2.電子檔案管理系統是企事業單位信息化建設的需要，可以大大提升檔案處理的效率，可以實現檔案信息的高效歸檔和檢索借閱。電子檔案管理系統是指將現行的檔案信息輸入計算機，在計算機中建立檔案數據庫，將各類檔案信息顯示在計算機頁面上，以方便用戶查詢和借閱，實現對檔案資源的科學、規範和有效管理，為用戶提供高效的檔案利用服務。
3、電子文件管理系統，通過系統的建立
標準，規範整個電子文件管理，包括各業務系統的電子文件管理；建設完整的電子檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息處理，包括收集、交接接收、歸檔、存儲管理、借閱利用、開發分發等。同時，逐步將業務管理模式轉變為服務管理模式，以服務模型為業務管理基礎，以基於服務的系統平臺為基礎的業務流和數據流。
海豚系統工程方法組織管理的電子文件管理系統開發的優點如下:
1.強調管理的整體系統工程方法強調研究對象和研究過程。
壹個有機的整體，從而達到系統效率的最優化。
2.降低管理流程的復雜性。電子檔案管理系統研究的對象在規模、結構、層次和相互關系上是復雜的。其管理不僅涉及計算機工程技術，還涉及檔案數字化過程中的諸多問題，如數字化文件的格式標準、知識產權保護等。，以及與“電子檔案工程”和電子政務系統的關系，甚至投資預算等。，各方面關系錯綜復雜。
3.註重科學組織管理。
復雜系統的開發有兩個並行的過程，即工程技術過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統技術結構復雜，涉及面廣，影響投資建設的因素多。its管理中經濟計算所用的數據大部分來自預測和估算。
法律依據
電子檔案管理系統基本功能規定
第二條本規定所稱電子檔案管理系統，是指檔案機構利用信息技術接收、整理、保存和提供電子檔案的計算機軟件系統。
電子檔案管理系統基本功能規定
1、電子檔案管理系統是企事業單位信息化建設的需要，它可以大大提升檔案處理的效率，並可以實現檔案信息的高效歸檔和檢索借閱。電子檔案管理系統是指將現行的檔案信息輸入計算機，在計算機中建立檔案數據庫，將各類檔案信息顯示在計算機頁面上，以方便用戶查詢和借閱，實現對檔案資源的科學、規範和有效管理，為用戶提供高效的檔案利用服務。
2、電子文件管理系統，通過系統的建立
標準，規範整個電子文件管理，包括各業務系統的電子文件管理；建設完整的電子檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息處理，包括收集、交接接收、歸檔、存儲管理、借閱利用、開發分發等。同時，逐步將業務管理模式轉變為服務管理模式，以服務模型為業務管理基礎，以基於服務的系統平臺為基礎的業務流和數據流。
3.電子檔案管理系統是指檔案機構利用信息技術接收、整理、保存和提供電子檔案的計算機軟件系統。電子文件管理系統是指對電子文件進行全過程管理的計算機網絡系統，具有接收歸檔電子文件、整理排版電子文件、處理電子文件的文件變更、編制電子文件檢索目錄、閱讀電子文件等功能。
電子檔案管理系統的功能
1，系統應具備接收電子文件的功能，支持線上線下批量接收處理，保存交接接收處理記錄。系統應具有檢查電子檔案數量、質量、完整性和規範性的功能，並對不合格的進行標記。
2.系統應具有登記符合條件的電子文件、支持電子文件計數、驗證內容和元數據有效性、賦予電子文件唯壹標識的功能。系統應具有管理收集文件的功能。
法律依據
電子檔案管理系統基本功能規定
第三章接收檔案
第十二條系統應具備接收電子文件的功能，支持在線和離線批量接收和處理，並保留交接接收和處理記錄。
第十三條系統應當具有檢查電子檔案數量、質量、完整性和規範性的功能，並對不合格的進行標記。
第十四條系統應當具有登記合格電子文件、支持電子文件數量統計、驗證內容和元數據有效性、賦予電子文件唯壹標識的功能。
