第壹，實用性
俄羅斯形式主義者將人類語言分為兩種基本類型:實用語言和文學語言。雖然實用語言和文學語言在詞匯和語法上沒有太大區別，看起來是壹種語言，但實際上是兩種功能完全不同的語言。實用語言只傳達單詞的詞典意義。人們在使用和接受它的時候，依靠平時的習慣，自動知道了它的指向對象，卻不太關註語言本身。然而，文學語言並不局限於傳達單詞的詞典意義，它是壹種被“扭曲”、“變形”、“暴力”地應用於實用語言的語言。作者之所以要采用非正常手段，是為了消除讀者的‘習慣’，讓讀者不得不全神貫註、全神貫註、流連忘返地去感受語言本身，從而延長讀者對事物的感知過程。對此，著名的形式主義者什克洛夫斯基曾說過，所謂藝術的東西的存在，就是要喚回人們對生活的感受，讓人感受到東西，讓石頭感受到石頭。藝術的目的是提供作為影像的事物的感覺，而不是作為認知；藝術和程序是事物的“變態”程序和復雜程序，增加了感受的難度和延遲，因為藝術中的接受過程是為了自己的目的，所以要延伸；藝術是體驗事物創造的壹種方式，被創造的事物在藝術中已經變得無足輕重，引用這段話的目的是為了更好地理解實用語言。如果說文學語言是表達感情的語言，那麽實用語言就是表達認知的語言。有必要區分這兩種語言，這樣才不會在文字中出現用文學語言寫公文的荒謬現象。
第二，規範性
公文語言可以說是壹種遵循規則的語言。詞匯方面，公文語言嚴格遵循其詞典意義；在造句上，公文語言嚴格遵循語法規則；修辭上，公文語言只適當使用比喻、對偶、排比、設問、反問句等常規修辭格，而壹般不使用誇張、通感、暗示等能使事情變得更加畸形或曲折的修辭格。這樣可以保證不同的公文讀者在理解上能夠趨於壹致，不同的人因為個人的創造性而有不同的看法。可以說，規範化就是公文能夠得到有效的執行和落實與保障。
第三，模式
在公文寫作中，遵循壹些固定模式的句子和詞語是很常見的，有些公文用詞甚至必須用在關鍵點上。模式化的語言對其他文體來說可能是失敗的，但對公文來說卻是必須的。
公文的文體是模式化的，每種文體在寫作上都有固定的套路。在實現套路的過程中，自然形成了壹些適合這些套路的語言，遵循起來方便、簡潔、有效。比如“我在給妳寫信”這種表達方式，如果用其他語言來表達，無論我怎麽努力，都無法做到如此簡潔明了。
還有相當多的舊公文，比如“妳的信我收到了”、“請回復”，在中國已經用了好幾代了。這種說辭有益無害，大家都願意去照搬，刻意做壹些標新立異的事情，但是不倫不類。所以我們經常可以在公文中看到壹些文言詞語，已經和現代漢語自然融合了。這是公文語言的模式之壹，不足為奇。