制壹個詳細的項目範圍說明書作為將來項目決策的基礎;將項目的主要可交付成果和項目工作細分為更小、更易於管理的部分;其次是進行範圍確認,正式接受意完成的項目範圍;最後還需要考慮的是控制項目範圍的變更。

項目範圍管理的主要內容包括:

1、項目範圍計劃編制-----------制定壹個項目範圍管理計劃,以規定如何被定義、檢驗、控制範圍、創建與定義工作分解結構(WBS)。

2、項目範圍定義---------------編制壹個詳細的項目範圍說明書作為將來項目決策的基礎。

3、創建工作分解結構(WBS)--將項目的主要可交互成果和項目工作分為更小、更易於管理的部分。

4、範圍確認-------------------正式接受已完成的項目範圍。

5、範圍控制-------------------控制範項目範圍變更。

壹、項目範圍計劃編制

在項目範圍計劃編制階段,需要輸出項目範圍說明書和項目範圍管理計劃。

二、項目範圍定義

項目範圍定義的輸入的主要內容:

1、項目章程

2、項目範圍管理計劃

3、組織過程資產

4、批準的變更申請

經核準的需求變更引發項目質量、範圍、成本或進度的變更。變更申請常常在項目進行過程中被確認,變更申請有多種形式:口頭的或書面的,直接的或間接的,外在的或內部的,法律、契約要求的或隨意的。

範圍定義的工具和技術:

1、產品分析

每個應用領域都有壹些通用的方法把項目目標轉變為切實的課交互的成果。常用的管理方法有“頭腦風暴法”和“橫向思維法”。

2、可選方案識別

可選方案識別是壹種用來產生各種不同的項目工作方案的技術。

3、專家判斷法

每個應用領域都有壹些專家定義項目範圍說明書。

項目範圍定義的輸出內容:

1、項目範圍說明書(詳細)

項目範圍說明書詳細描述了項目的可交付物和產生這些可交付物所必須做的項目工作。

2、項目和範圍的目標

項目範圍目標包括衡量項目成功的可量化標準。項目可能具有多種業務、成本、進度、技術和質量上的目標。

3、產品範圍描述

產品範圍描述了項目承諾交互的產品、服務或結果的特征。

4、項目邊界

項目邊界嚴格的定義了項目內包括什麽和不包括什麽。

5、項目的可交互物

可交付物包括項目的產品和附屬產出物。

6、產品可接受的標準

7、項目的約束條件

8、項目的假定

項目的假定描述並且列出了特定的與範圍相關的假設,和這些假設被證明為假時對項目的潛在影響。

9、初始的項目組織

10、初始被定義的風險

11、進度裏程碑

12、量級成本估算

13、項目配置管理需求

14、已批準的請求

由於項目定義過程的變更會導致範圍管理計劃的變更,從而項目管理計劃應該做相應的更新。對於項目管理計劃和他的輔助計劃的必要的變更(補充、修改、修訂)通過綜合變更控制進行處理。

三、創建工作分解結構(WBS)

工作分解結構(WBS)是面向可交付物的項目元素的層次分解,它組織並定義了整個項目範圍。WBS是壹個詳細的項目範圍說明的表示法,詳細描述了項目所要完成的工作。WBS的組成元素有助於項目幹系人檢查項目的最終產品,WBS的最底層元素是能夠被評估的、安排進度的和被跟蹤的。

工作分解結構是組織管理工作的主要依據,是項目管理工作的基礎。工作結構分解的過程就是為項目搭建管理骨架的過程,這些管理工作主要包括:

1、定義工作範圍

2、定義項目組織

3、設定項目產品的質量和規格

4、估算和控制費用

5、估算時間周期和安排進度

工作分解結構壹般用圖表形式表達,其形式是工作分解結構的具體表現,是實施項目、實現最終產品或服務所必須進行的全部活動的壹張清單,也是經度計劃、人員分配、預算計劃的基礎。較為常用的工作分解結構表示形式主要有: 分級的樹型結構類似於足足結構圖 和 表格形式類似於分級的圖書目錄 。

創建工作分解機構的主要工具有工作分解結構模板和分解技術。 在進行項目工作分解的時候壹般遵從的主要步驟:

1、識別和確認項目的主要組織部分

2、分解並確認每壹組成部分時候分解得足夠詳細

3、確認項目主要交付成果的組成要素

4、核實分解的正確性

工作分解結構應該把握的原則:

1、在各層次上保持項目的完整性,避免遺漏必要的組成部分

2、壹個工作單元智能從屬於某個上層單元,避免交叉從屬

3、相同層次的工作單元應用相同薪資

4、工作單元應能分開不同責任者和不同工作內容

5、便於項目管理計劃、控制的管理需求

6、最低層工作應該具有可比性,是可管理的,可定量檢查的

7、應包括項目管理工作,包括分包出去的工作

為了簡化WBS的信息交流過程,常常利用編碼技術對WBS進行信息交換。編碼設計針對於作為項目控制系統應用手段的WBS來說是個關鍵。在進行編碼設計時,必須仔細考慮收到的信息和收集信息所用到的方法,使信息能夠自然的通過WBS編碼進入應用記錄系統。

工作範圍分解的結果就是形成工作分解結構(WBS),同時完成項目範圍管理計劃的更新,創建工作分解結構的最終輸出有WBS和WBS字典、項目管理計劃。

四、項目範圍確認

項目範圍確認是項目關系人正式接受已完成的項目範圍的過程。範圍確認需要審查可交付物和工作成果,以保證項目中所有工作都能準確、滿意地的完成。

項目範圍確認的輸入包括:項目範圍管理計劃、可交互物、項目範圍說明書以及WBS和WBS字典。

項目範圍確認的輸出包括:確認後的範圍、可接受的項目可交互物和工作、變更申請以及更新的WBS和WBS字典。

五、範圍控制

範圍控制是監控項目狀態如項目的工作範圍狀態和產品範圍狀態的過程,也是控制變笨的過程。經常把不受控制的變更稱為項目“範圍蔓延”。

項目外部環境發生變化、項目範圍的計劃編制不周密詳細,有壹定的錯誤或遺漏、市場上出現了或是設計人員提出了新技術,新手段或新方案、項目實施足足本身發生變化、客戶對項目,項目產品或服務的要求發生變化等都將會引起範圍變更的產生。

範圍控制的工具和技術:

1、偏差分析

2、重新制定計劃

3、變更控制系統和變更控制委員會

4、配置管理系統

範圍控制也包括壹些必要的輸入和輸出,主要內容如下:

輸入:項目管理計劃(範圍極限,變更管理計劃以及配置管理計劃)、工作績效數據、績效報告、已批準的變更請求。

輸出:變更請求、工作績效、組織過程資產更新以及更新的項目基管理計劃(範圍基準、其他基準)。