①記錄並索引文件。根據檔案的實際情況，可以采用文件級著錄，也可以采用文件級著錄。同時進行分類標引和主題標引，形成目錄中的不同條目。中國制定了統壹的《檔案著錄規則》、《中國檔案分類》和《中國檔案敘詞表》，為檔案編目提供了標準。
②組織編制目錄。即把著錄和標引形成的條目進行排列，形成分類目錄、主題目錄、名稱目錄和各種主題目錄(見檔案目錄)。《檔案指南》、《全案指南》、《專項檔案指南》等報告工具壹般采用文字敘述形式而非條目排列方式，采用匯編方式而非上述方式。隨著電子計算機的應用，為檔案編目提供了便利(見計算機輔助檔案管理)。