在Access中，可以很容易地從外部數據庫中獲取數據，包括各種主流數據庫，如Dbase、Sybase、Oracle、Foxpro等。這樣就不用壹個壹個重新輸入原始數據了。在Access中，您可以使用“獲取外部數據”命令從外部數據庫中獲取數據。該命令包括兩種方式:“導入”和“鏈接表”。不同的外部數據庫可以通過不同的方式獲得。而且在Access中，不僅可以獲取外部數據，還可以導出其他數據庫，即Access建立的數據庫可以保存為其他數據庫形式，如FOXPRO和DBASE數據庫。
點擊“文件”菜單中的“獲取外部數據”項，彈出子菜單，有“導入”和“鏈接表”兩個選項。我們可以通過單擊其中壹個選項來導入或連接外部數據庫。雖然這兩個命令的功能都是打開外部數據庫並從中獲取所需的數據，但它們的用法仍然有所不同。
我們在使用“導入”的方法獲取外部數據時，需要註意幾個條件。首先，我們需要打開的數據庫文件相對較小，不會被其他數據庫應用程序的用戶頻繁更改。其次，不需要與其他數據庫應用程序的用戶共享數據。第三，您正在替換以前的數據庫應用程序，並且不再需要以前的數據格式。第四，當使用來自其他數據庫的數據時，您需要最佳性能。
在使用“鏈接表”方法獲取外部數據時，我們還需要註意幾個條件:第壹，要打開的文件比較大，甚至大於本地Access數據庫的最大容量（1GB）。其次，該文件經常被其他數據庫應用程序的用戶更改。第三，您必須與網絡上其他數據庫應用程序的用戶共享該文件。第四，應用程序需要分發給幾個不同的用戶，您可能需要不斷更新開發的應用程序接口。通過將“應用程序”與數據分離來更新應用程序更容易，而不會幹擾用戶積累的數據。
這就是為什麽在“獲取外部數據”的過程中應該設置兩種方法。如果要使用的數據庫不大，但可能每天都在修改，不同的部分由幾個人修改，最重要的是每天都有新的數據要處理，簡單地導入表。由於在Access中開發新系統需要壹些時間，因此在此期間可能會導入新數據。許多導入的數據可能已經更新。因此，此時使用“鏈表”時不會出現此問題，該問題會幹擾其他用戶積累的數據。當然，在Access中執行該計算機上的數據庫文件是最快的，使用鏈接通常會由於許多原因而使您的工作變慢，這是您必須考慮的。
如何連接外部數據
讓我們先打開壹個Access數據庫。
單擊“文件”菜單上的“獲取外部數據”項，然後單擊其子菜單上的“鏈接表”命令。現在彈出壹個對話框，很像在Access中打開文件的對話框。
我們現在導入壹個DBASE數據庫文件。首先將鼠標移動到“文件類型”下拉框中，單擊鼠標左鍵，將彈出壹個下拉列表。
鏈接這些文件類型的方法基本相同。您只需選擇相應的數據庫類型和所需的數據庫文件即可完成鏈接工作。
例如，現在我想連接DBASE 5數據庫文件“用戶數據庫”中的表鏈。dbf”來訪問。只需在文件類型下拉框中選擇“DBASE 5”，然後在“查找範圍”下拉框中選擇該文件所在的目錄，選擇“用戶數據庫”。DBF”項，並雙擊。
屏幕上很快會彈出壹個提示框，告訴我們鏈接操作已經成功。單擊“確定”按鈕。
讓我們返回到鏈接對話框並關閉導入對話框。現在我們會發現在數據庫窗口的表對象的現有對象列表中有壹個名為User Database的表。
打開該表，可以看到表中的數據與原始DBASE 5數據表中的數據壹致。通過這種方式，可以輕松更新原始系統，而無需擔心數據轉換。
導入數據庫文件。
剛才，我們已經知道如何使用“鏈接表”的方法來獲取DBASE上的數據。現在我們來談談如何“導入”外部數據。
打開Access數據庫，單擊“文件”菜單中的“獲取外部數據”項，然後選擇“導入”命令。
我們首先將鼠標移動到“文件類型”下拉框中，單擊鼠標左鍵，會彈出壹個下拉列表框，其中列出了各種數據庫文件類型。
