對於中小企業來說，運營管理中車輛的使用是壹筆很大的成本，因此如何控制這部分支出是中小企業主的壹個難題。系統化的車隊管理軟件可以在以下幾個方面幫助企業。
首先，始終知道車輛的確切位置。
如今，新的車隊管理軟件壹般都配備了車載定位設備，如GPS或更好的OBD。這種智能硬件配有APP/電腦WEB，方便管理人員隨時隨地了解車輛運行情況，在雲端記錄所有車輛的運行數據和信息。這就從根本上防止了員工私自使用公司車輛，也防止了特權員工或高級管理人員壹步步使用車輛。老板也不好意思認真處理這個小問題，從制度上保證車輛的合理使用，避免員工在非工作時間使用車輛發生事故給公司帶來不必要的風險。
第二，快速提高經營管理效率
員工在使用企業管理軟件之前，需要填寫手寫的用車、保養、報銷單據，報部門領導審批。審批通過後，他們會去財務部等相關部門進行結算，或者去行政部進行備案，效率非常低，浪費了大量的時間和人力成本。員工使用相關系統管理軟件後，只需在App上進行相關操作，審批、結算、流程全部在App內完成並存儲在雲端，快捷高效，節省了大量人力成本，財務人員只需很快自動輸出相關報表即可。
壹般來說，企業車輛管理軟件每年的經濟成本至少可以為企業節省3000-5000元。在這個過程中，企業的競爭力是提高的，這也是為什麽國家也在倡導企業的信息化和數字化改革。