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標點符號在商務英語信函中的使用

壹般來說,壹封商務信函包括:信頭、編號和日期、信封中的地址、標題、原因、信息、結尾的敬語、簽名、附件和附言。

擡頭:指寄件人的姓名(公司名稱)、地址、日期,壹般寫在信紙的右上角。壹般公司或公司的名稱、地址、電話都印在公函或商務信函的信箋上,妳只需要在信箋的正下方寫上書寫的日期即可。

地址:英文地址的寫法和中文完全不同,地址的名字是降序排列的:第壹行寫門牌號和街道名;在第二行,寫下縣、市、省、州、郵政編碼和國家名稱;然後寫日期。標點符號壹般不用在每行的末尾,但是要用在行間,比如寫日期的時候。

日期書寫,如1997年7月30日,英文:1997年7月30日(最常見);7月30日1997;7月30日1997等。1997不能寫成97,以免歧義。

信中的地址:在壹般的社交信函中,通常會省略信中收信人的地址,但在公函中不會。寫上收件人的姓名、公司、地址等。在信頭日期下方的左下角。要求和信箋壹樣,不需要寫日期。

稱呼是寫信人用來稱呼收信人的稱呼。如果它位於信中地址下方壹兩行,則要求從該行的頂部開始寫,壹般在地址後用逗號(英式)或冒號(美式)。親愛的女士,親愛的先生或先生(們)用於公函,不需要特別指出誰。註:Dear純粹是商業交往中的壹種禮貌用語。Gentlemen總是以復數形式出現,而且是Dear sir的復數形式(有時也可稱為Dear Sirs)。寫給收信人的信也可以包括頭銜、職位、職稱、學位等。加上壹個姓或者姓和名。例如:親愛的timscales教授,親愛的John Smith博士。

主題:在官方信件中,標題和正文之間通常有Re:或Subject:(主題)這樣的詞。壹般在信紙中間,也可以和“稱呼”對齊。還應該加上橫線,粗線等。以吸引讀者的註意力,並使收信人在閱讀前更容易理解信的主要內容。

信的正文:下面的地址用線隔開,這是信的核心部分。所以要求文字清晰易懂。

結論:附贈,在正文下面壹兩行,從正文開始向右,句末用逗號,常用作Truely Yours,忠實your,誠摯your。

簽名:此項為必填項。結束語壹兩行之後,要寫在信紙的中間靠右的位置。同時,結束語正下方的簽名下要用機器打出簽名,便於對方識別。妳還需要輸入頭銜、職位等。作者的名字。

附:此內容可有可無,簽名以ps開頭,表示以下內容為補充,PS要與正文齊頭並進。附言應該盡可能簡短。壹般來說,盡量避免使用postscript,因為它表明您的文本內容不完整。

附:有時要根據需要補充。信紙左下方,英文字母encl:或enc:表示附件內容在後面。