第十五條系統應當具有管理收集檔案的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統應具備電子文件自動分類整理功能，並支持分類整理的調整。
第十七條系統應當具有電子文件的描述和索引功能，形成電子文件目錄，並與電子文件關聯。
第十八條系統應當具備電子文件批量格式轉換功能，生成符合相關國家和行業標準的電子文件，以便長期保存和利用。
第十九條系統應當具有維護電子檔案各組成部分與相關數據信息之間、電子檔案與電子檔案之間關系的功能。
第二十條系統應當具有電子文件的存儲功能，並保存存儲過程的記錄。
第五章檔案的保存
第二十壹條系統應當具有備份和恢復電子檔案及其目錄數據庫、設置備份和恢復策略、制作備份數據、登記、檢測和管理備份數據和介質、使用備份數據進行恢復、記錄備份和恢復過程信息的功能。
第二十二條系統應當具有電子文件存儲狀態監控和預警功能，對存儲介質不穩定、存儲空間不足、電子文件非授權訪問、系統超時響應等情況進行預警，並跟蹤記錄預警事項的處理過程。
第二十三條系統應當具有檢查電子文件真實性、完整性、可用性和安全性的功能。
第二十四條系統應當具有保護電子文件的功能，確保電子文件不被擅自修改或者刪除，並記錄長期保存過程中的變更信息。
第六章檔案的利用
第二十五條系統應當具有根據利用需求生成電子文件利用數據庫的功能，支持電子文件的檢索、篩選和輸出，並按照國家標準格式向用戶提供電子文件。
第二十六條系統應當具有電子檔案的多條件模糊檢索、精確檢索和全文檢索功能，支持跨族、跨類別和漸進式檢索，檢索結果可本地瀏覽和選擇性輸出。
第二十七條系統應當具備電子檔案網上借閱服務功能，支持在線申請、在線審批、在線閱讀、授權下載和打印，記錄用戶使用電子檔案的意見和效果。
第二十八條系統應當具有檔案編研功能，並對檔案編研成果進行管理。
第二十九條系統應當具有電子檔案使用登記功能，保存檔案使用者信息，並采取技術措施保證電子檔案在使用過程中不被非法篡改。
第七章檔案的鑒定和處理
第三十條系統應具備定義、配置和管理電子文件識別和處置的功能，根據電子文件處置規則建立和配置識別和處置條件、策略和流程，並支持保存期到期識別等自動提醒功能。
第三十壹條系統應當具有電子文件的識別和處理功能，支持分類、價值和開放的識別和處理。
第三十二條系統應當保存識別和處置的過程信息，記錄識別和處置的責任人員、意見和時間。
第三十三條系統應當具備電子文件銷毀管理功能，對已經銷毀的電子文件進行徹底銷毀，並保留銷毀電子文件的目錄信息和記錄。
第八章檔案統計
第三十四條系統應具有統計電子檔案數量和容量的功能，可根據檔案的類別、文件格式、開放程度和年代進行統計。
第三十五條系統應當具有在壹定時間內對電子文件的接收、整理、保存、鑒定和利用等關鍵業務流程進行統計的功能。
第三十六條系統應內置常用的電子檔案工作統計表。
第三十七條系統應提供報表制作工具，支持用戶自定義統計報表。
第九章系統管理
第三十八條系統應提供定義和配置電子檔案數據庫及其存儲結構的功能。
第三十九條系統應具有定義和維護電子檔案分類方案的功能，支持電子檔案類別結構的建立和修改、鎖定和解鎖、導入和導出。系統應內置常用文件、科技、音像等檔案的分類方案；系統應支持會計、業務等特殊檔案分類系統的設置。
第四十條系統應具有定義和維護電子文件元數據和目錄數據的功能，並內置常用類型的電子文件元數據方案。
第四十壹條系統應具備用戶信息管理功能，支持系統管理員、系統安全管理員、系統安全審計員三個成員的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組和分類管理，並按功能和數據授權。
第四十二條系統應當具有日誌和分類管理功能，記錄用戶查閱、訪問和利用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統應當具有對電子檔案的關鍵業務流程、檔案管理的操作行為和系統的非授權訪問進行審計和跟蹤的功能，並記錄發現的問題。