隨著不斷深化的信息化進程，大部分企業都基本上實現了網上辦公，因此在日常工作中就需要在網絡上傳遞大量的word、excel文檔，所以保證傳遞中的文檔信息安全至關重要。電子簽名技術的推廣和應用，不僅解決了數據信息的完整性、真實性和可靠性的問題，更在壹定程度上推動了企業的信息化進程。那麽對於word、excel文檔的電子簽名是怎麽操作的呢？下面本文主要就電子簽名在OFFICE辦公軟件中的使用進行壹下簡單的講解，方便用戶能更好的使用。
1、制作電子簽名樣本文件。首先註冊成為鵬宇成會員，可免費申請壹個電子簽名樣本，存儲方式可以是文件存儲或智能卡儲，前者需要存儲到個人計算機上進行電子簽名，後者則需要將此文件寫入到個人智能卡中，只有插卡才能進行電子簽名。簽名驗證支持智能卡驗證，並且允許用戶對本人的簽名進行撤簽、重簽、刪除等操作。
對於使用數字證書驗證、簽名還要在客戶端安裝CA證書鏈和用戶證書，如果使用智能卡，則要安裝與智能卡相關的驅動等。（這是對於企業版用戶來說的，個人用戶則不需要）
3、打開需要簽名的Word文檔，將光標移動到需要進行簽名的位置，點工具條的“電子簽名”
“從磁盤讀取簽名文件”表示從磁盤上讀取簽名樣本文件，“從智能卡讀取簽名文件”表示從智能卡存儲讀取簽名樣本文件。
“內容鎖定”是對文檔內容是否允許發生改變而設置的，如果勾選，那麽文檔內容壹旦被修改則簽名失效，否則文檔內容是否改變不影響簽名的有效性，即簽名狀態始終是“不依賴內容”。“寫保護”和“打印保護”是針對文檔進行保護選擇的類型。
如果密碼正確，則在本地個人證書存儲或者智能卡中尋找對應的數字證書，並提交身份認證中心驗證證書的有效性信息。如果驗證成功則可以進行簽名。操作提示按鈕會提供簡單的操作提示幫助。點確定按鈕後，簽名將會插到指定的位置。此時插入的文檔中的電子簽名是可以選中的，可以進行移動、調整大小，但在驗證後將鎖定電子簽名，鎖定的電子簽名就不允許再進行選中、移動、縮放等操作。
4、excel表格的電子簽名同word文檔操作，註意不同的是，電子簽名插入表格完成後則不允許進行選中、移動和縮放簽名等操作。
5、對於文檔中已經插入電子簽名的文檔，可以進行簽名管理，在已經存在電子簽名的文檔點“電子簽名”後就會彈出簽名列表，可以進行新簽、撤簽、重簽和刪除等操作。