電子郵件的第壹步:問候
問候
親愛的+收件人姓名常用。如果給長輩或者領導或者客戶寫信，加個頭銜會比較正式，同級別的同事或者合作夥伴可以直接寫名字。
當收件人不確定時，比如轉發給某個項目的相關人員，可以使用
致相關人員，(親愛的先生:)
親愛的先生或女士:
應該註意的格式是，所有的問候語都應該後跟逗號，然後應該用壹個空行開始信函正文。
電子郵件的第二步:告知目的
目的
在進行詳細陳述之前，壹般需要用簡潔的句子說出郵件的要點。
我寫信是想詢問？
寫信詢問此事？
我寫這封信是為了……
這封信是關於什麽的？
回復的開頭可以說。
感謝您聯系我們。
感謝您聯系我們？
關於誰？關於什麽？的含義。在寫作中會更正式的使用，我們熟悉的about更口語化，所以最好不要在郵件中使用。比較和感受:
口語:我？我在談論定於下周舉行的會議。
我寫這封信是為了下周的會議。
我寫信給妳是想說明下周安排壹次會議的可能性。
這裏inreference和about的壹點區別是，in reference用於和對方提到過的事情，而about則廣泛使用。
電子郵件步驟3:文本
內容
商務郵件最重要的是保持簡單明了！言歸正傳，不要用長句，不需要在這裏炫耀自己的水平。
？我已經把它貼到附件裏了？~也是經常使用的句子。
請仔細閱讀附件。
請仔細閱讀附件。
我已經附上了前面提到的文件供您審閱。
上述文件已附在文章中，供您參考。
請參閱所附文件，獲取所需服務的報價。
請參考隨附的服務相關報價。
電子郵件的第4步:結束
關閉
平時我們禮貌的說，辛苦了，謝謝，隨時溝通。
如果您有任何進壹步的問題或顧慮，請不要。不要猶豫聯系我。
如有疑問，歡迎隨時交流。
感謝您的時間和考慮。
謝謝妳的寶貴時間。
我期待收到妳的來信。
我期待收到妳的來信。
第五步:結束敬語&；簽名行
簽署和簽名欄
這裏註意，只要第壹個字母大寫，就不用全部大寫！
真誠地
妳真誠的，
恭敬地，
最誠摯的問候，
在北美很少有人會用問候，最好的問候，因為不是很正式，真誠是最保守最安全的用法！
簽名文件應該在末尾加上敬語:
真誠地
約翰·史密斯
地板公司銷售代表
+886-900-000-000
高級萬金油句子
壹封尋求幫助的郵件。
在妳方便的時候，請妳送我.....
要有禮貌，最後加上謝謝妳的協助。
如果妳在回答對方的問題，最後加上希望這回答了妳的問題。讓我知道進壹步的細節/解釋是否有幫助。
請教
我們的團隊將感謝您在以下方面的見解/意見.....
由於這壹建議的時間框架短，迅速答復是非常贊賞。
會議取消通知
我想介意妳的時間和我們不？此時沒有任何更新；因此我建議我們取消/重新安排今天的會議。如果您不同意或需要幫助，請告訴我們。
很抱歉通知晚了，但是我需要重新安排明天的電話。還有幾個問題我們需要解決，因此壹旦我們商定了時間，我會發出新的邀請。
道歉
我對這壹不幸的情況表示誠摯的歉意；我會立刻通知我的團隊。
再次，請接受我最真誠的道歉。
請老板看壹下文件草案。
附件是起草的xx文件。這仍然是壹個過程中的工作，但我想看看是否有任何事情立即引起妳的註意，是奇怪的還是值得跟進的。
當妳在度假或不能及時處理郵件時，妳可以參考以下句子進行自動回復。
謝謝妳的來信。我將從XXX到XXX休假，不在辦公室，無法使用電子郵件。我為延遲回復妳的郵件而道歉。我會盡快回復妳的郵件，當我在4月8日回到辦公室的時候。謝謝！
謝謝妳的來信。我不在辦公室，正在參加XXX和XXX的會議，只能使用有限的電子郵件。如果您需要緊急幫助，請通過我的手機聯系我。謝謝大家！
用郵件問好(美國人很喜歡用hope)
周壹/周二提供:
我希望妳的壹周有壹個好的開始。
希望妳周末過得愉快。
全能:
希望妳？希望妳壹切都好。
我希望這封信能帶給妳健康。
小貼士讓郵件錦上添花
連詞的使用
去掉BTW，壹封郵件說另壹件事。除此之外，妳還可以使用。
多使用被動語態。
在電子郵件或正式文件中，被動語態會顯得更專業。例如，如果您需要某樣東西，請將“我需要xxx”改為“xxx”。看起來是不是專業多了？
再比如省略主語，把句子結構改成Itis+動詞，比如提議/確認。...
多註意nativespeaker的話
註意把妳常用的同義詞替換成他們常用的同義詞。比如因為可以用由於來代替；比如要求別人驗證問題的時候，不要只用check，澄清/驗證/交叉驗證都很好用；例如，除了before之外，妳還可以用priorto某物；在某事之後可以用upon(當然用法上也有壹些區別，比如let ' s talk this after you return to let ' s talk this on your return)。
相近的同義詞，如果不確定用法是否有區別，隨時查字典就行了。
兩個投訴句子
有些小問題我們可能需要妳的關註。
由於xxx問題中的差異，我們需要您的關註來解決這個問題。