數字檔案系統綜合應用了物聯網、雲計算、移動互聯網等新技術。，開發感知和處置檔案實體、檔案內容、檔案服務、檔案管理等信息的功能，實現檔案信息資源和檔案業務信息資源的智能采集、智能管理、智能服務、智能保護和智能監管，為檔案館內物、人、人之間的全面互聯、互通、互動提供基礎條件。
基於OCR技術，生成檔案數字化成果的文本數據資源庫，應用原生電子檔案的內容信息，實現檔案信息資源的數據管理。利用數據挖掘技術可以構建虛擬資源庫，突破了檔案數字化的傳統觀念，為檔案資源的深度控制和挖掘創造了條件。
基於智能數據采集技術，采用多樣化、組合化的信息資源采集方式，實現智慧城市建設中的重要信息資源之壹。——?專業檔案數據庫的高效接收和有序管理。大數據技術的智慧檔案館，通過雲計算技術，虛擬合並檔案館之間的數據，實現實時互通和跨館認證。
利用模型控制技術，實現了對機構歸檔電子文件質量監督、電子文件入館質量檢查、開放檔案輔助管理和檔案業務目標監督的輔助管理，有力地推動了檔案業務信息化。
應用RFID？技術，通過智慧檔案館的智能感知管理平臺，實現對實體檔案、館內人員及相關業務信息的全面感知和智能處置，拓展RFID技術在檔案工作中的應用領域。如果文件服務中心發出調卷指令，在規定時間內庫區RFID？標簽信息閱讀器不感知相關文件發貨信息，會自動發送短信提醒庫管員辦理調卷業務。
基於編輯研究人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現檔案信息資源的智能檢索，提高檔案檢索的查全率和查準率。同時，基於數據挖掘技術，支持檢索結果的知識圖譜展示和文件信息的自動聚類，為用戶提供便捷高效的文件利用服務。根據業務需求，智能形成編輯研究素材。
感知文件，可以通過標簽了解文件的狀態，可以對文件實體進行識別、定位、跟蹤、監控和管理，幫助文件管理者實時掌握每個文件的狀態，實現管理者與文件實體的溝通。這樣可以避免傳統文件管理中的壹些問題。