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公文寫作中的文章排序技巧

公文寫作中的文章排序技巧

在公文段落中,邏輯混亂、條理不清、語義模糊的現象時有可見,其原因往往是思維和句子順序不佳。它不僅擾亂了讀者的線性思維,而且給讀者輕松理解公文內容帶來困難,影響公文主旨的清晰表達。

公文常見的結構順序有:時間順序、空間順序、邏輯順序。經常運用歸納、演繹的邏輯思維方法,從概括到具體、從現象到本質、從整體到局部地排列材料,形成縱向、橫向、縱橫結合三種內在的主要結構模式。下面,筆者從黨政機關工作實際出發,試結合壹些範文或病文談談公文的句序編排技巧,供同仁參考。

首先,根據工作職能的主次位置安排句子順序

公文寫作的本質表明,機關管理職能決定書面表達形式,書面表達形式為機關管理職能服務。公文是為黨政機關、企事業單位、人民團體的工作服務的。當然,公文的順序只能根據各自職能的特點和職能的主次地位來安排。正如某省地方稅務局在壹份提示性通知中指出的:

為保證年度任務的順利完成,各級地方稅務機關應采取有效措施,加強征管,落實組織收入工作的各項措施。壹是要實施科學精細化管理,控制稅源;二是抓住重點,加強稅收征管;第三,采取有效措施,積極減少欠稅;四是要進壹步加大檢查力度,嚴厲打擊偷稅漏稅等涉稅犯罪。各級地方稅務機關要在當地黨政部門的領導下,進壹步加強部門稅收協調和稅收保障,進壹步提高收入質量,增強組織收入工作的後勁。

在這篇文章中,使用了演繹法。首先所有措施都要落實,然後具體怎麽落實要寫詳細。其順序的特點是“先總,後分”。“總述”部分先說目的,再提任務。《要點》部分按照“由內而外”的順序排列:寫“內”,按照“控制稅源-加強稅收征管-減少欠稅-打擊犯罪”等地稅工作四項職能的優先順序排列句子順序;寫“對外”,強調“在當地黨政部門的領導下”。尤其是“內部”地區,如果沒有稅源,就沒有稅收,也就沒有征管的必要。這是關鍵。有了稅源,征管是重中之重,減少欠稅是其次,違法的畢竟是少數,打擊涉稅違法可以放在第三位。這段話由主入次,邏輯嚴密,句序清晰。

但如果寫作時不註意,很容易在句子順序上出現問題。例如,某市監察部門在工作報告中寫道:

我們辦公室的主要任務是查處違法違紀案件。為了加大調查力度,我們認真研究了工作方法和措施。壹是發揮團隊精神和集體智慧,突破大案要案;二是實行調查組組長負責制;三是註重調查取證;四是抓住重點,集中力量突破疑難案件。因為做到了以上幾點,所以提高了辦案效率和質量。

總的來說,這段話是按照“做什麽(任務)-為什麽做(目的)-怎麽做(實踐)-怎麽做(效果)”的思路來安排的,但段落中“工作方法和措施(實踐)”的安排是隨意的,缺乏必要的邏輯聯系。有四個方面值得討論和修改:

1.句子順序不對。原文中從“壹是……”到“四是……”的四句話,可以概括為“突破大案——明確責任——掌握政策——突破疑難案件”。其中,“責任明確”是查辦案件的制度保障,“掌握政策(重在調查取證)”是查辦案件應堅持的原則,即無論是查辦壹般案件、大案要案還是疑難案件,都離不開這些制度保障和原則,可以列為段落的前兩句。2.內容不全面。從監察室的職能來看,原文省略了最基本、最主要的職能:查辦壹般案件。3.句子長短不壹。四句話中,最長的是15個字,最短的只有6個字。句子安排不美觀,不方便記語序。4.原文最後壹句“因為我們做到了以上幾點,提高了辦案效率和質量”,語氣平淡,工作效果平庸,公文主題不夠突出。提議作出以下修正:

我們辦公室的主要任務是查處違法違紀案件。針對往年普遍做法的局限性,我們完善了工作措施,加大了查處力度:壹是實行了調查組組長負責制,明確了責任(明確職責);二是註重調查取證,對每個案件(主要是普通案件)逐壹落實;第三,發揮集體智慧,集中力量查辦大案(要案);四是抓住難點,集中力量突破疑難懸案。

修改後的段落具有以下優點:

