1.介紹
1.1為了加強政府機關檔案工作的業務建設，逐步實現重點檔案工作的規範化，不斷提高科學管理水平，有效服務於政府機關工作，為國家積累檔案史料，根據《中華人民共和國檔案法》及其他有關規定，制定本規範。
1.2本規範適用於各級黨政機關和人民團體(以下簡稱機關)的檔案工作。
2.機關檔案工作的基本任務。
2.1監督指導政府各部門形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
2.2集中統壹管理機關各種類別和載體的檔案，積極提供和利用，為機關工作服務。
2.3在統壹領導、分級管理的原則下，各專業主管部門對所屬單位和專業的檔案工作進行監督和指導。
2.4按規定向檔案館移交應進庫的檔案。
2.5辦理領導交辦的其他相關檔案工作。
3.接收文件
3.1接收範圍
3.1.1政府機關工作活動中直接形成的各種類別和載體的檔案，具體接收範圍按照《政府文件材料歸檔和不歸檔範圍》及《檔案管理辦法》其他有關規定執行；
3.1.2與機構業務工作相關的信息；
3.1.3代管撤銷、合並機關與本機關相關的所有檔案。
3.2文件的質量要求
3.2.1檔案質量的總體要求是:遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同的價值，便於保管和利用。具體而言，應做到以下幾點:
3.2.2歸檔文件資料的種類、數量及每份文件的頁數應完整。
3.2.3在歸檔的文件和資料中，每份文件的原件和附件、印刷本和定稿、請求和答復、轉發文件和原件及多種文字應單獨立在壹起，不得分離；電文和電報應合在壹起歸檔。
3.2.4壹般情況下，不同年份的文件不得壹並歸檔，但跨年度的請示和批復應在批復當年歸檔；沒有回復的，放在請示年；跨年度規劃放在備案的第壹年；跨年度總結放在最後壹年歸檔；跨年度會議文件應在會議開幕當年歸檔；非訴訟案件在最後壹年歸檔；其他文件材料的歸檔按照有關規定執行。
3.2.5卷內文件材料應根據不同情況排列，不可分割的文件材料按順序排列在壹起，即批復在前，批示在後；原來在前面，附件在後面；前面打印，後面定稿；重要規範性文件的歷次草案在終稿後依次排列；非訴案卷的結論、決定、裁判文書在前面，基礎材料在後面；其他文件材料應按其形成規律或特點及有關規定進行整理。
3.2.6卷內文件資料應按順序書寫頁碼或件號。裝訂文件應統壹在每頁正面右上角和背面左上角配文；未裝訂的檔案應在卷內每份文件的右上方加蓋檔案號戳記，檔案號應逐壹編號；圖表和視聽資料也應在裝具上或視聽資料背面逐壹編號。
3.2.7永久、長期、短期文件必須按規定格式逐壹填寫在文件目錄中，不得隨意更改或簡化文件、資料的標題；沒有標題的要寫標題，有標題但沒有實質性內容的要重寫；無責任人、年、月、日文件資料的應明確核實並填寫相關項目；會議紀要應填寫每次會議的時間和主要內容；字跡填寫工整。卷中的文件目錄放在卷的開頭。
3.2.8視聽資料應標明錄像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任人等字樣。
3.2.9卷內文件資料的信息應逐項填寫在參考表中。如果沒有需要說明的信息，還應填寫備案人和審查員的姓名和時間，以示負責。參考表應放在卷末。
3.2.10案卷封面應按規定逐項填寫清楚。案卷標題應簡明扼要，準確反映卷內文件的內容，壹般包括負責人、內容及姓名等。風格壹致，文字簡潔，使用的縮略語要通俗易懂，用毛筆或鋼筆書寫。字跡要工整清晰。
3.2.165438+案卷應采用三孔壹線法裝訂；未裝訂的文件和卷內文件要用細線逐壹裝訂。
3.2.12卷內文件檔案封面、檔案目錄、參考表、檔案編號的格式按文件檔案格式執行。其他類別和載體的文件格式按照有關規定執行。
3.3接收時間:文件和檔案應在次年6月底前接收，其他類別和載體的檔案接收按相關規定執行。
3.4檔案管理中使用的各種圖表的外形尺寸和所用紙張應統壹:檔案目錄封面應采用長度為300mmx220mm的漆皮或塑料膠合板紙(見圖1，略)。檔案目錄、檔案接收(移交)登記簿、檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記簿(表，略)、檔案銷毀清單均使用規格為297mmx210mm或260mmx185mm (A4或B5)的辦公標準用紙(見圖2-6，略)，機關團體檔案工作年度統計報表使用397mmx2185mm。
4.提出
4.1壹個機關在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，是壹個完整的宗族。
4.1.1對於新建立的機關，壹個機關分為兩個或兩個以上機關，幾個機關合並為壹個機關，應分別建立新的全宗。
4.1.2管理局改變了領導關系和名稱，但工作性質和業務範圍沒有改變，仍延續原全宗。
