第二，電子文件可以高速檢索。計算機最顯著的優點是高速運算能力和強大的邏輯判斷能力。有了這個優勢，在計算機支持的信息系統中，可以快速、多方位地檢索到所需的信息。
第三，電子文件信息可以借助通信網絡進行遠距離傳輸和交換。20世紀90年代以來，通信網絡的發展日新月異，特別是1995 Intenet國際商用化以來，壹個全新的世界網絡世界已經形成，電子信息傳輸和交流的障礙和壁壘幾乎被完全清除。電子檔案發揮著傳統檔案和手工勞動無法比擬的優勢和作用。
第四，更有利於充分發揮電子文件的信息資源。信息資源相對於物質和能源資源的優越性在於，可以在不破壞其完整性的情況下享用。但是，信息內容必須依附於壹定的載體而被傳遞和利用，電子文件的信息內容可以從它上面下載，從原載體上發布，根據用戶的需要以多種形式展示和輸出，並與其他形式的載體相結合，從而充分發揮信息資源所享有的優勢。
第五，電子文檔可以整合多樣化的信息。在機器可讀系統中，利用多媒體技術可以將電子文檔三維顯示，真實再現當時的活動，並可以隨意從壹種介質轉換到另壹種介質。
第六，它有助於建立壹個全國性的綜合信息系統。衡量壹個國家信息產業發展的壹個重要指標就是這個國家建立的信息系統的完善性和全面性。建立國家綜合信息系統的構想源於聯合國教科文組織在1950中提出的“國家信息系統”的構想。壹個完善的國家信息系統也有賴於檔案信息系統的建立和完善。現代科學技術的發展，特別是計算機和網絡通信技術的廣泛應用和綜合應用，使建立、完善和整合國家信息系統成為可能。
隨著科學技術的進步，圖書館的文獻結構也在迅速變化。電子文檔的興起打破了紙質文檔的長期霸主地位，形成了與紙質文檔平分秋色的局面。雖然情況未必如壹些學者提出的“未來電子文件將取代紙質文件”，但毫無疑問，新載體取代舊載體是歷史發展的必然趨勢。電子文檔會越來越多，它們的使用會越來越普及，越來越受讀者歡迎。在相當長的壹段時間內，電子文件和紙質文件將各有特色，優勢互補，* * *將會存在。