首先，數據字典是用生命周期法開發電算化會計信息系統的系統分析階段的工具。它是數據流圖中每個數據流、基本處理、文件和數據項的描述和定義的總和，即它定義了文件和數據流由哪些較小的單元組成，並描述了每個最小單元（數據項）的具體內容和值。數據字典是數據庫數據文件設計的基礎。
其次，數據庫設計中的數據文件是生命周期法開發電算化會計信息系統中系統設計階段的結果，它集中了計算機的特點。數據文件的設計應遵循存儲集約化、存儲享受化、存儲標準化、存儲完整性和壹致性以及存儲安全性的原則。