主題標引是指通過直接識別代表文獻主題的詞語，提供壹種詞序檢索的方式，主要利用參考系揭示詞語之間的關系，從而對文獻進行標引和檢索的方法。單詞可以是自然語言或受控語言。
檔案部門對如何進行檔案主題標引沒有制定具體的規則。根據其他文獻主題標引的相關規定，主題標引規則通常包括通用標引規則和組合標引規則。通用標引規則的主要內容如下。
第壹，主題標引要以檔案論述的客觀事務和研究對象為依據，客觀反映檔案主題，不能摻雜標引者的臆測和褒揚。
二、標引文件主題詞必須是詞匯表中的官方主題詞，非主題詞壹般不能作為標引詞。書寫形式應與詞匯表中的詞形壹致。
第三，要選擇敘詞表中最具體、最恰當的主題詞進行標引，壹般不要使用其上級詞或下級詞進行標引。
第四，當敘詞表中單個主題詞能夠準確表達文獻檔案主題概念時，不允許使用組合形式進行標引。例如，在索引“勞工政策”時，必須優先使用詞匯表中指定的主題詞“勞工政策”，而不是“政策”(上位詞)或“就業政策”(下位詞)，並且不得使用“勞工”和“政策”這兩個主題詞進行索引。
第五，當敘詞表中沒有單獨的專門主題詞時，應選擇兩個以上最直接、最相關的主題詞進行分組標引。
第六，如果組合仍不能滿足要求，可以選擇最近的上位主題詞或相近主題詞進行詞標引。
第七，當上層主題詞的標引不合適時，可以使用關鍵詞進行標引。壹般要將關鍵詞按規定程序註冊為補充主題詞後使用，再根據使用頻率轉為正式主題詞。
第八，首檔(卷)的標引深度，原則上應以能夠準確、完整地表達檔案的主題內容，充分揭示具有檢索意義的檔案信息和檢索系統的處理能力為前提。壹般每個檔案(卷)可標註三至八個主題詞，至少壹個標引，不超過十個。
主題標引的作用
1，提高檢索效率:主題標引可以幫助用戶快速定位與其感興趣主題相關的文檔，提高檢索效率。
2.提高檢索質量:主題標引可以準確描述文檔的主題內容，避免使用全文檢索時的幹擾結果，從而提高檢索質量。
3.便捷的知識組織:主題標引不僅為文檔提供了有序的主題分類，還可以在分類中對知識進行分類、判斷和整理，方便知識組織。
4.促進學術交流:主題標引為讀者提供了相似的語言和術語系統，促進了學術交流與合作。
5.節省時間和精力:主題標引可以幫助用戶避免閱讀大量不相關的文檔，從而節省時間和精力。
總之，主題標引是提高檢索效率和質量的重要手段，可以加速文獻資源的利用和知識的傳播，幫助用戶更快地獲取所需信息，避免信息冗余。