首先,明確句子順序。按照“明確責任——壹般案件——重大案件——疑難未破案件”的順序,即按照由大到小、由小到大的順序安排刑期。“落實責任”是基礎,“壹般案件”是主體,“大案要案”是重點,“疑難案件”是關鍵。循序漸進,循序漸進,全面清晰。

第二,句式優化。豐富句子內容,使每壹句的句式大致工整,語法結構相似,排比近似,鏗鏘有力;另外,語氣壹致,容易記憶。

第三,調整段落結構。“任務-實踐-效果”是最常用的基本結構形式,但在沒有具體數據或事實來解釋“效果”的情況下,最好將其刪除或合並。這段話改為“總陳述—分陳述”的結構,突出了工作的“實踐性”,符合上級聽取匯報的要求。

第二,按照工作流程安排句子順序。

按照工作流程,也就是時間順序。當我們對某項工作做出決定後需要安排部署時,往往會使用指示性或實踐性的意見和通知;在向上級匯報某項工作的實施進度時,經常會使用階段性總結、工作匯報、經驗介紹、政府信息等語言。這些內容相對簡單的文檔,適合按照工作進度進行排序。比如XX日報紀委總結的壹段話:

履行職責,做好幹部人事監督工作。今年5月,根據中央《幹部選拔任用條例》和市委的壹些規定,報社黨委進行了第四輪中層幹部競聘和職工雙選會。自5月22日動員會召開以來,報社紀委對自薦、資格審查、競聘發言、民主測評、組織考察、公示、最終任命進行了全程監督,確保了整個過程的公開、公平、公正、透明、規範、有序。6月份,報社順利完成幹部任用,xx業務骨幹走上新的中層領導崗位,xx員工完成新壹輪的崗位選擇,初步實現了人崗相適應、人盡其才、物盡其用的目標。

工作過程的排序方法清晰,事物發生、發展、變化的過程壹目了然,符合人們認識事物的習慣,便於領導考慮下壹步決策。

第三,根據工作職能的邏輯順序安排句子順序

所謂邏輯順序,就是人們認識客觀世界的規律性順序,如工作職能各環節之間的必然聯系、因果關系、發展規律、變化趨勢等。例如,《XX市人民政府關於加強防洪的通告》第二條是:

全面落實各項防洪措施,做到萬無壹失。縣人民政府和市政府各部門要對前期防汛準備工作進行全面檢查,落實組織、工具、物資、技術和人員。要積極儲備防汛物資設備,嚴格管理。要進壹步加強防汛隊伍建設,加強防汛實戰演練,提高應急搶險技術水平,做到隨時待命,隨時聽從調度。要抓緊搶修加固危險路段,重點部位要責任到人,嚴防死守。

此句群緊緊圍繞防汛工作的職能,采用“縱橫結合”的排序方法,在段首提出“做什麽”的任務描述,然後說明“怎麽做”(縱向排列)-“檢查,執行,管理,演習,保險”(橫向排列)。這五個方面的工作也有壹定的邏輯順序。壹是要“查”,通過它可以知道是否“落實”了,只有落實了情況,才能有針對性地解決問題(縱向排列);材料設備要嚴格“管理”,人員要隨時待命演練,危險路段要搶修,重點部位要嚴防死守(水平布置)。雖然變化是交錯的,但是是有序的。

句子順序雖然簡單,但如果缺乏順序感,稍不註意就可能出現疏漏,比如市統計局工作總結中的壹段話:

在市統計局,任何數據的產生都必須經過嚴格的采集、加工、審核、上報和公布過程。重要數據還必須接受社會各界的評估,內部實行數據質量的崗位責任制和糾錯制,做到所有宏觀數字無趨勢誤差,得到各界認可。

壹般來說,認識、措施、指導思想、總體要求要優先於“實踐”,形成“認識(措施)-實踐-效果”的“句子鏈”。沒有決策,怎麽會有行動?但這壹段把“實踐”放在了“行動”之前,不符合工作職能的邏輯關系。另外,因果之間沒有必然聯系。數據的生成“經歷”和“必須接受”...和落實(制度)”都是對工作的要求和規定。只有這些要求和規定,未必會產生“不出大差錯”的結果,而這只有通過正確的實踐才能做到。因此,有必要將“數據質量崗位責任制和糾錯制度”提前到段首,將“重要的、必要的”改為“實施、通過、驗收”等字樣,以表示已進入實務程序。

可以修改如下:

在市統計局,實行了數據質量崗位責任制和糾錯制。任何數據的產生都經過了嚴格的采集、加工、審核、上報、發布過程,重要數據也經過了社會各界的評估,使得所有宏觀數字都沒有趨勢誤差,得到了社會各界的認可。