4.1.3壹般在器官的內臟器官內不建立單獨的全宗。
4.1.4臨時機構壹般不單獨建立全宗，其檔案應納入主管部門檔案館統壹管理。但屬於黨委、政府直接領導的，執行全局性任務時間較長的，應當單獨設立全宗。
4.2根據政府機關檔案的不同內容和載體，制定統壹的分類方案。分類要壹致，不能隨意更改。
4.2.1分類壹般應采用年-組織(或問題)進行分類。
4.2.2不能用年-機構(或問題)進行分類的，可以按照國家檔案局和有關專業主管部門共同制定的分類方案進行分類。
4.3檔案的排列應以全宗為依據，並按不同類別、載體和不同保管期限進行排列。檔案的排列方法應統壹、壹致，不得隨意更改。
4.4根據檔案的排列順序準備卷號，以固定檔案的位置。文件目錄中不應出現重復的文件號。
4.5檔案的目錄應劃分不同的保管期限，目錄號應按不同年份或混合年份編制。在壹個全宗內，檔案的目錄號不應重復。
5.檔案保存
5.1機關應根據檔案數量，設置必要的檔案專用庫房和架子；新建單位或新建辦公樓，應將檔案部門的住房列入基本建設計劃。倉庫要堅固，有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。
5.2辦公室檔案部門應根據工作需要，添置濕度計、復印機、錄音機、照相機、除濕機、吸塵器、空調設備和電子計算機。
5.3聲像檔案的保管按照《新聞單位檔案管理暫行辦法》的有關規定執行。
5.4如果文件存放在多個櫃子中，應繪制文件存放示意圖。
5.5各機關應建立全案卷宗，以便積累歸檔說明、分類方案、鑒定報告、交接證明、銷毀清冊、檢驗記錄、全案卷宗簡介等材料。
5.6機關檔案部門應定期組織人員對檔案保管情況進行全面檢查，並做好記錄。如發現問題，應及時向主管領導報告，並采取積極有效的措施保護檔案安全。遇有特殊情況，應及時檢查，發現問題應及時解決。
5.7辦公室檔案管理現代化應納入辦公室辦公自動化系統，同步發展，提高科學管理水平和服務效率。
6.檔案利用
6.1政府機關檔案人員要熟悉隱藏檔案，主動了解政府機關各項工作對檔案利用的需求，積極做好提供和利用工作。
6.2機關檔案部門必須編制檔案目錄，並根據利用的需要，編制檔案說明卡或專項文件目錄(卡)。記錄標準按國家標準3792.5 ~ 85《檔案記錄規則》執行。
6.3政府檔案部門應開展檔案史料的編纂和研究工作，積極配合有關部門編纂全案介紹、機構沿革、大事記、基本人物匯編、文獻匯編和專題文獻匯編。
6.4所有利用者應按規定辦理利用手續，並填寫《檔案借閱登記簿》。
6.4.1檔案部門向用戶提供檔案時應附檔案利用效果登記表，利用後用戶應如實填寫，並及時交檔案部門歸檔。
7.檔案統計
7.1機關檔案部門按要求填寫《收移檔案登記簿》。
7.2準確編制檔案工作統計年報，並及時上報相關部門。
8.檔案的鑒定和移交
8.1各機關應當根據國家對檔案保管期限的規定，制定本機關的保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確判斷檔案的保存和銷毀情況。
8.2檔案鑒定在本機關負責人的領導下進行，鑒定小組由檔案部門和相關業務部門的人員組成，按規定進行。
8.3銷毀已失去保存價值的檔案，由鑒定小組提出，登記備案，機關負責人批準，在指定地點由兩人監銷，並在銷毀清單上簽字。特殊情況下銷毀專項檔案另有規定的，適用有關規定。
8.4各機關向檔案館移交檔案的範圍和年限，按國家有關檔案接收範圍的規定執行。
8.5專業主管部門建立的部門檔案的移交，應按國家有關檔案建立的規定執行。
8.6重要設備檔案和基本建設檔案由設備和建築物使用單位的檔案部門保存壹式兩份，原件移交檔案館。
8.7檔案人員調離時，必須辦理完檔案移交手續後才能離開崗位。
9.檔案管理系統
9.1備案制度，主要包括備案範圍、備案時間、備案要求。
9.2文件保管制度，主要包括文件安全保護和庫房及設備管理措施。
9.3檔案保密制度，主要包括檔案保密措施和對檔案工作人員的保密要求。
9.4檔案利用制度，主要包括利用範圍、方式、要求和批準程序。
9.5政府機關檔案員崗位責任制主要包括每個檔案員的職責、權限、任務、考核和獎懲措施。
10.檔案館的業務監督和指導
10.1傳達貫徹黨和國家關於檔案工作的方針、政策和法規以及檔案行政管理部門的規定和措施。
10.2制定機關、系統及下屬單位檔案工作計劃、管理辦法和規定。
10.3按專業系統對下屬單位和專業的檔案工作進行監督和指導。
10.4對本機關、下屬單位、本專業的檔案人員進行專業培訓。
11.補充條款
11.1民主黨派機關檔案工作建設規範可參照本規範執行。
11.2中國人民解放軍檔案工作業務建設規範，可參照本規範自行制定，報國家檔案局備案。
11.3各級事業單位檔案工作和業務建設規範可參照本規範執行。
11.4本規範自發布之日起實施。