Windows應用程序的大多數功能都是通過工具欄上的菜單命令和按鈕來完成的。隨著軟件功能的增加，越來越多的菜單命令需要被分類並變成子菜單。工具欄上的按鈕也越來越多，全部顯示出來會很亂，沒有全部顯示出來使用起來會很不方便。
如何將最重要、最常用的功能展現給用戶，是Office XP最大的訴求之壹。解決方案只有壹個，那就是繼續創造性地創新用戶界面。結果，我們看到了這個全新的任務窗格(見圖1)。
顯示功能
顯示函數是任務窗格的主要目的。在Office XP中，除Outlook 2002外，其他所有組件都配備了數量和功能不同的任務窗格。
以Word 2002為例，模板、樣式、格式是制作文檔時最常用的功能，現在可以在不同的任務窗格中找到。
Word中的郵件合並是最強大的功能之壹，但是不會有很多人用。郵件合並現在包含在任務窗格中，並由向導指導。如果再收到壹封信，我們通過查找大概就能猜出那些發件人是否已經升級到Office XP了。
從前，Word是英漢、漢英詞典，還可以查同義詞、反義詞。但是拿著字典坐在電腦前的人不在少數。現在他們有了“翻譯”任務窗格，可以放心地將詞典放回書架了。
在編輯PowerPoint文檔時，基本任務是如何使演示文稿保持壹致，以及如何使演示文稿吸引觀眾。保持稿件的壹致性是通過幻燈片模板、版面、配色三個方面來進行的；演示效果主要包括動畫效果和幻燈片切換效果。現在，所有這些功能都可以通過任務窗格來完成(參見圖2)。任務窗格中的“後退”和“前進”箭頭按鈕使用戶可以輕松地在任務窗格之間切換。
必須提到的是新的搜索任務窗格，它把大海撈針變成了袋子。“剪貼板”任務窗格允許您快速查看剪貼畫的內容。
簡化操作
任務窗格不僅向用戶展示了應用程序最常用的功能，還簡化了實現這些功能的操作步驟。以Word 2002中的“顯示格式”任務窗格為例。過去，當用戶想知道壹段文字的格式時，他們必須點擊“這是什麽？”在幫助菜單中。命令(或使用快捷鍵Shift+F1)，當鼠標指針變為問號箭頭形狀，然後指向相應的內容，再通過臨時彈出窗口查看，只能顯示字體和段落格式。現在,“顯示格式”任務窗格可以隨時顯示所選文本的詳細格式。單擊超鏈接打開相應的格式對話框。除了所有的格式命令，還可以查看和修改頁面設置，可以選擇文檔中所有格式相同的內容，比較文檔中不同內容的格式，找出格式差異。這些函數對於編輯有嚴格格式限制的文檔非常有用，比如論文和報告。