1.檔案收集:根據檔案形成規律，接收、收集、集中各企事業單位零散的材料。
2.檔案整理:根據不同的需要，將收集到的檔案整理成壹個有序的系統，並加以規範。
3.掃描錄入:對有價值的檔案進行分類、掃描並錄入系統歸檔，利用匯博通的檔案管理系統對檔案進行分類保管。
4.歸檔與入庫:根據國家檔案分類標準的要求，建立標準的檔案分類並歸檔。
5.檔案利用:通過匯博通檔案管理系統的借閱手續，檔案館可以直接為所有企業提供檔案利用服務。
6.檔案統計:運用統計技術和方法，以圖表形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢，了解和掌握檔案工作的總體情況。
7.檔案鑒定:該系統用於鑒定檔案的實際價值、歷史價值和年代，並確定保存和銷毀的條件。
8.文件銷毀:根據不同年代的文件和沒有保存價值的文件，導出系統上的目錄，清除或銷毀相應的文件。
使用專業檔案管理軟件惠博通的檔案管理系統，惠博通的功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統計、檔案鑒定、檔案銷毀等全生命周期管理，適用於科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文檔資料管理等。，也適合自動化辦公應用。基本上壹個軟件就能滿足壹個企業不同人的辦公需求。