檔案檢索工作是將檔案材料的內容和形式特征記錄下來，存儲在各種檢索工具中，以便根據用戶的實際需要，方便、及時地查找檔案，充分發揮檔案的作用。從這個定義可以看出，文件檢索包括兩個具體的過程:文件信息存儲和檢索。檔案信息存儲是指對檔案中具有檢索意義的特征進行識別和整理，形成檢索工具的過程；文件信息檢索是指利用檢索工具找到所需文件的過程。檔案檢索工具是溝通檔案信息資源和用戶的橋梁，是存儲和查閱檔案信息的橋梁，是通向檔案寶庫的捷徑。文件檢索工具的功能如圖所示。
二、文件檢索的內容
檔案的檢索工作包括檔案信息的提取和存儲以及檢索和查找兩個方面。
1，文件信息的存儲
檔案信息的存儲就是編制檔案檢索工具。其過程是:首先，分析、選擇和記錄檔案的內容和形式特征。每個文件或檔案被描述後，就成為壹個記錄或壹個條目，然後將形成的檔案條目進行排列，形成不同類型的檔案檢索工具。現在人們也把檢索信息輸入計算機，建立計算機檢索數據庫，更加方便快捷。
2.搜索和查找
這就是查找檔案信息的過程。根據用戶的需求，我們可以通過各種檢索工具找到所需的檔案。其過程是:首先分析用戶的檢索需求，確定用戶所需文件的本質內容，然後綜合運用文件檢索工具找到用戶所需文件。
三、檔案檢索工作的意義
檔案檢索工作對檔案工作和檔案工作具有以下重要意義。
1.檔案檢索是檔案利用的關鍵。各檔案館的檔案豐富，堆積如山。通過科學的檢索工具和系統，人們可以方便快捷地找到所需的文件，以便加以利用。
2.檔案檢索是檔案利用水平的標誌。能否及時、快速、準確、系統地向用戶提供所需的檔案，是衡量檔案館工作的重要標準。因此，檔案檢索是檔案開發利用的前提，也是檔案利用質量的衡量標準。
3.檔案檢索是檔案業務的壹個重要課題。在檔案管理信息化的今天，檢索已經成為壹個越來越重要的課題。如何利用現代科學技術，使更多的用戶在搜索* * *時更加快捷、方便地檢索到所需的文件信息而不出現信息堵塞，是檢索工作中的壹個重要課題，需要檢索工作者的關註和解決。
第四，文件檢索工具的作用
文件檢索工具是記錄、報告和查找文件信息的工具，其基本功能是存儲和查閱。文件檢索工具在文件管理中具有以下功能。
1，橋接功能
在檔案管理部門，檔案數量龐大，且隨著時間的推移而增加，內容復雜。文件檢索工具在文件資源和用戶的特定需求之間架起了壹座“橋梁”，利用它可以快速、準確地獲取所需文件。
2.通信功能
檔案檢索工具存儲了大量的檔案信息，可以作為檔案館(室)與用戶、檔案館(室)之間的溝通工具。
3.管理角色
檔案檢索工具記錄檔案的主要內容和形式特征，集中而集中地揭示檔案。檔案工作者可以通過檢索工具大致了解檔案的內容、形式和數量。
經營活動的管理提供了壹定的基礎。同時，各種檢索工具也是檔案工作者查找檔案、提供咨詢、進行檔案編研的必備工具。
5.檔案檢索工具的分類
文件檢索工具有很多種，可以根據不同的標準進行分類。
1，按制備方法分類
檔案檢索工具按其編制方法可分為目錄、索引和指南。
(1)目錄是將檔案的記錄項目按壹定順序排列的檢索工具。根據檔案的不同層次和內容，可以編制成不同的目錄，如檔案目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。
(2)標引是指按照壹定的原則和方法，對文件及其組合及其來源的某種內在或外在特征進行標引。
整理工具。用戶可以根據這些索引，如名稱索引、地名索引、文號索引等，找出具有該功能的文件的存放位置或文件號。索引可以按照漢字的筆畫順序排列，也可以按照拼音首字母的順序排列。
(3)指南是以文字敘述形式全面介紹檔案的工具，如全案指南、專題指南、檔案指南等。
2、按載體形式分類
檔案檢索工具按其載體形式可分為圖書檢索工具、卡片檢索工具、微型檢索工具和機讀檢索工具。
(1)Book-based retrieval tool是壹種連續排列記錄項目並將其綁定到壹本書的檢索工具。其主要優點是體積小，便於管理，印刷出版，閱讀方便，成本低。
(2)卡片檢索工具是在卡片上記錄壹個項目，並按壹定順序排列卡片的檢索工具。其優點是易於逐步積累材料，易於增減項目，易於調整項目之間的順序，但形成的卡片數量多，體積大，不便於管理。
(3)縮微膠片檢索工具是指由縮微膠片制成，以膠片為載體的檢索工具。它的優點是節省空間，便於攜帶，但查詢時需要專門的微放大閱讀設備。
(4)機器可讀檢索工具是以代碼形式存儲在磁性材料中供計算機讀取的檢索工具。其優點是占用空間小，檢索掃描速度快，可多通道檢索，但需要特殊的設備和軟件。
3、按檢索範圍分類
根據檢索範圍，檔案檢索工具可分為全族範圍檢索工具、檔案範圍檢索工具、專題範圍檢索工具和館際檢索工具。
(1)所有案件範圍內的檢索工具是以所有案件的檔案為對象編制的檢索工具，如檔案目錄、檔案目錄、所有案件指南等。
(2)檔案館範圍內的檢索工具是基於檔案館所有檔案編制的檢索工具，如全宗目錄、分類目錄、主題目錄、檔案指南、名稱索引、地名索引等。
(3)主題範圍的檢索工具是基於壹個主題的檔案的檢索工具，如主題目錄、主題指南等。
(4)館際檢索工具是基於某壹地區或某壹主題範圍內的若幹檔案館的全部檔案的檢索工具，如館際檔案館史料指南、聯合目錄等。
4.按功能分類
檔案檢索工具按其功能可分為館藏檢索工具、搜索檢索工具和介紹性檢索工具。
(1)館藏檢索工具是反映檔案實體管理體系及其相互關系的檢索工具，如所有案件目錄、案卷目錄、案卷目錄等。
(2)檢索工具是脫離檔案實體的排列順序，從檔案的某壹內容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具，如分類目錄、主題目錄、主題目錄、人名索引、地名索引等。
(3)介紹性檢索工具是介紹上報檔案內容及其相關信息的檢索工具，主要是指南，如專題指南、全宗指南、檔案指南等。