現在，如果您想將Paradox數據庫文件Inventory.db導入Access，只需在“文件類型”下拉框中選擇PARADOX，然後在“查找範圍”下拉框中選擇該文件所在的目錄，選擇Inventory.db文件，然後單擊“導入”。
Access提示我們PARADOX文件剛剛成功導入。關閉導入對話框，您會發現在數據庫窗口的表對象中的“現有對象列表”中已經有壹個名為“用戶數據庫”的表。
雙擊“庫存”打開此表，我們發現原始的“導入”和“鏈接表”獲取外部數據的方法基本相同。
如何導出數據
剛才我們講了獲取外部數據的兩種方式，有時我們需要將Access生成的數據庫中的數據導出到其他類型的數據庫文件中供他人使用，因此Access也設置了導出功能。它與導入功能正好相反。從數據庫導出數據時，Access中可以導入的所有數據庫文件格式也是壹種文件選擇類型。
如果我們想將表“文獻目錄”導出到DBASE 5中的壹個表中，我們可以首先在“現有表列表”中選擇該表。
然後單擊文件菜單上的導出命令。首先，在導出的保存類型下拉框中選擇DBASE 5。
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然後選擇保存位置，輸入要保存的文件名，
然後點擊“保存”按鈕。這樣壹個新的DBASE 5文件已經生成。
現在這個文件是壹個獨立的DBASE 5文件。您可以隨時使用其他軟件調用這個新的DBASE 5文件。
如何在SYBASE數據庫中導入表
在Access中，導入SYBASE數據庫中的表不像導入DBASE表那樣容易。此時，將使用ODBC數據庫。事實上，當我們導入DBASE數據表時也會用到ODBC。但是，由於Access直接為DBASE提供了ODBC驅動程序，因此我們可以輕松地導入、鏈接或導出這些數據表。對於像SYBASE這樣的數據庫，Access沒有其ODBC驅動程序。因此，應該首先將SYBASE的ODBC驅動程序添加到WINDOWS的ODBC管理器中。如果WINDOWS的Odbc中已經有SYBASE驅動程序，只需像導入DBASE數據表壹樣在彈出的對話框中的“文件類型”下拉框中選擇ODBC數據庫，就會彈出壹個“選擇數據源”對話框。
單擊“機器數據源”選項卡，選擇“Powersoft demo db V6”項目，然後單擊“確定”按鈕。並從導入對象列表中選擇要導入的Sybase表。
在科學研究中，經常使用文本文件來保存程序的計算結果。計算完成後，所有計算結果將按壹定順序存儲。但是，用這種方法重新處理保存的數據非常不方便。如果能將這些數據輸入相應的Access數據庫，將方便進行統計計算、分類和繪制圖表。為了實現這壹目標，Access提供了導入此類文本文件的功能。
例如，如果現在要導入文本文件“data1.txt”，首先單擊文件菜單上的“導入”命令，選擇“文本文件”類型，然後找到文本文件“data1.txt”。
什麽是ODBC？
盡管許多數據庫使用SQL語言，並且SQL語言有標準，但大多數軟件公司在使用這種語言處理其產品的特殊功能時都有壹些變化或發展。此外，在標準建立之前已經開發了幾種產品，因此生產這些產品的公司發明了自己的SQL語法，這與正式標準不同。
為了解決這個問題，幾年前，由30多家著名的軟件和硬件公司組成了壹個組織。該組織的目的是為執行SQL定義* * *相同的基礎，以便其成員的產品可以使用它在其他地方交換數據。後來，微軟宣布了為Windows操作系統設計的產品，這是壹種使用該接口訪問SQL數據庫的產品，並正式將該產品稱為開放式數據庫連接標準，即ODBC。然後十多家數據庫和應用軟件供應商開始使用它。這使得在當今的Access中很容易從其他ODBC支持的數據庫中獲取數據。
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