XXX項目管理部
關於完善項目信息的通知
各項目部:
為了倡導科學發展觀，按照XX領導的指示和XX文件精神，需要完善項目資料並歸檔。請各項目部安排專人檢查資料是否完善，並填寫缺失部分存檔。
時間:XX年X月XX天- XX年X月X天
地點:XX辦公室
其他要求:XXXXXXXX
特此通知
XX辦公室
2009年x月x日
這是基本格式，妳可以根據妳看到的添加其他內容。也就是說，把理由和要求說清楚。這才是重點。