壹是基層數字檔案館建設的軟硬件要求。
(1)硬件要求。主要包括:對室內存放的紙質文件進行數字化處理的專用辦公空間；用於信息系統的數據存儲、管理和應用系統運行的服務器；輸入和輸出設備，如終端設備、身份證閱讀器、打印機、復印機等。用於各種用戶的訪問；掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等。用於紙張、照片等傳統載體文件的數字化處理；CD刻錄機、磁帶機等。用於數據備份和歸檔轉移，保證大量數字文件的存儲、查詢和利用。
(2)軟件要求。根據自身條件購買或開發安全性高、穩定性好的主流操作系統匹配硬件；選擇符合本單位檔案信息管理實際標準的數據庫管理系統；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等。實現檔案管理系統與辦公自動化系統的無縫連接。
(3)數字標準的要求。按照國家檔案局DA/T 46 -2009《文書電子文件元數據方案》、DA/T47 -2009《版式電子文件長期保存格式要求》、DA/T48 -2009《基於XML的電子文件包裝規範》等相關標準，對其進行科學處理和管理。
二、基層數字檔案館建設中存在的問題
根據筆者所在部門的實踐和對同級單位的了解，目前基層數字檔案館的建設主要以業務外包的形式進行，還存在壹些問題。
(1)缺乏了解。畢竟基層單位的數字檔案館建設不是小事。它涉及各種問題，如內部機構之間的合作，資金的保證，數字信息技術的采用，相關專業人員的配置，安全和保密。因此，在基層單位建設數字檔案館的問題上，大多數單位尤其是領導認為，建設數字檔案館並不重要，只要紙質檔案得到保存和保護，就沒有必要浪費大量的人力、物力和財力。與此同時，相當壹部分基層檔案工作者，由於年齡偏大，對現代信息技術了解不多，熱情不高，認為這是多余的，滿足於傳統做法。
(2)資金成為障礙。基層單位在數字檔案館建設過程中面臨的最大問題是資金有限，更願意將有限的財力投入到更重要的方面，導致檔案數字化建設硬件投入資金不足，基層檔案數字化難以啟動。
(3)缺乏相關人才。在基層檔案部門，面對相對有限的檔案和相對固定的服務對象，傳統的管理模式仍然有效且易於使用。這種根深蒂固的思維定勢使得許多基層檔案工作者不願放棄傳統的工作模式去探索數字化的工作方法，知識結構的更新速度遠遠趕不上數字檔案館的建設速度。基層數字檔案館的檔案工作仍處於探索階段，僅掌握簡單的查詢、登記、統計等技能，檔案數字化的作用尚未充分發揮。
(四)存在安全和質量隱患的。目前，基層數字檔案館建設的普遍做法是外包，簡單方便。但在實際工作中，存在很大的安全和質量風險，尤其是安全風險應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府采購或招標的方式，與數字化加工企業簽訂檔案數字化加工合同。雖然在委托加工過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質量協議，但在實際操作過程中隱患並沒有消失，主要表現在以下幾個方面:壹是數字化加工企業員工素質參差不齊、流動性大帶來的隱患；二是基層業主對數字處理監管不到位的隱憂；第三，數字化企業和員工首先考慮的是經濟效益，存在強調數量，數字化質量不高的隱憂。
(5)軟件包不完善。目前，基層部門在數字化處理過程中，困惑於沒有統壹的軟件，存在選擇性糾結，擔心數字化結果將來無法與同級國家檔案館對接。希望檔案行政管理部門能及時提供統壹可行的軟件。
三、基層數字檔案館建設的對策
(壹)從管理體制上，建立協作機制。壹是檔案行政管理部門要加大檔案信息化的宣傳力度，提高基層單位對檔案數字化建設重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業務部門之間的合作機制，通過部門合作彌補檔案機構人才的不足。第三，加強人才建設，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構以適應新形勢下的數字檔案工作，或者引進人才為數字檔案館建設提供人才保障。
(二)明確職責，規範制度，加強對外包過程的監督和控制。建立健全檔案出入、檔案交接、外包人員出入等數字化處理現場管理制度，建立檔案出入表格、工作量表格等。，強化工作責任，優化工作環境。除了與委托外包單位簽訂保密協議外，還應建立嚴格的監管制度，采取有效措施，如在數碼加工場所安裝攝像頭，不定期進行安全檢查，消除可能存在的安全隱患。
(3)積極爭取增加經費。檔案工作者要大力宣傳檔案在民生和經濟社會發展中的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和資金的投入。同時，優先推進利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案數字化，有計劃、有重點地從小規模向大規模推進數字檔案館建設。
(四)加強對檔案數字化處理安全和質量的監控。壹是做好檔案質量的檢查工作，如檔案標題是否規範，檔案詳細資料的檔案號、起止日期、頁碼、卷內文件數是否準確，發現錯誤及時糾正，為後期的入卷做好周密準備。二是保證檔案信息描述的質量。壹方面要保證規範操作，避免輸入的隨意性。另壹方面，要落實專人對照原始文件對輸入文件目錄數據進行檢查和抽查，確保輸入數據與原始文件的壹致性和準確性。(作者朱玉林:四川武都水利集團有限公司王林:綿陽市檔案局)