隨著項目建設的不斷發展，基建檔案在項目中的價值越來越重要。眾所周知，檔案記錄了項目建設所產生的數據。通過對項目建設中的數據進行收集、整理和分析，可以為項目管理部門提供準確的數據。如果工程出現問題，檔案管理部門可以及時開發問題，為施工部門提供出現問題的原因，及時制定解決問題的措施，從而保證工程建設的質量。另壹方面，在工程驗收工作中，檔案記錄了工程設計、施工、材料模型等資料，為用戶提供全面的信息，並能在工程竣工時為雙方說明工程質量提供準確的數據。如果項目出現問題，也可以從文件中找出問題的原因，方便項目的維護。因此，基建檔案在工程項目中發揮著重要的作用。摘要:本文分析了基建項目檔案管理的重要性，以引起項目管理部門對基建項目檔案管理的重視。
二、基建工程檔案的重要性和必要性
在項目施工中，需要對施工隊伍、施工成本、施工材料設備等進行管理。，而基建檔案記錄了這些管理中產生的數據，使項目管理有條不紊地進行，是施工企業重要的信息來源。檔案對工程質量進行說明，為工程建設提供施工信息、成本支出和建築材料設備使用情況，為工程管理部門調整管理措施提供依據。同時，檔案是施工企業的重要資產，是施工企業發展過程中的重要體現。
三、基建工程檔案的特點
(壹)涉及多個單位和部門
基本建設項目涉及的單位包括:行政許可、設計、勘察、招標、施工、監理、材料、設備等諸多相關單位。這些文件來自不同的單位和部門，這就要求各相關部門按照文件管理的有關規定，積極參與項目文件的收集、歸檔和管理。檔案工作者應與有關部門的人員密切合作，發揮監督和指導作用。
(二)文件和圖紙數量多，種類多。
每個階段都會產生大量的文檔，除了比較常見的紙質文檔，還有很多其他類型的材料，比如:照片、視頻、電子文檔的原始資料等等；專業性體現在基礎設施檔案的形成領域和內容性質上具有鮮明的專業性；基建項目的完備性是以壹個獨立的項目為對象進行的，隨著基建項目的進展定期形成壹系列的相關文件；現實性是指它具有很強的實際用途，並在相當長的壹段時間內發揮其目前的作用。這些文件是整個項目中的重要資料，具有很大的使用價值。如果工程檔案收集不全、整理不規範、保管不安全，將直接影響建設項目效益的最大化，給今後的工程改擴建帶來很大影響。
(3)文件材料形成周期長。
眾所周知，基礎設施項目的建設周期較長，尤其是大中型項目，有些可能需要幾年才能完成驗收。壹個完整的基礎設施項目要經歷立項、設計、施工、監理、采購、竣工驗收等多個階段。這個過程中形成的文件要經過很多部門，如主管部門、施工單位、監理單位、采購單位、設計單位等。壹般需要幾年時間，給征管帶來很多困難。
四、基建工程檔案現狀
隨著經濟建設的快速發展，各單位基建工程檔案數量大幅度增加，越來越顯示出其重要性，越來越受到各級領導的重視。
(壹)建設單位和檔案管理人員沒有引起足夠的重視。
在工程建設中，主要任務是加強工程建設管理，保證工程質量，在規定的期限內完成。對於基建檔案的管理，大部分人員都是臨時的，他們的部門是根據項目的需要臨時設立的。管理層不重視，認為沒有必要在檔案管理上花費金錢和時間。有的甚至根本不重視信息的收集，用完就扔在哪裏；管理混亂，人員調動信息找不到；有些項目在建設之初沒有專人管理，到完工後再收集整理資料，造成資料的遺漏和不準確。
(二)基礎設施項目檔案管理缺乏政策指導。
基建項目經營的變化，公司經營權的變化，都會給基建項目檔案管理帶來新的課題，內容更多，內涵更廣。有任務，沒有落實；形式，沒有效果。歸檔文件不完善的分類方案和唯壹的文件編號，不利於項目文件驗收時的及時調整，以及項目文件今後的查找和利用。
(三)缺乏專業的檔案管理人員
目前基建項目檔案管理人員大多是臨時抽調的，沒有經過系統的檔案管理培訓，普遍缺乏檔案專業知識，不熟悉業務，無法規範地收集、分類、整理、保管檔案。檔案工作者兼職太多，處於應付檔案工作的狀態，需要時間去翻找。建設單位缺乏既懂檔案專業知識又懂項目管理的人才，有檔案專業知識的人由於種種原因不能長期在檔案管理崗位工作。此外，由於基建工程和檔案的專業性，工程師和檔案員對彼此的專業技術知識和工作程序不了解，缺乏工程檔案管理的實踐能力，導致基建工程檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規範。
五、基礎設施項目檔案管理的建議和對策
(壹)建立健全檔案管理機制
1.從建設項目立項開始，首先要建立相關的檔案管理部門，配備專門的專業人員，對項目建設中產生的資料進行收集、接受、整理、分析。檔案部門領導應承擔相關責任，管理好檔案部門的日常工作。其次，建立健全檔案管理機制，對檔案管理進行約束和監督，在制度上明確檔案管理的內容、原則和責任。對於檔案部門負責人來說，要積極加強與參與項目建設的各部門的溝通協調，及時獲取各部門的信息，同時為檔案收集開辟便捷的途徑，為檔案工作提供良好的環境，以保證檔案收集的真實性和可靠性，促進項目建設又好又快地進行。
