接下來，以檢察院紙質檔案數字化為例，介紹了檔案數字化的基本程序和方法。
為文件管理創建分類框架
檢察院管理的綜合檔案，其分類結構壹般為:
有九大類:文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基礎設施檔案、設備檔案、法醫檔案、訴訟檔案、電子檔案。訴訟案卷是檢察機關最專業、最重要的案卷類型。
各級檢察院可以根據自身管理需要，進行更加細化的檔案分類管理。
拿壹卷
從倉庫中取出需要數字化的紙質實體文件，註意:
準確記錄文件的物理存儲位置。
依次取，不要丟卷，保證文件的完整性。
文件定義
文件定義，3Hmis的專用術語，其實就是確定文件最低分類的相關屬性，或者說文件的相關屬性。3Hmis可以同時管理紙質文件和數字文件。如果3Hmis中已經存在相關文件信息，則可以省略該步驟。
文件定義的具體操作之前已經詳細介紹過了，這裏不再贅述。
退繞
展開意味著手動移除案卷裝訂。如果紙質實體案卷信息已經保存在3Hmis系統中，還應執行註銷功能，相當於在3Hmis中執行解包操作。
開箱註意事項:
確保檔案的完整性，檢查是否有缺頁、缺頁等錯誤，主次卷的標註是否正確。
保持文件整潔。
打開案卷，小心地撕掉案卷背面的封條，剪斷裝訂線。
把金屬物品從銼刀上拿掉。
將卷內文件逐頁分開，單面雙面做好標記，提醒掃描者註意。
為了方便掃描，及時和掃描儀溝通。
註明每卷頁數(含主次卷)及其他特殊情況。
如有疑問，應及時與檔案員咨詢溝通，不得擅自處理違規行為。
在卷中輸入文件信息
壹個案卷壹般由若幹份性質相同或相似的文件組成，稱為卷內文件。
如果卷中的文件目錄在系統中已經存在，則不必輸入；否則，將通過創建新文件來輸入卷中文件的屬性信息。
掃描
掃描輸入了相關屬性的卷中的文件，並將掃描的文件導入(上傳)到文件系統。
3Hmis的圖片管理器內嵌有掃描處理程序，可以在輸入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描(支持高速掃描儀)。用戶也可以使用其他掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更簡單方便)，然後通過導入功能將掃描的文件導入到文件系統中。3Hmis還提供了壹個特殊的批量導入工具。
如果檢察院對數字檔案的安全管理有更嚴格的要求，有歸檔專用電子印章的，可以在掃描件上加蓋歸檔專用電子印章。
掃描過程中的註意事項如下:
根據需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可以管理各種常用格式的數字文件。
對於封面、內頁、手寫起訴狀或發票等不同種類的證據材料，需要不同的標尺或掃描方式。
根據規則設置掃描文件的存儲位置和掃描結果文件的文件名(使用3Hmis picture manager掃描時會自動上傳，不需要在客戶端存儲份額)。
將掃描的頁數與開箱人員標註的頁數核對，確保不重復掃描、不漏掃描、不多掃描，同時保證文件的清晰度，對掃描結果不好的頁面進行特殊處理。