1，歸檔文件應該是完整的。破損的文件要修整，字跡模糊或容易變質的文件要復印。
2.歸檔文件所用的文字材料、紙張和裝訂材料應符合檔案保護的要求。
歸檔文件的組織。壹般每份文件為壹張，文件正本和定稿為壹張，正文和附件為壹張，正本和副本為壹張，轉發文件和被轉發文件為壹張，報告、花名冊、圖集等書籍為壹張，溝通和回復可以為壹張。
歸檔文件的質量要求:
1，原備案；
2.應當歸檔的文件、資料齊全、完整；
3、文件和電報要按其內容，合並、立卷；
4、歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，分清保存價值，分類立卷，文件標題簡明準確，便於保管和利用。