前不久，國內某知名應用軟件廠商計劃在全公司範圍內推行文檔安全管理體系，試圖保證自身信息資產的安全，穩固在行業內的競爭優勢。在接觸了多家文檔安全廠商後，軟件廠商整理出壹個文檔安全管理需求，集合了幾家文檔安全廠商的功能“精華”，卻讓業內人士哭笑不得。應該說，在壹個不斷成長的市場中，用戶確實很難在眾多的聲音中認清自己的需求。那麽，企業如何選擇適合自己的文檔安全管理軟件呢？
企業在選擇文檔安全管理產品時要有長遠的眼光，不能急於解決壹時的困難。這就要求我們的決策者合理把握管理與效率的平衡，也要明確安全產品必須具備適應企業未來安全需求的能力。
壹個基本出發點是，實施文檔管理系統要加強企業文檔的安全管理，盡量減少對企業生產效率的影響。比如在市場初期，有壹個關於文檔作者是否需要加密的爭論。從企業安全管理的角度來說，加密是可取的，因為它是企業資產，可以防止作者無意中泄露機密。但從效果來看，會帶來效率損失，增加管理成本，阻礙作者達到自己的目的。好的解決方案是不做企業普通員工的自動加密策略，釋放效率，給企業提供壹個隱式強制加密的機制，在需要多人參與的情況下對文檔進行加密；對於壹些特殊的部門或崗位，建立作者自動或強制加密機制，降低泄密的可能性。所以好的產品往往會為用戶提供靈活的機制，針對企業的不同部門實施不同的安全策略。這種靈活性為管理提供了靈活性，並確保了效率。
那麽什麽產品能滿足企業未來的需求呢？如果把企業比作壹個容器，把企業中的各種應用系統，如ERP、KM、PLM、Notes都看作容器中的石頭，那麽文檔安全管理產品就應該是用石頭泡的水，可以全面管理企業的文檔安全，而不應該是企業容器中的另壹塊石頭。壹些文檔安全產品，在設計開發的時候，沒有認清這壹點，簡單的迎合客戶，做文檔管理軟件甚至KM軟件應該有的功能，希望讓用戶覺得可以壹舉兩得。但事實上，實施這類軟件的企業的快樂往往是短暫的，因為這種簡單粗糙的文檔管理功能並不能取代專業的管理系統。在實際使用過程中，企業普遍無法適應這類軟件帶來的功能約束，導致安全和管理都沒有做好，賠了夫人又折兵。因此，在選擇文檔安全管理軟件時，要明確軟件的定位，更加註重軟件本身對企業未來的適應性，比如軟件與賬戶系統的整合能力，各種應用系統，軟件本身的架構是否能滿足企業大規模使用的需求等等。這些東西往往容易被忽視，也無法通過購前測試來驗證。
從目前市場上已有的產品來看，滿足中小企業需求，以單純防止文件泄密，降低企業安全管理成本為目的的產品更適合推薦，因為中小企業信息化水平相對較低，各種其他軟件應用較少，對集成的要求不高。這類產品如深圳大成天下公司的鐵卷文檔安全管理系統，以防止文檔外流為目標，以盡量簡單、適用為目標，從實現和應用上都能適應小企業的靈活、簡單。在大型企業市場領域，產品應提供企業內部權限細分管理的功能，具有豐富靈活的配置以適應大型企業的復雜環境，並以完善的整合能力和集團管理架構滿足企業未來的需求。這類產品，如上海全萬公司的Trustview系列產品等。目前在高端市場，Trustview產品擁有最多的超大型客戶案例。隨著市場的逐漸成熟，全萬已經開始布局大眾市場。
當然，隨著數據防泄露市場的逐漸成熟，用戶對產品的理解也會越來越清晰。結合該系統的管理系統，企業將能夠找到壹個合適的解決方案來防止內網信息的泄露。