第四,根據領導決策的心理習慣安排句子順序。

為了加快閱讀速度,提高工作效率,讀者往往有壹種心理要求形成的習慣。比如兩者都涉及工作費用,不同的文體對句序的要求也不同。

(壹)在工作計劃、預算報告、可行性分析報告等文種中,資金總額應安排在段落的開頭。因為這類公文的作用是幫助領導決策,而領導從整體和大局出發,首先考慮的是“需要多少錢”的問題,然後才是“為什麽要這個錢”和“怎麽用”。比如:

工作經費的問題。2011年經濟普查結果顯示,服務業有×××萬個法人單位,其中×××萬個還有宣傳、專業培訓、報表打印、軟件開發、數據處理等壹系列工作要做。按照分級負責的原則,服務業統計調查所需經費由同級財政承擔,列入同級財政預算。根據初步預算,省級每年大約需要×××萬元。

修改後,在段落開頭提到了資金總額,並對內容進行了概括,刪除了無需重復的相關政策法規,使主旨更加突出,更符合讀者的閱讀心理和習慣。

工作經費的問題。根據初步預算,省級每年大約需要×××萬元。主要原因有三:壹是統計對象涉及面廣。根據2007年經濟普查的結果,服務業有×××萬個法人單位,××年×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×月×日×日×月×日×日×月×日三是配套費用比較高,包括報表打印、戶外宣傳、設備維護、軟件開發等。上述資金擬按規定納入本級財政預算。

(二)在請求批準撥款時,宜在文末寫上所需資金總額。例如,某民政局在緊急調撥救災資金的請示中寫道:

在財力緊張的情況下,我市、縣財政緊急下撥救災專項資金×××××××萬元,用於救災

在請示中,文末最後壹句是最顯眼的位置,資金總額寫在這裏,為領導閱讀和召開會議提供了方便。壹般來說,在“經費總額”之後,不要寫壹些恭維、懇求的話來表達對上級的尊重,也不要在經費的來源、安排上給領導提建議,更不要強調這項工作的重要性,以引起領導的重視和關註。且不說這些文字是否多余,它們的位置就足以掩蓋公文主旨的表達。當然,按照慣例,應該在另壹行之後寫壹個“如果沒有,請批準”“能否請您批示”之類的請求。

第五,對於復合句群,通過提煉主旨揭示句序。

壹個段落由壹個或幾個句群組成,壹個句群雖然由幾個句子組成,但都是表達壹個中心,句序必須圍繞這個中心問題來安排。抓住了句群的中心,就抓住了重點,對句序的理解就會由暗變明。有的作者在自己的公文中列舉了大量的材料(情況、問題、做法、效果),卻沒有對這些感性的材料進行理性的分析,並對相應的觀點進行提煉和總結,因此壹時難以分清句序。例如:

影響工程進度的主要原因有:壹是XX大學XX學院因資金不足未復工;二、XX機場擴建5月底開工,XX公路計劃6月5438+10月開工。今年計劃開工建設的11新項目,大部分還在前期準備工作中。三是項目報批報建時間長,征地拆遷難度大。以地霸工、強行參與工運、阻止工鬧的現象屢禁不止,嚴重影響了工程進度。

如果能分析這些情況和結果,或許就能找到問題的癥結所在。這壹段的主要目的是找到影響項目進度的“原因”。原文中的前兩個問題都反映了進展緩慢(××學院建設遲遲未復工,新項目籌備已久),從中可以總結出隱藏的原因:“資金不到位”是主要原因;其次,“投資環境差”可以分為兩個方面,即內部環境(報建手續復雜、審批效率低導致的“立項報建時間長”)和外部環境(征地拆遷難、障礙多、麻煩多等)。).建議修改如下:

影響工程進度的主要原因是:壹是資金難以到位。目前經費率只占預算的××%,因此××大學×××學院建設至今未復工,今年計劃建設的11項目中,如××機場擴建等80%仍處於前期準備階段。第二,申請審批和建設需要很長時間。壹般需要×個月以上。第三,外部環境差。征地拆遷難,以地霸工,強行參與勞動運輸,阻撓勞動,制造事端的現象屢禁不止。

經過提煉、增刪、歸並、分類,以上段落內容豐富,目的明確,句序劃分準確清晰。

總之,正確的語序安排對公文的文本構建和意思表達起著重要的作用,不同的語序會造成不同的表達效果。所以在寫作中,為了追求最佳的表達效果,可以在句子的排列順序上多下功夫。