2.對於工程檔案的收集，專業檔案人員收集檔案是非常重要的。項目產生的數據的真實性和價值是有壹定區別的。所以在采集工作中，需要專業的工作人員對數據進行鑒別，判斷哪些是有價值的，哪些是真實可靠的，采集完數據後，需要進行整理。這個環節是最繁瑣的工作，需要工作人員的耐心。整理後，工作人員需要對數據進行分析，將相關數據做成圖表或表格，分析隱藏在檔案中的信息。項目負責人確認無誤後，將文件存入檔案室妥善保管備查。
3.檔案管理應與工程建設同步進行。在工程項目建設中，新情況、新問題會不斷出現。檔案管理作為記錄工程項目建設過程的重要依據，在項目管理中起著至關重要的作用。檔案管理要與工程建設同步，既能及時反映工程建設中的問題，又能為解決工程中的問題提供數據，從而制定科學合理的解決方案，使工程建設及時避免漏洞，順利進行建設。最重要的是，在工程驗收中，檔案管理工作與工程同步進行，真實記錄驗收數據。如果項目出現問題，可以通過文件找到問題的原因，及時對項目進行檢查和維護。如果檔案工作與項目建設不同步，會導致項目建設中部分資料丟失，不利於項目竣工後的驗收工作。項目出了問題，就會出現責任糾紛，導致項目資金無法收回，給項目雙方都帶來很多麻煩。
4.做好文件分析。檔案人員需要對工程建設中的資料進行收集和整理，並對整理後的檔案進行分析，為工程建設提供準確可靠的數據，發揮檔案工作的價值，在數據上說明工程的質量，增進建設與戶主之間的信任，為施工企業提升良好形象。
(二)增強檔案意識，改變傳統觀念，樹立科學觀念。
檔案在工程項目建設中發揮著重要作用，項目經理部應更加重視檔案管理，為項目建設提供專業的檔案人員。隨著社會經濟的快速發展，檔案管理發生了巨大的變化。隨著計算機技術的廣泛應用，相關的檢測設備和分析設備也得到了應用。同時，檔案管理的理念、方式和方法也有了更新。檔案人才已成為檔案管理的重要力量。只有對檔案資料進行分析，才能得到專業、科學的分析結果，項目負責人必須根據時代的發展，強化檔案管理意識，改變傳統的管理觀念，樹立科學的檔案管理理念。
(三)加強檔案人員的專業培訓，提高其綜合素質
加強檔案管理人員的專業培訓，拓寬知識面，是提高基建檔案管理水平的重要途徑。加強工作人員的培訓，首先是加強工作人員理論知識的培訓，提高其理論水平，其次是加強工作人員工作能力和思想政治工作的培訓，在提高工作能力的同時，提高責任心，優化知識結構，拓寬知識面。同時，必須具備良好的科學管理水平，以適應現代企業檔案管理的需要。
(四)檔案部門必須參加竣工驗收。
項目建設完成後，需要對項目進行驗收。作為檔案部門，工程的驗收工作和資料都是檔案的重要組成部分。檔案部門需要收集、整理、保管驗收工作的所有資料，必須記錄驗收現場的資料，並註意技術資料可靠、簽字手續齊全，特別是設計變更和各種試驗記錄是否符合有關規定，試運行期間記錄是否完整。其次，要特別註意工程施工設計圖紙與竣工圖紙是否壹致。因此，在鑒定工作中，要明確責任和義務，充分發揮工程師和監理員的作用，保證歸檔文件材料的準確性。監理單位還應檢查歸檔施工資料的質量，特別是竣工圖、設計變更通知單、施工組織設計的審核。對未按檔案要求編制竣工圖或項目檔案存在嚴重缺陷的項目，堅決拒絕竣工驗收，確保竣工驗收和與項目建設直接相關的文件資料收集齊全完整，為企業生產建設提供檔案服務。
(5)重視聲像檔案的收集。
基本建設項目檔案聲像包括原址、開工儀式、設計審查、隱蔽工程、工程交接、竣工驗收、重大工程質量事故、領導和知名人士參加與本項目有關的重大公務活動、外事活動、外事談判、記錄項目現場地形地貌等。
(六)工程檔案的安全管理
基建檔案的管理壹般在施工現場或臨時租用的辦公場所，檔案的安全是檔案工作的重中之重。
1.建立健全責任制，確保基建檔案工作的安全。在實際基建檔案管理工作中，要落實責任制，分配好任務，加強任務監督，確保檔案安全，有關領導要以身作則，確保檔案安全工作的順利開展。開展檔案安全專項檢查是確保檔案安全的重要環節。
2.加強管理，提高認識。定期對檔案庫房防潮防洪設施、消防設施、電氣線路、防盜設施、電子信息場所、電子文件存放條件及周邊設施設備環境等進行危險性評估專項檢查，確保檔案的安全完整。
綜上所述，在建設項目中，基建檔案作為施工企業管理項目建設和人員的重要依據，記錄著項目建設的方方面面，是企業在發展過程中重要的文化軟實力，體現著壹個施工企業的形象和核心競爭力。因此，應特別重視基建檔案工作，制定和實施基建檔案管理制度，提高工作人員素質，加強基建檔案工作的管理，建立科學的管理制度，以充分發揮基建檔案工作的作用。
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