擡頭:指寄件人的姓名(公司名稱)、地址、日期，壹般寫在信紙的右上角。壹般公司或公司的名稱、地址、電話都印在公函或商務信函的信箋上，妳只需要在信箋的正下方寫上書寫的日期即可。
地址:英文地址的寫法和中文完全不同，地址的名字是降序排列的:第壹行寫門牌號和街道名；在第二行，寫下縣、市、省、州、郵政編碼和國家名稱；然後寫日期。標點符號壹般不用在每行的末尾，但是要用在行間，比如寫日期的時候。
日期書寫，如1997年7月30日，英文:1997年7月30日(最常見)；7月30日1997；7月30日1997等。1997不能寫成97，以免歧義。
信中的地址:在壹般的社交信函中，通常會省略信中收信人的地址，但在公函中不會。寫上收件人的姓名、公司、地址等。在信頭日期下方的左下角。要求和信箋壹樣，不需要寫日期。
稱呼是寫信人用來稱呼收信人的稱呼。如果它位於信中地址下方壹兩行，則要求從該行的頂部開始寫，壹般在地址後用逗號(英式)或冒號(美式)。親愛的女士，親愛的先生或先生(們)用於公函，不需要特別指出誰。註:Dear純粹是商業交往中的壹種禮貌用語。Gentlemen總是以復數形式出現，而且是Dear sir的復數形式(有時也可稱為Dear Sirs)。寫給收信人的信也可以包括頭銜、職位、職稱、學位等。加上壹個姓或者姓和名。例如:親愛的timscales教授，親愛的John Smith博士。
主題:在官方信件中，標題和正文之間通常有Re:或Subject:(主題)這樣的詞。壹般在信紙中間，也可以和“稱呼”對齊。還應該加上橫線，粗線等。以吸引讀者的註意力，並使收信人在閱讀前更容易理解信的主要內容。
信的正文:下面的地址用線隔開，這是信的核心部分。所以要求文字清晰易懂。
結論:附贈，在正文下面壹兩行，從正文開始向右，句末用逗號，常用作Truely Yours，忠實your，誠摯your。
簽名:此項為必填項。結束語壹兩行之後，要寫在信紙的中間靠右的位置。同時，結束語正下方的簽名下要用機器打出簽名，便於對方識別。妳還需要輸入頭銜、職位等。作者的名字。
附:此內容可有可無，簽名以ps開頭，表示以下內容為補充，PS要與正文齊頭並進。附言應該盡可能簡短。壹般來說，盡量避免使用postscript，因為它表明您的文本內容不完整。
附:有時要根據需要補充。信紙左下方，英文字母encl:或enc:表示附件內容在後面。