因證件破損申請補發的，還須提交破損證件及破損原因；因證件遺失或被盜申請補領的，還須提交掛失報告和遺失或被盜情況說明；在境外短期定居的公民回國申請更換普通護照，除按照上述規定提交相關材料外，還應當提交境外定居證明和暫住地公安機關出具的暫住證及復印件。
護照在境外遺失、被盜或損壞，影響正常使用的，護照持有人應立即將有關情況書面報告派出單位和我駐當地使領館，由派出單位致函發證機關提出處理意見，發證機關核實後通知有關使領館補辦證件。護照在中國境內遺失或者損壞的，護照持有人應當及時向自辦單位掛失，自辦單位應當向發證機關申報註銷。提交給發證機關的公函內容應包括以下信息:
(1)護照遺失、被盜或損壞的簡要說明；
(二)擬辦理手續的駐外使領館名稱；
(三)持證人姓名、護照原件號碼及有效期；
(四)護照補發原因；
(五)申請人在外務工的期限及派出單位聯系人的姓名和聯系方式(電話、傳真)。
派遣單位出具的公函應由簽字人簽字備案並加蓋公章。