檔案信息壹般以紙質文件的形式存放在檔案室，非常耗時，不僅占用大量的庫存空間，而且重復打印材料造成紙張和人員的浪費。管理成本高，文件容易損壞，如紙張發黃、發粘、易碎。維護起來極其不方便。備份文件時浪費了大量的人力物力。
檔案數字化管理可通過權限控制直接在網上訪問和打印，減少了庫存檔案的訪問和復制次數，減緩了庫存檔案的老化速度，解決了檔案重復借閱和保管的矛盾，最大限度地有效存儲和保護庫存檔案，確保檔案實體的安全。
檔案數字化軟件是將紙質文件掃描後輸入數據庫存儲檔案。
數字化的優點:查找快，工作效率高，檔案利用成本低，庫存空間小，最大限度的保存和保護庫存檔案的物理安全。
交互式文件處理掃描軟件的優點:
1:加工流程管理系統，完全自由研發。經過幾家大型企業的實際應用，處理流程更加快捷、方便、安全。
2.文件掃描軟件，完全自主研發。
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