在現代大型復雜項目中，壹般要涉及大量的資源，涉及許多公司、供貨商、承包人等等，有時還會有政府部門的高技術設施或資金投入，因而要求的綜合信息和信息溝通的數量往往相當大。這些大項目涉及巨資並歷時若幹年，因此項目開始進行時設想的項目環境隨著項目的進展有時會發生很大的變化，即我們已多次提到的項目早期階段的不確定性。這就要求所有的有關集團要有壹個***同的信息基礎，壹種各有關集團或用戶從項目壹開始到最後完成都能用來溝通信息的工具。這些集團包括：業主、供貨商、承包人、項目管理人員、設計人員以及政府有關部門等等。而壹個涉及恰當的WBS將能夠使這些集團或用戶有壹個較精確的信息溝通聯接器，成為壹種相互交流的***同基礎，因為WBS具有編碼結構及代碼字典，利用WBS作為基礎來編制預算、進度和描述項目的其他方面能夠使所有與項目有關的人員或集團都明了為完成項目所需作的工作以及項目的進程。
典型的項目控制系統包括進度、費用、會計等不同的子系統。這些子系統在某種程度上都是相互獨立的，但是各個系統之間的系統信息轉移是不可缺少的，必須將這些子系統很好地綜合起來，才能真正達到項目管理的目的。WBS的應用可以提供壹個這樣的手段。
在WBS的應用中，各個子系統都利用它收集數據，這些系統都是在與WBS有直接聯系的代碼字典和編碼結構的***同基礎上來接受信息的。由於WBS代碼的應用使所有進入到系統的信息都是通過壹個統壹的定義方法作出來的，這樣就能確保所有收集到的數據能與同壹基準相比較，並使項目工程師、會計師以及其他項目管理人員都參照有同樣意義的同種信息，這對於項目控制的意義是顯而易見的。例如許多項目中的典型問題之壹是會計系統和進度控制系統不是采用完全相同的分類或編碼，但在壹個有組織的***同基礎之上對成本和進度作出統壹、恰當的解釋、分析和預測對於項目的有效管理是非常重要的。此外，各個子系統之間在WBS基礎上的***同聯系越多，對項目控制就越有益，因為這樣可以減少或消除分析中的系統差異。
WBS的基本要素有三個：結構、代碼和報告。