(1)檔案的萌芽與起源(初始形態):在“助記”時代的打結、刻繪。
檔案起源於原始筆記，如打結、刻字、繪圖等，並不是真正的檔案。但由於它在壹定範圍內具有歷史記錄、契約、憑證、備忘錄等功能，因此可以視為檔案的萌芽，即檔案起源的最初形態。
(二)檔案出現的兩個條件:記錄符號和國家的出現。
1.客觀條件-記錄符號
文字作為語言記錄符號，為準確記錄事實提供了條件，從而為檔案的形成提供了客觀條件。
甲骨文檔案，中國現存最早的文字記錄檔案:河南安陽小屯村出土的3000多年前的商代甲骨文，是當時商代使用的文獻。
2.社會條件-國家的出現
原始社會向奴隸社會過渡，出現階級和國家之後，文件就產生了。
在文字記載的影響下，社會的發展，國家的逐漸形成，以及進入階級社會後特定的社會需求，檔案逐漸產生並發展起來。
(3)中國早期檔案的載體形式:從甲骨文檔案、金石學檔案、簡牘檔案、帛書檔案到紙質檔案。
檔案是承載在壹定物質載體上的歷史記錄，其記錄方式離不開物質載體。中國古代早期出現了甲骨、金石學、竹簡、帛書、紙張等檔案材料載體的形式。
石檔案:金指青銅器、鐵器等。，而石頭指的是石頭。石檔案是銘文檔案和石刻檔案的總稱，是在青銅器、鐵器、石頭上鑄造文字而形成的。
簡牘的檔案:簡牘是指竹簡，木簡是指木簡，是由竹簡和木簡形成的檔案。“書”和“典”是中國最早對文件和檔案的稱呼。
帛書檔案:帛書是古代對帛書的總稱，是以帛書為載體形成的檔案。用帛書寫的文獻，稱為“帛書”、“卷軸”、“卷軸”。
紙質檔案:是以紙張為載體形成的檔案。最早的紙質檔案——甘肅“放馬灘紙”形成於西漢初年。它不僅是迄今為止發現的世界上最早的植物纖維紙，也是世界上最早的紙質地圖和最早的紙質檔案。
漢代以後，簡、帛、紙逐漸並用，紙是主要載體。